대답은 아마도 ‘예’일 것입니다. 그 이유는 다음과 같습니다:
테일 스펜드(tail spend)와 관련해서는 이 문제가 종종 간과되거나 ‘너무 어려운 일’로 치부되곤 합니다. 모든 지출 내역을 일일이 꼼꼼히 검토하는 일은 너무 어렵거나 시간이 많이 걸리는 일처럼 느껴지기 때문입니다. 자원이 부족하거나 시간이 없거나, 혹은 이것이 전략적인 조치가 아니라고 생각할 수도 있습니다. 이는 제가 CFO나 재무 책임자들로부터 듣는 이유나 변명 중 일부입니다. 비록 대부분이 이 분야가 비용 절감 잠재력을 지닌 영역이라는 점은 인정하지만 말입니다. 그들은 이 문제에 대해 뭔가 조치를 취해야 한다고 말하지만, 너무 바쁘다고 합니다. 이는 저에게 큰 좌절감을 줍니다. 왜냐하면 그들은 돈을 벌기 위해 열심히 일하고 있지만, 간단한 점검만으로도 초과 근무 없이도 기업 이익에 수천 달러를 더할 수 있기 때문입니다.
이번 글은 2부작 시리즈의 첫 번째 편으로, 테일 스펜드(tail spend)가 무엇인지, 그리고 팀의 소중한 시간을 낭비하지 않으면서 이를 분석하고 최소화하는 방법을 설명합니다.
테일 스펜드란 무엇인가요?
조직마다 테일 스펜드의 정의는 다르지만, 가장 일반적인 정의는 그림 1에 나와 있는 것처럼 80/20 법칙(파레토 법칙)을 적용하는 것입니다.
이 용어는 일반적으로 전체 공급업체의 80%가 담당하는 지출 중 하위 20%를 의미합니다. 테일 지출은 전체 비용 지출에서 극히 일부(20%)만을 차지하기 때문에 대개 저가 구매로 간주됩니다. 대부분의 기업에서는 이를 ‘비규제 지출’ 또는 ‘비전략적 지출’이라고 부르기도 합니다.
테일 스펜드는 ‘마버릭’ 또는 ‘로그’ 스펜드라고도 불립니다. 그리고 실제로 문제를 일으키기도 하죠!
도표 1. 테일 스펜드. 출처: ERA Group
수천 가지의 운영 소모품과 SKU가 테일 스펜드(tail spend) 범주에 속할 수 있습니다. 여기에는 개인 보호 장비(PPE), 포장재, 배송 및 창고 용품, 청소 및 위생 용품, 산업용 가스, 사무용품 등이 포함됩니다. 그 목록은 끝이 없습니다. 상당히 방대하고 부담스러운 목록일 수 있습니다. 개별적으로 보면 발생하는 비용은 미미하지만, 한 가지 확실한 것은 이 비용들이 쌓이면 상당한 금액이 된다는 점입니다!
일반적으로 조직 내에서는 테일 지출에 얼마나 많은 자금이 투입되는지 제대로 파악하지 못하고 있으며, 이를 효과적으로 관리하는 방법에 대한 지식은 더욱 부족합니다. 이로 인해 기업들은 매년 수천 달러, 경우에 따라서는 수십만 달러에 달하는 금액을 간과하는 경우가 많습니다. 이는 더 유용하게 사용할 수 있었음에도 불구하고, 기업들이 무의식적으로 공급업체에 불필요하게 지불하고 있는 금액입니다.
테일 스펜드와 관련된 과제는 두 가지입니다. 첫째, 비용이 급증하고 있는 항목을 파악해야 합니다. 둘째, 절감 효과를 어떻게 실현할지 방법을 모색해야 합니다.
얼마나 많은 돈을 놓치고 계신가요?
테일 스펜드는 전체 비용 대비 비중은 작지만, 상당한 비용 절감 효과를 기대할 수 있는 분야이기도 합니다. 이렇게 절감된 자금은 순이익으로 직결되거나, 새로운 프로젝트나 인력 확충에 활용될 수 있습니다.
수년간 비용 절감 업무를 수행해 온 경험을 바탕으로 볼 때, 테일 스펜드 관리를 통해 첫해에 10%에서 15% 정도의 비용 절감 효과를 거둘 수 있다는 점을 확인했습니다. 하지만 제 경험에 따르면, 특정 품목군을 효과적으로 관리할 경우 최대 40%까지 비용을 절감할 수 있습니다.
