Remettre en question le statu quo : pourquoi les locataires doivent examiner de plus près les charges de service

Les propriétaires (ou leurs syndics) tardent souvent à établir les budgets, parfois même bien après le début de l'année de facturation des charges. Si c'est votre cas, sachez que vous n'êtes pas seul : cela se produit dans environ 50 % des situations.

De même, les bailleurs tardent souvent à délivrer les certificats définitifs, notamment lorsque les locataires ont droit à des remboursements car les coûts réels se sont avérés inférieurs au budget. Les explications et les commentaires relatifs aux coûts peuvent également être insuffisants, voire inexistants, et les répartitions utilisées sont rarement justifiées. Surtout, les locataires disposent souvent d'un délai limité après la délivrance du certificat pour contester les dépenses déclarées, si tant est qu'ils puissent le faire sans engendrer de frais supplémentaires.

Si vous êtes un directeur financier ou un gestionnaire immobilier très occupé, cette tâche est souvent reléguée au second plan, puis oubliée ou tout simplement acceptée. Il est recommandé de fournir les budgets au plus tard un mois avant le début de l'exercice des charges, d'émettre les certificats définitifs dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice et d'accorder quatre mois supplémentaires aux locataires pour examiner les coûts. Toutefois, soyez vigilant face aux délais spécifiques stipulés dans votre bail, car ils peuvent prévaloir et éviter tout litige ultérieur.

L'impact d'une mauvaise gestion locative par un propriétaire peut être considérable pour une entreprise :

• Vous êtes dans l'incapacité de prévoir à l'avance les coûts croissants.
• Il se peut que votre propriétaire s'engage déjà à engager de nouveaux frais avant même que vous ayez reçu le budget, et encore moins que vous ayez eu la possibilité de le contester.
• Vous perdez de l'argent. Les locataires paient souvent trop cher sans s'en rendre compte, finançant ainsi involontairement des coûts qui devraient être à la charge du propriétaire – détournant des fonds qui pourraient servir à développer leur propre entreprise.

Comme si une mauvaise gestion administrative ne suffisait pas, l'un des principaux exemples de surfacturation en 2024 concernait les coûts de gestion des sites. Ces coûts augmentent fortement, notamment à Londres, et incluent souvent des éléments de responsabilité des syndics qui devraient déjà être couverts par leurs honoraires. Pourquoi ? Parce que ces honoraires devraient être fixes. Ainsi, non seulement la gestion est défaillante, mais les propriétaires la surfacturent également !

Attention également aux coûts des installations mécaniques et électriques. Certains propriétaires optent pour des contrats de maintenance tout compris, mais supportent malgré tout des coûts supplémentaires qu'ils répercutent indûment. Les coûts de réparation doivent être comptabilisés séparément des coûts de remplacement. Avec la future réglementation MEES relative à la performance énergétique des bâtiments, certains propriétaires privilégient la modernisation des installations plutôt que leur réparation ou leur remplacement. Les coûts d'investissement, lorsqu'ils sont indiqués, sont généralement importants et peuvent constituer une mauvaise surprise. Mais êtes-vous réellement responsable selon les termes de votre bail ? Existe-t-il une alternative plus économique et conforme à la réglementation ?

Avec l'avis d'un professionnel, la validité de ces frais peut être vérifiée, tant au regard de votre bail que du Code de déontologie du RICS, ce qui pourrait permettre de négocier des réductions importantes. En cas de doute sur l'exactitude des frais facturés, il est conseillé de consulter un expert.

Notre équipe spécialisée d'experts en bâtiment et de techniciens en gestion des installations peut analyser votre bail et évaluer rapidement vos charges locatives. Les charges élevées et les anomalies peuvent ensuite être contestées auprès de votre propriétaire, ce qui permet souvent d'obtenir des rabais et des réductions significatives sur vos futures charges.