Contar con una previsión fiable de ingresos y gastos es fundamental para obtener buenos resultados empresariales.
Se trata de un presupuesto bien gestionado. Pero, ¿qué ocurre cuando se producen ingresos y gastos y hay falta de capital? ¿O cuando algunos clientes retrasan los pagos? El flujo de caja es la herramienta esencial para analizar estas situaciones. ¡Y reducir los costes es una forma de mejorar un flujo de caja problemático y, a menudo, de salvar el negocio!
El presupuesto es la herramienta principal para determinar de dónde procederán los recursos y en qué gastos y costes se invertirán. Sin embargo, existe una herramienta de gestión que, lamentablemente, muchos empresarios y sus directivos no consideran prioritaria en su día a día, pero que marcará la diferencia a la hora de alcanzar la rentabilidad: el flujo de caja.
Es una herramienta fundamental para gestionar el capital que circula en la empresa y define su situación financiera en un momento dado: si podemos crecer, si debemos mantener el statu quo o, tal vez, poner nuestra casa en orden.
¿En qué situación se encuentra tu empresa en este momento? ¿O está teniendo problemas de liquidez? ¡Quizá la solución esté en reducir los gastos!
Pero antes de nada: ¿sabes qué es el flujo de caja?
Si tienes dudas, la buena noticia es que esto es más habitual de lo que pensamos. De hecho, mucha gente considera que el presupuesto es la clave del éxito, siempre y cuando nos ciñamos a él.
Esto es cierto en parte. Una gestión presupuestaria eficaz es el primer paso para alcanzar la rentabilidad, pero en el mundo real, los ingresos y los gastos se distribuyen entre diferentes áreas y están sujetos a una amplia variedad de imprevistos cotidianos.
El flujo de caja es la herramienta que se utiliza para gestionar esta realidad: mientras que el presupuesto es un conjunto de definiciones, el flujo de caja es el resultado práctico de la aplicación de los recursos en inversiones, gastos y costes, así como de la recaudación por ventas.
Y puede explicar por qué, cuando finalmente ocurre, a pesar de que las ventas alcanzan sus objetivos, al final del mes no queda dinero.
¿Y cómo debemos gestionar el flujo de caja?
El factor principal para una buena gestión del flujo de caja es la frecuencia de los controles, y lo ideal para todas las empresas es que estos se realicen a diario.
Esto puede parecer excesivo, sobre todo para empresas con pocos eventos, pero sigue siendo la mejor forma de anticiparse a cualquier problema o tomar decisiones rápidas ante circunstancias imprevistas, especialmente al principio y si lo estás implementando en un contenido de gran repercusión.
¿Cómo implementar y actualizar un flujo de caja?
- No hay una única forma de gestionarlo; podemos utilizar una hoja de cálculo bien estructurada o un sistema. Lo importante es que sea fácil llevar un registro y que los resultados se puedan consultar rápidamente;
- Lleva un registro de ingresos y gastos con los importes presupuestados y los reales;
- Anote los saldos iniciales de todas las cuentas corrientes;
- Anota los importes presupuestados para los gastos y los ingresos mensuales;
- Anota todos y cada uno de los gastos pagados, indicando el tipo, el importe y la fecha de pago;
- Registra cada ingreso con la misma información y las mismas previsiones para cada venta realizada.
Gracias a estas actualizaciones iniciales y diarias, disponemos de un flujo de caja que nos indicará si se confirmará el beneficio previsto a final de mes y si tendremos un saldo negativo en algún día concreto, lo que nos permitirá anticipar medidas para evitar pérdidas financieras y un desequilibrio creciente.
Problemas de flujo de caja: ¿cómo podemos analizarlos?
Por supuesto, el flujo de caja puede volverse negativo debido a una situación concreta —por ejemplo, un cliente que retrasa el pago—, lo cual es habitual en el día a día financiero de una empresa. Sin embargo, si esto ocurre repetidamente, hay algunas preguntas importantes que hay que plantearse antes de tomar medidas:
¿Se han recibido todos los pagos de los clientes?
El impago es un riesgo inherente, especialmente en economías inestables como la nuestra. Una diferencia entre las previsiones y los resultados reales puede suponer la pérdida de los beneficios de todo un mes. Es importante evaluar cada caso de forma individual y determinar el riesgo de que se convierta en algo recurrente.
¿Hubo algún gasto imprevisto?
En este caso, es necesario comprender la causa y si podría volver a ocurrir; por ejemplo, una demanda laboral perdida para la que no se habían previsto provisiones requerirá una revisión de los objetivos, dependiendo del impacto de la cuantía, pero se trata de un hecho puntual.
¿Se producen saldos negativos en fechas concretas y cada mes?
