Како трошкови хране константно расту широм земље, организације све више траже стратегије набавке као снажну полугу за контролу буџета - без угрожавања квалитета оброка који се испоручују студентима.
ERA Group дуги низ година интензивно сарађује са школама и установама за бригу о старијим особама где су паметније праксе набавки довеле до значајних уштеда уз побољшање оперативне ефикасности; често шестоцифрених износа уштеда.
Бацање хране и планирање јеловника често привлаче пажњу; али набавка чини разлику. Не ради се о смањењу трошкова, већ о паметнијој куповини, бољем преговарању и доношењу одлука на основу података.
Два модела; заједнички притисци
Организације обично послују по једном од два модела угоститељских услуга: аутсорсовани кетеринг; где је ангажован спољни добављач да обезбеди оброке; или интерни кетеринг; где организација запошљава сопствено кухињско особље.
Аутсорсинг се често сматра једноставнијом и мање мучном опцијом; али упозоравам да и даље захтева континуирани редован надзор.
Чак и када постоји добављач хране, неопходно је пажљиво пратити њихов учинак. У једном интернату са којим сарађујемо већ 7 година редовно прегледамо детаљне извештаје – број оброка; залихе на располагању; отпад – и уносимо те податке у контролне табле и извештаје који прате трендове учинка и рано указују на све проблеме.
С друге стране, угоститељство у оквиру објекта нуди већу контролу, али може постати далеко сложеније, посебно када се ради са великим бројем добављача.
У једном случају; подржавамо школу са преко 26 различитих добављача кетеринга. Иако смо успели да се консолидујемо на 20 добављача, то је и даље велики број. У поређењу са тим; сарађујемо са установом за негу старијих и успели смо да то поједноставимо на само осам или девет кључних добављача.
Шест тактика набавке које дају резултате
Како се буџети стежу, а цене расту; ERA Group подстиче организације да усвоје неколико практичних стратегија како би извукле максималну вредност из својих трошкова за храну:
- Консолидација добављача: Рад са више добављача у различитим категоријама често доводи до пропуштених попуста на количину и повећаних накнада за испоруку. Организацијама се саветује да ревидирају постојеће добављаче и размотре консолидацију како би постигле боље цене и смањиле административне трошкове. Организације често не користе своју куповну моћ у потпуности.
- Сигурни дугорочни споразуми о ценама: Закључивање уговора на 6–12 месеци са фиксним периодима одређивања цена може обезбедити стабилност цена и побољшати прогнозирање. Споразуми треба јасно да дефинишу очекивања као што су кључне области као што су цена; заштита цена; испорука; очекивања квалитета; и политике замене.
Праћење учинка добављача:
ERA Group препоручује имплементацију једноставних система за процену учинка, извештаја или кварталних прегледа како би се проценио учинак добављача на основу цена, тачности испоруке и квалитета услуге. Дугорочне односе треба редовно преиспитивати како би се осигурала континуирана вредност.
Имао сам доста успеха користећи бенчмаркинг. Иако је тешко упоређивати резултате са конкуренцијом осим ако се не користи трећа страна као што сам ја; проналазимо значајне интерне бенчмаркове где можемо пружити детаљнију меру учинка.
Побољшајте праксе залиха и наручивања:
Једна од главних потешкоћа са којима смо се суочили јесте праћење нивоа SOH. Аутсорсовани угоститељи требало би да редовно достављају извештај и став о SOH. За интерне операције то је мало теже и организације често немају ресурсе. Нивои SOH-а праве разлику, посебно ако пратите трошкове ноћења или трошкове по оброку.
Обучите особље о свесности трошкова:
Стратегије набавке су ефикасне колико и људи који их спроводе. Организације би требало да улажу у обуку особља одговорног за наручивање и пријем; подстичући будност у вези са аномалијама у ценама и усклађеношћу добављача.
Групна куповина
Шеме групне куповине су веома недовољно искоришћена прилика у образовном и непрофитном сектору. Иако већина нас зна да постоје, оне се често занемарују у свакодневном планирању набавки, а могу бити ефикасан алат.
Основна идеја је једноставна: обједињавањем потражње са другим организацијама, тј. школама, организације могу приступити врсти цена и услова који су обично резервисани за много веће субјекте. Ови колективни аранжмани могу значајно смањити јединичне трошкове; поједноставити процес тендера; и смањити административно оптерећење проналажења и управљања добављачима. Поред уштеде трошкова; они такође побољшавају доследност у квалитету производа и пружању услуга; нудећи мањим институцијама моћан начин да изједначе услове.
Једина мана групних шема куповине је то што организације препуштају део своје контроле групи; и; то може бити као терање мачака да би се сви натерали да раде праву ствар; то функционише само ако колектив може да испуни своје обећање.
Утицај на стварни свет
Ове практичне промене могу се брзо акумулирати.
„У једној школи, примена ових принципа набавке резултирала је десетинама хиљада годишњих уштеда — а то је највише побољшање услуге и квалитета у исто време; чак и од дугорочних добављача.“
Растућа потреба за паметнијим системима
Како се економски притисци настављају, паметна набавка се појављује не само као мера уштеде трошкова, већ и као кључна компонента одрживе прехрамбене услуге.
