Analysez vos habitudes de dépenses : une approche plus intelligente de la gestion des coûts

Dans notre dernière lettre d'information, nous avons abordé l'importance de « maîtriser ses chiffres », fondement d'une gestion efficace des coûts. Mais pour de nombreuses organisations, passer à l'action représente un véritable défi. L'un des principaux obstacles ? Tout simplement obtenir des données exploitables, c'est-à-dire analysables et transformables en informations pertinentes et concrètes.

D'après mon expérience, les données les plus précieuses proviennent souvent des factures. Elles contiennent des descriptions détaillées des achats, les références des articles et des informations sur les transactions, autant de données inestimables pour l'analyse des coûts. Le hic ? La plupart de ces données sont enfermées dans des fichiers PDF.

Pour beaucoup de mes clients, cela signifie que je collecte et extrais régulièrement des données à partir de piles de factures PDF, généralement sur une base trimestrielle.

Pour les nouveaux projets où nous cherchons à obtenir une première estimation des dépenses, cela conduit souvent à la conversion de milliers de factures PDF en un format numérique consolidé.

Ce n'est pas l'idéal, mais c'est là que se trouvent généralement les informations les plus exploitables. Les données des bons de commande peuvent également être utiles, mais elles sont souvent lacunaires ou incomplètes et nécessitent généralement un nettoyage important avant d'être utilisables.

Par où commencer ? Commencez par vos fournisseurs.

Si vous ne savez pas par où commencer, adressez-vous à vos principaux fournisseurs. Nombre d'entre eux peuvent vous fournir un récapitulatif de vos transactions au format Excel ou CSV, ce qui représente un avantage considérable. Avec les plus petits fournisseurs, cette option n'est peut-être pas disponible, mais cela vaut toujours la peine de se renseigner. Vous seriez surpris de ce qu'ils peuvent vous proposer.

Cela dit, dans environ 90 % des projets sur lesquels je travaille, nous avons finalement dû recourir aux données des factures PDF. Cela représente plus de travail au départ, mais l'effort en vaut largement la peine à long terme.

Un outil révolutionnaire : Docparser

Il y a quelques années, j'ai rencontré le même problème : des piles de factures PDF et aucune solution simple pour en extraire les données. J'ai essayé de sous-traiter cette tâche à l'étranger, mais au final, je passe plus de temps à corriger les erreurs qu'à gagner du temps.

C'est alors qu'un collègue m'a suggéré d'essayer Docparser , un outil qui extrait les données structurées des PDF (et autres formats). Il est loin d'être parfait, mais il est puissant, notamment pour les PDF électroniques et les factures à la mise en page uniforme. Mieux encore, leur service client est très réactif et efficace ; en général, j'obtiens une réponse le lendemain.

Une fois les règles définies pour un client donné, il suffit de télécharger les documents et l'extraction est terminée en 5 minutes. J'ai ainsi pu traiter 300 à 400 factures en quelques minutes seulement. Pour moi, c'est un gain de productivité considérable et une véritable révolution pour quiconque doit extraire des données spécifiques de gros volumes de documents.

Besoin d'aide ? Parlons-en !

Si vos données sont bloquées dans des fichiers PDF ou si vous ne savez pas par où commencer, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul·e et il existe des solutions. Des outils et des stratégies peuvent vous aider. Que vous souhaitiez vous en occuper vous-même ou bénéficier d'un accompagnement, je suis toujours disponible pour discuter avec vous ou vous aider à démarrer.

Grant Morrow
Consultant principal
+61 415 203 575