Esto puede significar que algún gasto o costo un plazo de pago incompatible con los ingresos o que se ha presupuestado de forma inadecuada.
Pueden surgir otras cuestiones, por lo que es importante realizar un seguimiento diario para identificar las causas y encontrar soluciones lo antes posible.
Reducir los costes mejorando el flujo de caja
costo es una forma muy eficaz de equilibrar la relación entre ingresos y gastos y recuperar un flujo de caja saludable.
1. Externalizar servicios
La externalización es una excelente opción para reducir costes en sectores que no están directamente relacionados con la actividad principal de la empresa.
Podemos sustituir una estructura específica —con la que no contamos con la experiencia necesaria para lograr los mejores resultados al mejor costo por una empresa que busque la máxima eficiencia, ya que esta es su actividad principal. Áreas como la seguridad, la limpieza y diversos tipos de mantenimiento pueden externalizarse, buscando la mejor relación calidad-precio entre las empresas del mercado.
Un costo importante costo el transporte, si tu empresa utiliza su propio medio de transporte. Las empresas cuentan con los conocimientos técnicos necesarios y se centran en un mercado en constante evolución, por lo que están mejor preparadas para ofrecer un buen servicio a un costo menor.
2. Invertir en crowdsourcing
El crowdsourcing es un recurso mediante el cual tu empresa se registra en sitios web donde puede solicitar servicios y diversas empresas le presentan sus propuestas. Se utiliza ampliamente para diversos gastos y costes no relacionados con la producción, y puede suponer un ahorro considerable: servicios informáticos, mantenimiento, consultoría y otros.
3. Comprobar los niveles de existencias
Es posible que tengas unos niveles de existencias elevados debido a unas ventas inferiores a lo previsto, a desequilibrios en los procesos de compra, a un inventario inexacto, etc. Si se trata de artículos de baja rotación, plantéate devolverlos al proveedor, recomprarlos a un precio especial u ofrecer promociones de venta.
4. Renegociar los precios
Revisar la lista de productos y proveedores e intentar renegociar siempre es una alternativa interesante, sobre todo si hay competidores con niveles de cualificación similares. En algunos casos, se puede renegociar por un plazo determinado para recuperar la salud de su flujo de caja, gracias a su buena relación con el proveedor, y volver a la situación anterior.
5. Invertir en costo
costo es un concepto fundamental en las empresas actuales: consiste en establecer el control de los gastos y los costes como política de la empresa, con un plan de acción, estrategias, indicadores y la participación de todas las áreas. De este modo, es posible actuar de forma estructurada y obtener beneficios en todos los ámbitos.
6. Revisar los costes de producción
Se trata de un ámbito delicado, en el que cualquier cambio puede afectar a la calidad del producto. Sin embargo, dado que es aquí donde su empresa realiza la mayor parte de sus inversiones, merece la pena evaluar nuevos proveedores de materias primas o componentes para conseguir mejores precios o condiciones de pago.
7. Revisar los procesos de la empresa
A menudo llevamos a cabo los procesos de forma ineficiente, con horas extras o con materiales más caros de los proveedores. Es interesante centrarse en los procesos más importantes —especialmente en la fabricación— y evaluar si resultan excesivamente costosos, para así buscar una nueva forma de hacer las cosas.
Otras medidas que pueden mejorar la liquidez
Además de reducir los costes, otras medidas a largo plazo pueden reequilibrar el flujo de caja y volver a generar resultados positivos.
1. Renegociar las condiciones de pago
Ante una caída de las ventas o los impagos, debemos revisar las condiciones de pago de los proveedores para restablecer la salud del flujo de caja. Hay que evaluar qué condiciones se pueden revisar, teniendo en cuenta el aumento de los gastos y los costes.
2. Escucha a tus empleados
Los empleados viven el día a día de las operaciones y pueden detectar posibles fallos en los procesos, lo que acaba generando costes adicionales imprevistos. Escucharles e involucrarlos es una forma excelente de motivar a los equipos para que respalden las decisiones que se toman.
3. Revisa tu presupuesto
A menudo, las cifras se presupuestaron en un contexto diferente al actual. Revisar tus parámetros te ayudará a crear escenarios más realistas para encontrar las soluciones más viables.
4. Analiza constantemente el perfil de tus clientes y clientes potenciales
En función del perfil de tus clientes, puedes modificar tus estrategias de venta y pago: cuotas más elevadas, descuentos, promociones o más opciones de pago. Si procede, esto puede suponer un incentivo para la compra y reducir el riesgo de impago.
Como podemos ver, una buena gestión del flujo de caja es fundamental para la salud financiera de la empresa, a fin de mantenerla y evitar pérdidas inesperadas.
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