“테일 지출이 귀사의 비용을 낭비하고 있지는 않은가?” 시리즈의 1부에서는, 테일 지출 데이터를 적절한 형식으로 정리하여 지출 내역을 파악하고 이를 통해 절감 효과를 창출할 방법을 모색하는 데 필요한 기본 단계를 설명했습니다. 이번 2부에서는 구체적인 실행 방안에 대해 다루겠습니다. 물론, 누구도 이 모든 노력을 헛되이 하고 싶어 하지는 않을 것입니다.
이쯤 되면 우리는 “누가, 무엇을” 해야 하는지 파악했을 테니, 이제 그에 대한 조치를 취할 수 있게 된 셈이다.
어떻게 해야 할까?
데이터를 처리할 때는 부분별로 또는 적당한 분량씩 나누어 접근하는 방식을 추천합니다. 네, 전체적으로 시간이 더 걸릴 수는 있겠지만, 관리하기 쉬울 뿐만 아니라 성공할 확률도 더 높을 것입니다.
먼저 테일 스펜드(tail spend) 내에서 일반적으로 거래량이 많고 단가가 높으며 그룹화할 수 있는 품목들을 파악하는 것부터 시작하십시오. 또는 유사한 공급업체별로 구매 품목을 묶어 그룹화할 수도 있습니다. 이러한 대규모 ‘범주’에는 시간과 노력을 투자할 가치가 있습니다. 하지만 모든 것을 한꺼번에 처리하고 싶은 유혹이 들 수 있으나, 이를 위해 필요한 추가 자원과 인력의 시간 투자는 오히려 관리하기 어려운 상황을 초래할 가능성이 높습니다.
- 항목이 포함된 “버킷”을 정의한 후에는 이를 관리할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다:
- ‘사무용품’, ‘통신’, ‘인쇄’ 등과 같은 카테고리는 그 자체만으로도 규모가 충분히 커서 경쟁 입찰 절차를 통해 시장에 내놓은 뒤 해당 품목을 계약 관리 체계에 편입할 수 있습니다(관심 있는 분들을 위해 경쟁 입찰에 대해서는 다른 글에서 다루겠습니다). 이러한 접근 방식은 상당한 비용 절감 효과를 가져올 수 있을 뿐만 아니라, 공급업체를 통합하는 결과로 이어질 가능성이 높습니다.
- 다른 경우에는, 이미 이러한 소액 지출 품목을 구매할 수 있는 기존 공급업체가 있을 수도 있습니다. 이 경우, “기타” 공급업체와의 거래를 중단하고 해당 지출을 다시 계약 관리 체계로 편입할 수 있습니다.
위의 두 가지 접근 방식 모두 비용 절감 여부와 관계없이 공급업체 수를 줄이고 백오피스 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
사무용품을 주문하는 정해진 절차가 없었을 때, 최근 한 고객사가 이를 위한 절차를 마련해 탁월한 성과를 거두었습니다. 이 경우 직원들은 사무용품과 문구류를 직접 구매한 뒤 경비 청구를 통해 비용을 환급받았습니다. 짐작하시겠지만, 지출 내역과 가격은 제각각이었고, 구매 관리가 말 그대로 통제 불능 상태였습니다.
해당 기업과 협력하여 PDF 형식의 청구서를 디지털 형식으로 전환했고, 지출 현황을 파악한 후, 별도의 외부 조달 절차 없이(테일 스펜드 부문의 과거 데이터를 바탕으로 결정을 뒷받침할 수 있었기 때문에) 특정 공급업체를 선정하고, 중앙 구매 담당자를 지정하는 절차를 마련했습니다. 또한 모든 직원에게 사무용품에 대한 경비 청구는 사전 승인을 받지 않으면 지급되지 않을 것임을 공지했습니다. 이를 통해 지출을 효과적으로 통제할 수 있었으며, 첫해에 약 30%의 비용 절감 효과를 거두었습니다.
물론 처음에는 불만을 품은 직원들도 있었지만, 그런 상황은 금세 진정되었고, 이제는 모두가 이 절차를 받아들였으며, 조직은 계속해서 비용을 절감하고 있습니다. 또한 이는 회계 부서가 매달 여러 건의 경비 청구서를 처리하는 대신, 단 한 건의 청구서만 처리하면 된다는 것을 의미하기도 했습니다.
오늘, 이 사안에 대해서는 분기별로 구매 현황을 지속적으로 모니터링하고, 필요한 경우 시정 조치를 취하고 있습니다.
무작정 방치할 경우의 위험
조직은 테일 스펜드를 제대로 관리하지 않을 경우 잠재적인 위험에 직면할 수 있습니다. 테일 스펜드는 대개 비공식적인 성격을 띠며, 모니터링되지 않고 방치될 경우 직원들이 임의로 결정을 내리게 되어 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다:
- 최적의 가격을 확보하는 데 거의 또는 전혀 신경 쓰지 않음 (가격 리스크)
- 적절한 심사를 거치지 않은 구매로 인해 사업에 발생할 수 있는 운영상 위험은 직원, 회사 및 고객에게 위협이 될 수 있습니다.
최근 테일 스펜드를 점검하지 않았다면, 과도한 비용을 지출하고 있어 조직에 위험을 초래할 가능성이 큽니다. 테일 스펜드를 관리하기 위해 어디서부터 시작해야 할지 막막하다면, ERA가 올바른 방향으로 나아갈 수 있도록 도와드릴 뿐만 아니라 상당한 비용을 절감해 드리고, 테일 스펜드 관리에 필요한 프로세스를 구축하는 데도 기여할 수 있습니다.
또한 ERA의SpendVue™와 같은 소프트웨어 도구를 활용하면 최고 경영진에게 테일 스펜드(tail spend)를 포함한 조직의 지출에 대한 심층적인 정보를 제공할 수 있습니다. 공인 분석가들이 귀사의 재무 데이터를 면밀히 분석하고, ERA의 독자적인 업계 벤치마크를 귀사의 지출 현황에 적용합니다. 그 결과? 명확하고 즉각적이며 실행 가능한 인사이트를 접근하기 쉽고 흥미로운 형식으로 확인할 수 있습니다. ERA의 공인 자문가는 귀사와 협력하여 귀사의 요구에 가장 적합한 현금 흐름 개선 방안을 도출합니다. 다음 링크에서SpendVue™에 대한 짧은 동영상을 확인하실 수 있습니다. https://vimeo.com/680583659
테일 스펜드 관리에 대해 더 자세히 알고 싶으시다면, 그랜트 모로우에게 문의해 주십시오.
그랜트 모로는 ERA Group 수석 ERA Group SpendVue 공인 자문위원입니다.
그는 중소기업과 협력하며 30년 넘게 쌓아온 실무 경험을 바탕으로, 과도한 지출이 발생하는 부분을 파악하고 더 나은 비용 관리 전략을 수립합니다.
