Aunque a menudo se pasa por alto, el material de oficina puede suponer una parte importante del presupuesto de una organización. Los procesos de compra poco claros y el exceso de opciones suelen dar lugar a un gasto descontrolado, por lo que costo es fundamental.
Comprende y define tus necesidades
: Revisa las compras anteriores para identificar los artículos esenciales y eliminar los que sobran. Define una cesta de productos que se ajuste a las necesidades reales de tu organización. Recuerda: cuanto más amplia sea la cesta de productos, mejores precios conseguirás por lo general. Asegúrate de incluir productos de limpieza, EPI y similares.
Lanza un proceso de licitación para asegurarte de recibir una oferta competitiva. Incluye en los pliegos de condiciones lo que valoras en un proveedor.
- Establecer y optimizar contratos: negociar acuerdos con proveedores adaptados a sus necesidades, garantizando precios competitivos y flexibilidad. Por lo general, los contratos permiten obtener mayores ahorros que las compras puntuales o sin contrato.
- Establecer procesos claros: elaborar políticas de compras sólidas y transparentes; formar al personal; y garantizar su cumplimiento. Una comunicación clara y unas funciones bien definidas reducen los pedidos no autorizados o innecesarios.
- Supervisar y revisar los gastos: El trabajo no termina ahí una vez que se ha acordado un proveedor. Revise periódicamente las facturas, las condiciones contractuales y las tendencias de compra para detectar errores en los precios o gastos no previstos en el contrato. Este enfoque proactivo evita que se acumulen gastos innecesarios.
Aprovechar las relaciones con los proveedores
: Mantenga una relación sólida con los proveedores mediante revisiones y comunicaciones periódicas. Un enfoque colaborativo puede traducirse en un mejor apoyo, soluciones a medida y una mayor calidad del servicio.
Las empresas pueden gestionar eficazmente sus gastos en material de oficina prestando atención a estos factores, lo que a menudo se traduce en costo significativo costo y en una mejor asignación de recursos.
«Si te preocupa algún aspecto concreto de costo , ponte en contacto conmigo para hablarlo. La mayoría de las empresas saben que pueden ahorrar en sus costo , pero a menudo no saben cómo hacerlo o les parece que lleva demasiado tiempo».
Grant Morrow
Consultor principal
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
