공급업체 관계 관리에 있어서는 계약을 일회성 절차로 치부하고 싶어지는 유혹이 있습니다. 즉, 계약을 협상하고, 서류를 정리해 보관한 뒤 다음 단계로 넘어가는 식이죠. 하지만 이러한 사고방식은 기업에 막대한 손실을 초래할 수 있습니다. 오늘은 시간이 지남에 따라 계약의 가치를 훼손하는, 미묘하지만 매우 중요한 두 가지 과제인 ‘계약 범위 확대(contract creep)’와 ‘계약 피로감(contract fatigue)’에 대해 이야기해 보려 합니다.
시장은 결코 멈추지 않는다
분명히 말하자면, 계약이 완벽하게 작동하는 일은 없습니다. 그럴 수도 없습니다. 시장의 역동적인 특성부터 끊임없이 변화하는 기업의 요구에 이르기까지 온갖 이유로 인해 현장의 현실은 끊임없이 변합니다. 그리고 고객들은 종종 계약 관리를 단순히 체크리스트를 채우는 식의 절차로 여기곤 합니다. “프로젝트 완료, 다음 단계로 넘어가자”는 식이죠. 바로 거기서 문제가 시작됩니다.
한편, 공급업체들은—이 말은 조심스럽게 하겠지만—항상 마진을 높일 기회를 노리고 있으며, 때로는 이를 위해 고객의 이익을 희생시키기도 합니다. 이는 냉소적인 태도가 아니라 현실적인 시각입니다. 공급업체는 영리 기업이며, 마진을 높일 수 있는 기회가 생기면 많은 업체가 이를 놓치지 않을 것입니다. 이것이 바로 이 업계의 현실입니다.
계약 범위 확대 vs 계약 피로
ERA Group 감사 프로세스를 통해 고객사가 서로 다르지만 밀접하게 연관된 두 가지 문제, 즉 계약 범위 확대와 계약 피로감을 해결할 수 있도록 지원합니다.
- 계약 범위가 점차 확대되는 현상은 공급업체나 심지어 내부 팀조차도 원래 협상된 조건을 준수하지 않을 때 발생합니다. 예를 들어, 문구류 공급업체가 무브랜드 제품에 대한 견적을 제시했다고 가정해 봅시다. 하지만 고객이 재주문을 시도하면 해당 제품은 단종되었거나 재고가 없다는 답변을 듣게 됩니다. 대신, 우연히도 훨씬 더 비싼 “대체품”이 제안되곤 합니다. 그리고 그 대체품이 더 저렴한 가격으로 제공되는 경우는 거의 없으며, 오히려 정반대인 경우가 많습니다. 공급업체는 추가 마진을 챙기는 반면, 고객은 요청하지도 않은 제품에 대해 더 많은 비용을 지불하게 됩니다.
- 반면, ‘계약 피로감’은 좀 더 수동적인 현상입니다. 이는 모두가 계약을 잊어버렸을 때 발생하는 현상이다. 계약은 처리 목록에서 체크되고 일상은 계속된다. 하지만 그 계약이 가져다주던 혜택은? 조용히 사라져 버린다. 실제로 연구 결과에 따르면, 3년 이내에 원래 협상된 가치의 약 40%만 남는다고 한다. 감소 속도는 빠르다. 첫해에는 급격히 떨어지다가 점차 완만해지지만, 그때쯤이면 혜택의 60%는 이미 사라져 버린 뒤다.
주도권을 유지하며 가치를 창출하다
바로 그 지점에서 저희가 나섭니다. 저희의 감사 프로세스는 데이터와 계약서, 그리고 세부 조항까지 꼼꼼히 파고듭니다. 그 목표는 무엇일까요? 바로 당초 협상된 내용의 가치를 온전히 유지하고 보호하는 것입니다. 이를 비용 절감, 비용 대비 효과, 혹은 상업적 이익이라 부르든 간에, 저희는 계약의 전 주기 동안 이러한 가치가 완전히 실현되도록 보장합니다.
저희는 단순히 더 유리한 조건을 협상하는 데 그치지 않고, 그 조건이 시간이 지나도 일관되게 최상의 수준으로 이행되도록 보장합니다. 이것이 바로 ERA의 접근 방식이 타사와 차별화되는 핵심 요소입니다.
미니 입찰: 선제적 개선 방안
이와 더불어, 제 동료 제임스와 저는 시장을 주시하고 있습니다. 윤활유 및 오일 부문의 변동과 같은 시장 동향을 포착하면 즉각 대응합니다. 우리는 ‘미니 입찰’이라 부르는 방식을 통해 대규모 계약의 일부를 분리해 재입찰을 진행합니다. 이를 통해 경쟁 구도를 다시 조성하고, 종종 새로운 가치를 창출해 냅니다. 이는 계약이 소홀해지지 않도록 유지하며, 오히려 그 가치를 높이는 방법입니다.
마무리 말
고객들은 계약의 가치가 얼마나 빨리 떨어질 수 있는지 종종 과소평가합니다. 하지만 적절한 감독, 도구, 그리고 시장 정보를 활용한다면 계약의 가치를 지속적으로 유지할 수 있습니다. 계약의 효력 약화와 조건 변경은 피할 수 없는 일이 아닙니다. 어디를 살펴봐야 할지 알고, 꾸준히 주시하기만 하면 됩니다.
바로 이것이 ERA Group 하는 일입니다.
