Costul real al inacțiunii: când „mai târziu” se transformă, fără să ne dăm seama, în „niciodată”

Organizațiile eficiente nu amână prea mult remedierea ineficiențelor și îmbunătățirea proceselor, explică Ronald Batenburg în blogul său de specialitate.

‍

Știi senzația aceea de a amâna mereu o problemă? Subiectul acela important de care trebuie să te ocupi, dar la care nu ajungi niciodată, pentru că mereu intervine altceva la fel de important, sau chiar mai important. Adică amânare. O chestiune de stabilire a priorităților. Desigur.

‍

În agitația de zi cu zi, se întâmplă adesea ca aspectele importante să fie amânate pe termen lung. Știi că trebuie să se schimbe anumite lucruri pentru a lucra mai eficient și a reduce costurile, dar lipsește timpul sau sentimentul de urgență. Acest fenomen este cunoscut sub denumirea de „Costul inacțiunii”, adică costurile generate de lipsa de acțiune.

‍

Costul inacțiunii include toate costurile ascunse, atât cele măsurabile, cât și cele care nu pot fi măsurate direct, care apar atunci când deciziile sau îmbunătățirile sunt amânate. Acestea pot fi costuri concrete, cum ar fi economiile ratate, dar și costuri indirecte, cum ar fi scăderea moralului angajaților sau oportunitățile ratate. Datorită naturii lor ascunse, multe companii subestimează impactul acestora sau pur și simplu nu le acordă suficientă prioritate.

‍

Dar care sunt, de fapt, aceste costuri? Și de ce amânarea poate avea consecințe atât de costisitoare într-un context de afaceri?

De ce amânarea este atât de costisitoare?

În domeniul optimizării costurilor, de exemplu, decizia de a nu face nimic este adesea cea mai costisitoare opțiune. Contractele cu furnizorii se reînnoiesc automat, creșterile de preț se acumulează, iar facturile nu sunt verificate cu atenție. Aceste pierderi financiare continuă să crească fără ca nimeni să observe. Până în momentul în care se iau măsuri, uneori s-au pierdut deja economii potențiale de mii sau chiar milioane de euro.

‍

Multe organizații invocă trei motive frecvente pentru amânarea luării de măsuri:

• „Suntem prea ocupați.” E de înțeles, dar economiile amânate înseamnă profituri pierdute.
• „Nu este o cheltuială majoră.” Scurgerile minore din 10–15 posturi de cheltuieli diferite pot, însă, să genereze împreună pierderi uriașe.
• „Nu dorim să afectăm relația cu furnizorii noștri.” De multe ori nu este nevoie să înlocuim un furnizor, ci este vorba mai degrabă de condiții contractuale mai bune, transparență și responsabilitate.
• ‍

Citește și: Ronald Batenburg despre Inteligența cheltuielilor: „O să înțelegi abia când o să-ți dai seama”

‍

Consecințe concrete ale amânării

Un exemplu concret ilustrează impactul. Un potențial client cu o cifră de afaceri anuală de 150 de milioane de euro, cu care sunt în discuții de câteva luni, are cheltuieli de 7,5 milioane de euro pe an într-una dintre categoriile sale de costuri. Pentru această categorie specifică, potențialul mediu de economisire este de 12%, demonstrat prin diverse cazuri din trecutul recent. Asta înseamnă, pe an, 900.000 de euro din costuri care pot fi eliminate fără a afecta calitatea. An de an. Nu prin reducerea achizițiilor, ci prin procese de achiziție mai eficiente și clauze contractuale mai bune.

‍

Această situație exista cu mult înainte ca eu să intru în contact pentru prima dată cu compania. De aproape doi ani, problema era amânată la nesfârșit, iar la nivel intern se discuta dacă să se angajeze un responsabil cu achizițiile sau să se apeleze la sprijin extern. În acest caz, costul inacțiunii se ridica deja la peste 2 milioane de euro.

‍

Un profit care se pierde, așadar, din cauza lipsei unei decizii de a remedia situația. În timp ce profitul acestui client este de doar 3,9%. Decizia de a aborda optimizarea ar duce, așadar, la o creștere a profitului cu 15%. La urma urmei, reducerea costurilor din contul de profit și pierdere se reflectă direct în profit, deoarece profitul este rezultatul veniturilor minus costurile.

‍

Ce poți face pentru a evita costurile inacțiunii?

1. Analizează-ți cheltuielile: Efectuează o analiză a cheltuielilor din ultimele 12 luni. Există categorii care nu au mai fost revizuite de ani de zile? Acestea sunt primele pe care ar trebui să le abordezi.

2. Solicitați o perspectivă independentă: uneori, angajații interni sunt prea implicați în activitate pentru a observa ineficiențele. Un audit extern poate oferi perspective noi.

3. Începe cu pași mici, gândește la scară mare: îmbunătățirile nu trebuie să fie întotdeauna radicale. Uneori, mici ajustări ale proceselor și contractelor duc la îmbunătățiri semnificative.

4. Prezentați și comunicați impactul: cuantificați costurile inacțiunii pentru a obține sprijinul organizației. Dacă toată lumea înțelege cât costă amânarea, se creează un sentiment de urgență.

5. Asigurați-vă că există un sentiment de implicare și responsabilitate: desemnați persoane responsabile care să se asigure că planurile de economisire și îmbunătățire sunt puse în practică.

‍

Viitorul începe astăzi

Lecția pe care o oferă „Costul inacțiunii” este clară: organizațiile eficiente nu amână prea mult abordarea ineficiențelor și îmbunătățirea proceselor. Amânarea este un dușman ascuns al profitabilității și al creșterii. În cele din urmă, „mai târziu” se transformă, fără să-ți dai seama, în „niciodată”. Prin gestionarea proactivă a costurilor și realizarea de economii acolo unde este posibil, creezi spațiu pentru inovare, creștere și angajați mulțumiți.

‍

Mai bine să începi să optimizezi chiar azi, decât să regreți mâine ocaziile ratate. Ce pas faci înainte?

‍