Z předchozích článků víme nejen to, jak se dostat do nezdravé závislosti na dodavatelích IT a jaké problémy nám to způsobuje, ale také to, jak se takové závislosti vyhnout. Co ale dělat, pokud se již v této situaci nacházíte a potřebujete se z ní dostat? To se dozvíte v závěrečné části této třídílné série.
1. Projděte si smlouvu s dodavatelem
Smlouva je zásadním dokumentem, který vymezuje rámec, v němž budeme působit. Zkontrolujte platnost smlouvy a podmínky, za kterých můžete spolupráci ukončit. Je obzvláště důležité zkontrolovat, jak jsou definovány postupy pro předání systému, služeb a dokumentace. Pečlivě zvažte, zda by nebylo výhodnější nejprve se dohodnout na změně smlouvy, aby podmínky byly spravedlivé pro obě strany. Dodavatel bude ochoten učinit ústupky, aby si vás udržel jako zákazníka.
Mějte na paměti, že předání mezi starým a novým dodavatelem vyžaduje určitý čas. Navrhněte postup, jak bude předání zorganizováno, jaké kroky je třeba podniknout a v jakém časovém rámci.
2. Vysvětlete, proč chcete změnit dodavatele
Hlavní je, aby vaše firma po změně dodavatele mohla nadále fungovat. Jasně popište, proč chcete změnit dodavatele a jaká rizika s sebou tato změna nese. Pokud do seznamu bodů přidáte výhody a náklady, bude vaše rozhodnutí srozumitelnější.
Pokud dodavatel nesplňuje vaše požadavky, zjistěte proč. Je to snad proto, že nedokážete poskytnout jasné pokyny? Měníte své požadavky bez systému? Pokud zjistíte, že za problémy může z velké části vaše organizace, výměna dodavatele problém nevyřeší. Problém tím pouze přesunete z jednoho dodavatele na druhého.
3. Vytvořte podrobný seznam IT prostředků
Seznam musí zahrnovat hardware, topologii sítě, software a všechny aplikace, které podporují vaše podnikání. Musíte mít jistotu, že přesně víte, co přenášíte. Existují například části, které nemáte pod kontrolou a ze kterých nemůžete svá data exportovat?
Není nic horšího, než když při předání zapomenete na nějakou součást a pak k ní nemáte přístupová práva; například.
4. Ověřte si, zda znáte všechny přístupové údaje
V rámci programu řízení rizik by každá společnost měla uchovávat veškeré přístupové údaje ke svým systémům a další informace například v bezpečné, zapečetěné obálce. Je vhodné alespoň jednou ročně zkontrolovat, zda jsou tyto informace funkční a úplné. Již několikrát se stalo, že po odchodu správce nebo zaměstnance dodavatele neměl k danému systému přístup nikdo.
5. Jmenujte osobu odpovědnou za transformaci
Aby byl přechod hladký, doporučuji určit konkrétní osobu, která za něj ponese odpovědnost. Tato osoba nebo její podřízení v týmu musí být schopni přechod naplánovat a zajistit, aby byl plán dodržen. Tato osoba bude jediným kontaktním místem pro řešení problémů a předcházení nedorozuměním a nikdo by neměl mít právo ji obejít.
6. Zálohujte si data
Fyzicky si ověřte, zda máte zálohy všech svých dat, a především, zda jste schopni tato data v případě potíží načíst a využít. Záloha, u níž neznáte strukturu dat a nemůžete ji využít, je samozřejmě k ničemu.
7. Pozor na zákaz zaměstnávání odborníků dodavatele
Většina dodavatelů má ve svých smlouvách stanovený přísný zákaz, aby jejich zaměstnanci byli zaměstnáni u klienta. Zatímco v minulosti bylo běžné, že si zákazníci přetahovali zaměstnance, kteří se podíleli na vývoji nebo správě jejich systémů, dnes jsou tyto praktiky obvykle velmi dobře upraveny ve smlouvách. Navíc se úspory nákladů často obrátí proti nim, protože omezují možnost náhrady a vedou ke zvýšeným provozním rizikům.
8. Dávejte pozor na možné výpadky výroby během přechodného období
V únoru 2018 musel řetězec rychlého občerstvení KFC uzavřít 900 restaurací ve Velké Británii, protože mu došly zásoby kuřecího masa. Více než týden nebylo možné zajistit dodávky kuřecího masa. Tento výpadek byl způsoben změnou logistického partnera na společnost DHL v listopadu 2017. Kolik ušetřili na logistice a kolik je tento výpadek stál?
I při sebelepším plánování mohou nastat problémy; je proto nutné tuto možnost zohlednit a připravit pohotovostní plány pro vrácení do předchozího stavu.
Výměna dodavatele IT služeb není jednoduchá záležitost a je třeba pečlivě zvážit, kdy k ní přistoupit. Doufám, že vám tento článek poskytl základní představu o tom, jak takovou změnu naplánovat a provést.
