Plan d'action de gestion des coûts

La gestion des coûts, comme d'autres domaines de la gestion d'entreprise tels que la budgétisation et les finances, nécessite un outil de gestion qui définit clairement les objectifs, les domaines d'activité, les responsables, les tâches, les échéances et les méthodes de suivi.

À ce stade, l'élaboration d'un plan d'action est essentielle. Ce plan permet à l'entreprise d'organiser les facteurs complexes liés à la gestion des coûts. Dans cet article, nous aborderons cet outil, qui contribuera grandement à la réussite de la gestion des coûts .

Qu'est-ce qu'un plan d'action ?

Si l'on considère notre vie personnelle et le projet d'achat de notre propre bien immobilier, plusieurs éléments doivent être pris en compte : le temps nécessaire pour épargner en vue de l'achat, la recherche sur le bien, l'estimation des coûts, la définition du scénario de vie idéal pour l'achat, les options de financement et la prévision des dépenses.

La liste se détaillera en éléments plus spécifiques, donnant une bonne idée de la complexité et de l'importance d'un plan d'action .

Sans cela, l'acquisition d'un bien immobilier devient assurément plus complexe et risquée, car il est impossible d'anticiper et de réagir à chaque événement au moment opportun. Nous serons toujours en mode réactif, et nos décisions ne seront pas toujours précises. Ce phénomène est amplifié dans la gestion des coûts .

En résumé, un plan d'action est un contrôle (systémique ou non) de toutes les décisions et activités liées à la réalisation d'un objectif spécifique ou permanent (gestion constante).

Un plan d'action est essentiel au bon fonctionnement de toute structure organisationnelle. Il permet de lier toutes les ressources de l'entreprise – humaines, financières et systèmes – à des objectifs, des bénéfices, des actions et des échéances, et de créer un écosystème visant à optimiser la performance technique et financière de la structure.

Plan d’action – Caractéristiques

Un plan d'action doit comporter :

• Des objectifs clairs , à la fois généraux et spécifiques. Par exemple, un plan d'action commercial peut viser une croissance de 10 % par an et comporter des objectifs spécifiques avec des taux de croissance variables selon le type de produit.
  
• Des avantages objectifs et mesurables – ceux-ci doivent être alignés sur les attentes de l'entreprise et il doit exister des moyens de les mesurer.
  
• Contrôles par activités/actions – il est très important que chacune ait des objectifs, des actions, un budget, des risques et des échéances spécifiques et que, ensemble, ils forment un calendrier clair pour tous.
  
• Les parties nominalement responsables ne sont pas définies par secteur ou département ; il est important que les responsables soient des personnes afin que la communication entre les domaines, dans le cadre du calendrier, soit fluide.
  
• Des délais réalistes – c’est un défi important dans tout plan d’action , mais les délais ne doivent pas être si difficiles qu’ils ne servent qu’à calmer l’organisation.
  

L’élaboration d’un plan d’action repose sur les questions suivantes :

• QUELS SONT les objectifs à atteindre (un ou plusieurs selon leur importance) ;
• POURQUOI cet objectif doit-il être atteint – l’objectif et les avantages clairs des actions ;
• OMS – les responsables du Plan et des activités connexes ;
• OÙ le plan sera mis en œuvre – entreprises, secteurs, processus, comptes ;
• QUAND le Plan sera mis en œuvre – sa période de mise en œuvre (ponctuelle ou permanente) ;
• COMMENT le Plan fonctionnera – comment les objectifs seront atteints ;
• COMBIEN coûtera le plan – temps des employés, ressources, services de consultation.

Dans le cadre d'un plan d'action permanent , il est possible que des plans spécifiques à durée limitée soient mis en place. Par exemple, un plan d'action commercial, qui définit des orientations générales en matière de marketing, de couverture, de remises et de structure, peut à tout moment inclure un plan visant à promouvoir les ventes d'un produit particulier, avec ses propres conditions, impliquant une partie de l'équipe commerciale et pour une durée limitée.

