Акциони план за управљање трошковима

Управљање трошковима, као и друге области управљања компанијом као што су буџетирање и финансије, захтева алат за управљање који јасно дефинише циљеве, области деловања, одговорне стране, задатке, рокове и методе праћења.

У овом тренутку, креирање Акционог плана је неопходно. Он помаже компанији да организује сложене факторе укључене у управљање трошковима. У овом чланку ћемо размотрити овај алат, који ће у великој мери допринети успеху управљања трошковима .

Шта је акциони план?

Ако размишљамо о нашем личном животу и пројекту куповине сопствене некретнине, постоји неколико ствари којима треба управљати: време потребно за штедњу за куповину, истраживање некретнине, процена трошкова, дефинисање најбољег животног сценарија за куповину, опције финансирања и прогнозирање трошкова.

Листа ће се развити у конкретније ставке, дајући добру представу о сложености и важности Акционог плана .

Без тога, куповина некретнине свакако постаје сложенија и ризичнија, јер не постоји начин да се предвиди и реагује на сваки догађај у право време. Увек ћемо бити реактивни, а одлуке неће увек бити прецизне. То се дешава, на појачан начин, у управљању трошковима .

У основи, Акциони план је контрола (системска или не) свих одлука и активности везаних за постизање одређеног или трајног циља (константно управљање).

Акциони план је неопходан за боље функционисање сваке организационе структуре. Он омогућава да се сви ресурси компаније – људи, средства, системи – повежу са циљевима, користима, акцијама и роковима и да се створи екосистем који тежи најбољим техничким и финансијским перформансама структуре.

Акциони план – Карактеристике

Акциони план треба да садржи:

• Јасни циљеви – и општи и специфични. На пример, Акциони план продаје може бити раст од 10% годишње и имати специфичне циљеве са различитим стопама раста у зависности од типа производа.
  
• Објективне и мерљиве користи – оне треба да буду усклађене са очекивањима компаније и треба да постоје начини да се измере.
  
• Контроле по активностима/акцијама – веома је важно да свака од њих има специфичне циљеве, акције, буџет, ризике и рокове и да заједно чине распоред који је свима јасан.
  
• Номинално одговорне стране – не дефинишите по сектору или одељењу; важно је да појединци буду одговорни како би комуникација између области, у оквиру распореда, била флуидна.
  
• Изводљиви рокови – ово је важан изазов у ​​сваком Акционом плану , али рокови не смеју бити толико тешки да служе само смиривању организације.
  

Израда Акционог плана заснива се на следећим питањима:

• ШТА треба постићи – циљеви (један или више у зависности од важности);
• ЗАШТО се то жели постићи – циљ и јасне користи од акција;
• КО – они који су одговорни за План и повезане активности;
• ГДЕ ће се План спроводити – компаније, сектори, процеси, рачуни;
• КАДА ће План бити спроведен – период његове примене (једнократно или трајно);
• КАКО ће План функционисати – како ће се циљеви постићи;
• КОЛИКО ће коштати План – време запослених, ресурси, консултације.

Узимајући у обзир стални Акциони план , могуће је да ће постојати специфични планови ограниченог трајања . На пример, Акциони план продаје, са општим смерницама за маркетинг, покривеност, попусте и структуру, може у било ком тренутку да садржи план за промоцију продаје одређеног производа, са сопственим условима, који укључује део продајног тима и на ограничено време.

5 основних корака акционог плана у управљању трошковима

Иницијација

Овај корак, неопходан за функционисање плана у целини, дефинише опште и специфичне циљеве, очекиване користи, обухваћене области и рок за постизање сваког циља (што може бити преиспитано касније).

У управљању трошковима, циљеви не би требало да буду усмерени на само смањење, јер говоримо о сталном контролном телу.

На пример:

Главни циљ: праћење и контрола свих административних трошкова за 2018. годину како се не би прекорачила буџетска прогноза. Области: све. Рок: 31.12.2018.

Специфични циљ 1: Смањење трошкова изнајмљивања возила за 20% у 2018. години у поређењу са износом потрошеним у 2017. години. Области: Комерцијални сектор и одржавање. Рок: 31.12.2018. Очекивана корист: уштеда од 1.000,00 R$ (20% од износа потрошеног у 2017. години).

Главни циљ ће се мерити консолидованим резултатом свих специфичних циљева на крају њиховог мандата. Међутим, менаџер трошкова мора периодично мерити ове резултате на проширен начин како би разумео да ли ће главни циљ бити испуњен.

Од ове тачке па надаље, користићемо специфични циљ 1 као пример за преостале кораке.

Планирање

У овом кораку се праве све дефиниције везане за специфичне циљеве – активности, рокове, одговорне стране, буџет и планове за непредвиђене ситуације – контролу квалитета како се активност развија, управљање ризицима и решења (унутрашњи и спољашњи фактори који могу утицати на завршетак активности).

Важно: завршетак активности не значи постизање циља, већ испуњење свих услова за то, како би се циљ на крају постигао.

Специфични циљ 1: Смањење трошкова изнајмљивања возила за 20% у 2018. години у поређењу са износом потрошеним у 2017. години. Области: Комерцијални сектор и одржавање. Рок: 31.12.2018. Очекивана корист: уштеда од 1.000,00 R$ (20% од износа потрошеног у 2017. години).

Активност 1: истраживање 3 добављача. Одговорни: Хорхе Кардосо (Администрација). Рок: 5. март 2018. Буџет: није применљиво.

Активност 2: анализа предузетих путовања. Одговорни: Селсо Фуртадо (комерцијални сектор). Рок: 5. март 2018. Буџет: није применљиво.

Извршење

У овом кораку, планиране акције се спроводе у пракси. Важно је прецизно контролисати средства додељена за спровођење активности, јер ће свако одступање резултирати додатним трошковима .

Праћење

Овде сваку активност детаљно прати менаџер трошкова и његов тим како би се осигурало да се не догоде догађаји који ометају извршење или изазивају непредвиђене поремећаје . Регистар ризика , поменут у Планирању, је неопходан како би се ризици открили у том кораку (предвидели) и боље разумели у овом кораку. Особа одговорна за активност мора одмах пријавити сваки догађај који би могао угрозити њено испуњење, па чак и прилагодити нешто што омогућава да се она настави и постигне.

Затварање

Ово је време да се консолидују резултати, да се они појединачно процене, да се разуме да ли су постигнути специфични и главни циљеви, да се идентификују разлози (ризици) који су спречили постизање и нису могли бити отклоњени, и да се наведу научене лекције за следећи Акциони план.

Без сумње, акциони план је изузетно важан за постизање свих пословних циљева.

То је савезник који показује да се на организован и контролисан начин циљеви могу постићи.

У суштини, то је једноставан задатак, али сложен у извршењу, а партнерство са специјализованом консултантском кућом за смањење трошкова , као што је ERA Group , може направити огромну разлику у успеху овог подухвата.

ЕРА има искусне и квалификоване стручњаке који ће вашој компанији пружити пуну подршку у имплементацији управљања трошковима.