이러한 잠재적 절감 효과는 낮은 수익률 기대치, 가시성 부족, 내부 자원 부족, 그리고 적절한 벤치마크 데이터의 부재로 인해 내부 자금 조달원으로 간과되는 경우가 많습니다.
만약 귀사의 테일 스펜드가 100만 달러라면, 10%를 절감하면 10만 달러를 절약할 수 있습니다. 공급업체 계약을 해지하거나 직원을 감원하지 않고도 몇 달 만에 이 금액을 회수할 수 있다고 상상해 보세요. 정말 기분 좋은 일이죠.
백오피스 효율성 향상은 테일 스펜드 평가와 이에 따른 문제 해결 조치를 통해 얻을 수 있는 또 다른 성과입니다. 이러한 과정을 거치면 회계 업무가 더욱 원활해지고 혼란이 줄어들어, 결과적으로 시간과 자원을 절약할 수 있습니다.
테일 스펜드 검토: 어디서부터 시작해야 할까?
테일 스펜드를 처리해야 한다는 생각만으로도 부담스러울 수 있습니다. 게다가 기업들은 대개 분석하기 쉬운 형식이 아닌 수만 건의 거래 내역을 일일이 검토할 만한 인력과 자원을 갖추지 못한 경우가 많습니다.
어디서든 시작해야 하며, 이 과정을 도와주거나 심지어 대신 처리해 줄 수 있는 제3의 업체들이 있다는 점을 명심하세요.
첫 번째 단계는 회사의 테일 스펜드를 찾아내고 파악하는 것입니다. 이는 기업마다 상황이 다를 수 있으므로, 충분히 가치 있는 과정입니다. 앞서 언급했듯이, 파레토 법칙을 적용하는 것이 이를 정의하는 가장 간단한 방법입니다.
모든 사람이 테일 스펜드(tail spend)의 개념을 명확히 이해했다면, 다음 단계는 분석을 위해 관련 데이터를 확보하는 것입니다. 제가 고객사를 지원할 때면, 고객들은 종종 PDF 문서나 청구서 더미를 건네주곤 하는데, 저는 이를 디지털 형식으로 변환합니다.
데이터가 분석에 적합한 상태로 정리되고 표준화 및 정제되면, 분석을 통해 비용이 어디에 쓰이고 있는지, 그리고 공급업체가 어디인지 파악할 수 있습니다. 또한 이 과정을 더 쉽고 빠르게 진행할 수 있는 소프트웨어가 있어, 단기간 내에 비용 절감 방안을 정확히 찾아낼 수 있습니다.
결국 중요한 것은 귀사의 테일 스펜드를 구성하는 ‘누구’와 ‘무엇’을 파악하는 것입니다. 그래야 비로소 해결책을 마련할 수 있습니다.
과다 지출이 발생하는 부분과 그 원인이 무엇인지 파악한 후(가격 책정 오류일 수도 있고, 권한 없이 지출을 한 경우일 수도 있음), 이에 대한 해결 방안을 모색하도록 돕습니다.
ERA의 SpendVueTM와 같은 일부 소프트웨어 도구는 최고 경영진에게 테일 스펜드(tail spend)를 포함한 조직의 지출에 대한 심층적인 정보를 제공합니다. 이 도구를 활용하여 공인 분석가들이 재무 데이터를 면밀히 분석하고 ERA의 독자적인 업계 벤치마크를 적용하여 지출 이상 징후를 파악합니다. 그 결과, 이해하기 쉬운 형식으로 제공되는 명확하고 즉각적이며 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 이후 담당 컨설턴트가 귀사와 협력하여 귀사의 요구 사항에 가장 적합한 현금 흐름 개선 방안을 마련해 드립니다. 다음 링크( https://vimeo.com/680583659 )에서SpendVue™에 대한 짧은 동영상을 확인하실 수 있습니다.
이 시리즈의 2부에서는 테일 스펜드가 무엇으로 구성되어 있는지 더 깊이 이해한 후, 이를 어떻게 활용할 수 있는지 살펴보겠습니다.
테일 스펜드 관리에 대해 더 자세히 알고 싶으시다면, 그랜트 모로우에게 문의해 주시기 바랍니다.
그랜트 모로(Grant Morrow)는 ERA Group 수석 ERA Group SpendVue 공인 자문위원입니다. 그는 중소기업과 협력하여 과도한 지출이 발생하는 부분을 파악하고, 더 나은 비용 관리 전략을 수립하는 데 30년 이상의 실무 경험을 보유하고 있습니다.