Les 5 étapes essentielles du plan d'action en matière de gestion des coûts

Initiation

Essentielle au bon fonctionnement du plan dans son ensemble, cette étape définit les objectifs généraux et spécifiques, les avantages attendus, les domaines concernés et le délai pour atteindre chaque objectif (sous réserve de révision ultérieure).

En matière de gestion des coûts, les objectifs ne doivent pas se concentrer sur la réduction en elle-même, puisqu'il s'agit d'un organisme de contrôle permanent.

Par exemple:

Objectif principal : suivi et contrôle de tous les frais administratifs pour 2018 afin de ne pas dépasser le budget prévisionnel. Domaines concernés : tous. Date limite : 31/12/2018.

Objectif spécifique 1 : Réduction de 20 % des coûts de location de véhicules en 2018 par rapport aux dépenses de 2017. Domaines : Commercial et Maintenance. Date limite : 31/12/2018. Bénéfice attendu : Économies de 1 000 R$ (20 % des dépenses de 2017).

L'objectif principal sera mesuré par le résultat consolidé de tous les objectifs spécifiques à la fin de leur période. Cependant, le responsable des coûts doit périodiquement mesurer ces résultats de manière plus détaillée afin de déterminer si l'objectif principal sera atteint.

À partir de maintenant, nous utiliserons l'objectif spécifique 1 comme exemple pour les étapes restantes.

Planification

Dans cette étape, toutes les définitions relatives aux objectifs spécifiques sont établies – activités, échéances, parties responsables, budget et plans de contingence – contrôle de la qualité au fur et à mesure du développement de l’activité, gestion des risques et solutions (facteurs internes et externes susceptibles d’avoir un impact sur la réalisation de l’activité).

Important : l’achèvement de l’activité ne signifie pas la réalisation de l’objectif, mais plutôt le remplissage de toutes les conditions nécessaires à sa réalisation.

Objectif spécifique 1 : Réduction de 20 % des coûts de location de véhicules en 2018 par rapport aux dépenses de 2017. Domaines : Commercial et Maintenance. Date limite : 31/12/2018. Bénéfice attendu : Économies de 1 000 R$ (20 % des dépenses de 2017).

Activité 1 : Recherche de 3 fournisseurs. Responsable : Jorge Cardoso (Administration). Date limite : 5 mars 2018. Budget : sans objet.

Activité 2 : Analyse des déplacements effectués. Responsable : Celso Furtado (Commercial). Date limite : 5 mars 2018. Budget : sans objet.

Exécution

Dans cette étape, les actions planifiées sont mises en œuvre. Il est important de contrôler avec précision les fonds alloués à la réalisation des activités, car toute anomalie entraînera des coûts supplémentaires .

Surveillance

Ici, chaque activité est suivie en détail par le responsable des coûts et son équipe afin de s'assurer qu'aucun événement n'entrave son exécution ou ne provoque de distorsions imprévues . Le registre des risques , mentionné dans la section « Planification », est essentiel pour identifier les risques à cette étape (anticipation) et mieux les comprendre à cette étape. Le responsable de l'activité doit signaler immédiatement tout événement susceptible de compromettre sa réalisation et, le cas échéant, prendre les mesures nécessaires pour assurer sa poursuite et sa réussite.

Fermeture

C’est le moment de consolider les résultats, de les évaluer individuellement, de comprendre si les objectifs spécifiques et principaux ont été atteints, d’identifier les raisons (risques) qui ont empêché leur réalisation et qui n’ont pas pu être éliminées, et de recenser les leçons apprises pour le prochain plan d’action.

Il ne fait aucun doute qu'un plan d'action est extrêmement important pour atteindre tous les objectifs commerciaux.

C'est un allié qui démontre que, de manière organisée et maîtrisée, les objectifs peuvent être atteints.

Il s'agit d'une tâche simple en soi, mais complexe dans son exécution, et le partenariat avec un cabinet de conseil spécialisé en réduction des coûts , tel que le ERA Group , peut faire toute la différence dans le succès de cette entreprise.

ERA dispose de professionnels expérimentés et qualifiés pour apporter à votre entreprise un soutien complet dans la mise en œuvre de la gestion des coûts.