SAP ERP를 사용하는 사용자층이 방대하고 다양한 복잡한 환경에서는 라이선스 관리가 결코 사소한 문제가 아니며, 시간이 지남에 따라 다양한 SAP 모듈의 실제 사용 현황과 계약상 합의된 내용(및 지불된 금액) 사이에 불일치가 발생할 수 있습니다.
이러한 정렬 불량은 상황에 따라 두 가지 유형의 문제를 야기할 수 있습니다.
- 이 애플리케이션의 사용자 수는 시간이 지남에 따라 증가해 왔습니다. 만약 이러한 사실이 SAP 측에 제대로 전달되지 않았거나 적절한 협상이 이루어지지 않았다면, 회사는 마땅히 지불해야 할 금액보다 적은 금액을 지불하고 있는 것이며, 이로 인해 SAP 또는 그 파트너사로부터 특별 감사를 받게 될 수 있습니다. 이 경우 SAP로부터 과태료를 부과받는 등 불미스러운 결과를 초래할 수 있습니다.
- 반면, 여러 가지 이유로 시스템의 실제 사용량이 시간이 지남에 따라 감소했거나, 구독한 모듈 중 일부를 실제로 한 번도 사용하지 않은 경우라면 정반대의 상황이 발생하게 되는데, 즉 회사가 필요 이상으로 많은 비용을 지불하고 있는 셈이다.
SAP 라이선스 산정 모델은 단순히 사용자당 명목 라이선스 수에 기반하지 않으며, FUE(Full Usage Equivalent, 전체 사용량 환산치)라고 하는 종합 사용량 지표에 의해 정의됩니다. 사용자는 시스템과의 상호작용 수준에 따라 여러 범주로 분류되며, 일부 범주는 다른 범주보다 '더 높은 권한'을 가집니다. 예를 들어, 소스 코드를 수정할 권한이 있는 사용자는 제공되는 다양한 기능을 읽기만 할 수 있는 권한을 가진 사용자보다 더 높은 권한을 가진 범주에 속하므로, 전자가 후자보다 더 많은 FUE를 소비하는 것은 당연합니다.
FUE는 개념적으로 각 사용자에게 부여된 권한 범위를 나타내는 ‘통화’와 유사하며, 모듈마다 다를 수 있는 여러 접근 권한의 조합을 포함합니다.
이는 기사 서두에 언급된 내용, 즉 SAP 라이선스 관리를 적절히 처리하지 않을 경우 시간이 지남에 따라 실제 사용 현황과 계약 조건 사이에 상당한 괴리가 발생할 수 있다는 점을 설명해 줍니다.
이러한 상황에서 ERA Group 고객이 사내 SAP 시스템 사용 현황을 정기적으로 분석하여, 상황을 명확하고 최신 상태로 파악할 수 있도록 ERA Group .
둘째, ERA는 고객사가 SAP와의 협상을 더 효과적으로 진행할 수 있도록 필요한 지원을 제공할 수 있습니다. SAP는 다른 주요 소프트웨어 공급업체들과 마찬가지로, 오류가 발생한 경우라 할지라도 정기적인 수익을 쉽게 포기하지 않으며, 해당 기업에 필요하지 않을 수도 있는 기술 업그레이드를 제안하기도 합니다.
최근 화제가 되고 있는 사례로는 SAP가 HANA 데이터베이스 엔진을 탑재한 S/4 버전으로의 업그레이드가 있습니다(SAP는 최근 2027년 말까지 모든 R/3 ECCS 버전에 대한 지원을 중단할 것이라고 발표했습니다).
이러한 이유로, 명확하고 객관적인 데이터를 확보하는 것 외에도, 해당 도구의 발전 방향에 대한 귀사의 요구 사항과 전략을 명확히 파악하여 적절한 협상 전략을 수립해야 합니다.
