Dans les articles précédents, nous avons vu comment on peut devenir dépendant de ses fournisseurs informatiques et quels problèmes cela engendre, mais aussi comment l'éviter . Que faire si vous vous trouvez déjà dans cette situation et que vous souhaitez vous en sortir ? La réponse se trouve dans le dernier volet de cette série en trois parties.
1. Examinez votre contrat avec le fournisseur
Le contrat est un document fondamental qui définit le cadre de notre collaboration. Vérifiez sa validité ainsi que les conditions de résiliation. Il est particulièrement important d'examiner attentivement les modalités de livraison du système, des services et de la documentation. Réfléchissez bien avant de négocier une modification du contrat afin que les conditions soient équitables pour les deux parties. Le fournisseur sera disposé à faire des concessions pour vous conserver comme client.
Veuillez noter qu'un délai est nécessaire pour la transition entre les anciens et les nouveaux fournisseurs. Proposez une procédure décrivant l'organisation de cette transition : les étapes à suivre et les délais impartis.
2. Expliquez clairement pourquoi vous souhaitez changer de fournisseur.
L'essentiel est que votre entreprise puisse continuer à fonctionner après le changement de fournisseur. Expliquez clairement pourquoi vous souhaitez changer de fournisseur et quels sont les risques encourus. Lister les avantages et les inconvénients facilitera votre décision.
Si votre fournisseur ne répond pas à vos exigences, cherchez-en la raison. Est-ce dû à votre incapacité à donner des instructions claires ? Modifiez-vous vos exigences de manière incohérente ? Si vous constatez que votre organisation est en grande partie responsable des problèmes, changer de fournisseur ne les résoudra pas. Vous ne ferez que déplacer le problème d'un fournisseur à l'autre.
3. Créer une liste détaillée des actifs informatiques
La liste doit inclure le matériel, la topologie du réseau, les logiciels et toutes les applications nécessaires à votre activité. Vous devez vous assurer de bien comprendre ce que vous transférez. Existe-t-il des éléments qui ne sont pas sous votre contrôle et dont vous ne pouvez pas exporter les données ?
Il n'y a rien de pire que d'oublier un composant lors d'une passation de pouvoir et de ne pas avoir ensuite les droits d'accès à celui-ci ; par exemple.
4. Vérifiez votre connaissance de toutes les données d'accès
Dans le cadre de son programme de gestion des risques, chaque entreprise devrait conserver toutes les données d'accès à ses systèmes, et plus encore, dans un endroit sûr, comme une enveloppe scellée. Il est conseillé de vérifier au moins une fois par an que ces informations sont fonctionnelles et complètes. Il est arrivé plus d'une fois qu'après le départ d'un administrateur ou d'un employé d'un fournisseur, personne ne puisse accéder à un système donné.
5. Désigner une personne responsable de la transition
Pour assurer une transition en douceur, je recommande de désigner une personne responsable. Cette personne, ou un membre de son équipe, devra planifier la transition et veiller à son application. Ce point de contact unique permettra de résoudre les problèmes et d'éviter les malentendus, et personne ne devrait pouvoir le contourner.
6. Sauvegardez vos données
Vérifiez physiquement que vous disposez de sauvegardes de toutes vos données et, surtout, que vous pouvez les extraire et les utiliser en cas de problème. Une sauvegarde dont vous ignorez la structure et que vous ne pouvez donc pas exploiter est, bien entendu, inutile.
7. Attention à ne pas interdire l'emploi des spécialistes du fournisseur.
La plupart des fournisseurs interdisent formellement, dans leurs contrats, que leurs employés soient embauchés par le client. Si, par le passé, il était courant que les clients débauchent des employés participant au développement ou à l'administration de leurs systèmes, ces pratiques sont aujourd'hui généralement très bien encadrées par les contrats. De plus, les économies réalisées ont souvent un effet contre-productif, car elles réduisent la substituabilité et entraînent une augmentation des risques opérationnels.
8. Attention aux possibles interruptions de production pendant la période de transition
En février 2018, la chaîne de restauration rapide KFC a dû fermer 900 restaurants au Royaume-Uni faute de poulet. Pendant plus d'une semaine, les livraisons ont été impossibles. Cette rupture d'approvisionnement était due à un changement de prestataire logistique, KFC ayant opté pour DHL en novembre 2017. Quels ont été les économies réalisées sur la logistique et quel a été le coût de cette panne ?
Même avec la meilleure planification, des problèmes peuvent survenir ; il est donc nécessaire de prendre cette possibilité en compte et de préparer des plans de contingence pour le retour à l'état précédent.
Changer de fournisseur informatique n'est pas une mince affaire et il est important de bien réfléchir au moment opportun. J'espère que cet article vous aura donné un aperçu des démarches à suivre pour planifier et mettre en œuvre un tel changement.
