Les mois de janvier et février ont toujours été chargés, et cette année n'a pas fait exception. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec deux clients de longue date, des internats, pour les aider à gérer leurs coûts d'exploitation et à identifier de nouvelles possibilités de réduction des dépenses. Selon leurs propres termes, chaque dollar économisé contribue à maintenir leurs frais de scolarité à un niveau raisonnable.
Bien que ce travail ne suive pas nécessairement la structure traditionnelle ERA Group , l’objectif principal reste le même : optimiser l’efficacité et améliorer les résultats financiers. Historiquement, ce travail s’est concentré sur la restauration et les services de restauration dans leurs internats, mais ces deux dernières années, ils ont cherché à élargir leur champ d’action pour inclure d’autres domaines, tels que les cantines, les uniformes et les fournitures de bureau. En conséquence, une grande partie du mois de janvier a été consacrée à la clôture de l’exercice 2024 et à la préparation de l’exercice 2025.
Principaux résultats obtenus en janvier
Suivi des coûts des repas: une école s'est réjouie de constater une augmentation inférieure à 2 % du coût par repas en 2024, un résultat encourageant compte tenu des conditions actuelles du marché. Il s'agissait d'examiner ses dépenses de 2024, de rechercher de nouvelles possibilités d'optimisation et de comparer ses coûts de repas à ceux d'autres établissements.
Analyse des performances de la cantine: nous avons mis en évidence un écart de 40 % dans les dépenses par élève entre les établissements, ce qui souligne les possibilités d'améliorer la maîtrise des coûts et/ou de multiplier les opportunités.
Ajustements des prix et des ventes: Nous avons examiné les tarifs de la cantine et les tendances des ventes afin de nous assurer qu'ils s'inscrivent dans le cadre de leurs prévisions budgétaires pour 2025, tout en identifiant les possibilités d'économies (et oui, il y en avait).
Appel d'offres dans le secteur alimentaire: réalisation d'une économie de 9 % sur une catégorie qui ne faisait pas l'objet d'un contrat auparavant, venant s'ajouter aux 21 % d'économies récemment obtenues sur une autre catégorie alimentaire.
Analyse de la consommation de papier: l'un des postes de dépenses les plus importants de l'établissement. En comparant ces chiffres au nombre d'élèves, nous avons constaté que la consommation de papier par élève est restée stable, à environ 1,25 ramette par élève et par an. Cela signifie que l'augmentation des dépenses observée en 2024 était due à la hausse des effectifs, et non à une augmentation des prix comme on aurait pu le supposer (les prix avaient en effet baissé). Compte tenu de la transition vers l'apprentissage numérique et de l'utilisation des ordinateurs, nous nous attendions à une baisse de la consommation de papier, mais les données semblent indiquer le contraire.
Tendances en matière d'uniformes : bien qu'une des écoles se soit montrée globalement satisfaite des performances de sa boutique d'uniformes, elle souhaitait une analyse plus approfondie des habitudes d'achat. L'une des conclusions a révélé que les élèves achètent désormais en moyenne 1,5 chemise par an, contre une seule il y a seulement quatre ans, et que le nombre total d'articles achetés par élève a augmenté de 50 % depuis la période pré-COVID. Nous avons également montré que le principal fournisseur avait augmenté ses prix d'environ 5 % l'année dernière.
Nous réalisons cet exercice tous les trimestres afin que les établissements puissent suivre leur évolution par rapport au budget. Tout écart est justifié, et des mesures correctives sont prises si nécessaire. Ces informations simples et concises aident ces établissements à affiner leur gestion des stocks, à optimiser leurs coûts et à améliorer leur budgétisation.
La demande croissante en matière d'analyse comparative
L'analyse comparative devient un outil de plus en plus important pour l'analyse interne et la comparaison avec les pairs, tant pour les établissements scolaires que pour les entreprises. Au cours des sept dernières années passées à travailler avec ces établissements, l'analyse comparative est passée d'un simple « nous n'avons pas les données » à un outil essentiel à la prise de décision.
Le cas de la consommation de papier illustre bien la manière dont une école utilise l'analyse. Une fois qu'il a été établi que la consommation de papier ne correspondait pas aux prévisions, l'école a pu rapidement identifier l'origine du problème et prendre des mesures correctives.
Ces établissements posent la question suivante :
« Quels sont nos résultats ? Dans quels domaines pouvons-nous nous améliorer ? Et dans quels domaines sommes-nous déjà performants ? »
L'analyse des données sur les étudiants nous a permis d'étudier les tendances en matière de dépenses dans les principales catégories et d'en tirer des enseignements plus approfondis. Certaines de nos données remontent désormais à 2017, avant la pandémie de COVID-19, et offrent une précieuse perspective à long terme.
L'intérêt pour l'analyse comparative entre établissements et l'analyse approfondie des données ne cesse de croître, à mesure que les établissements prennent conscience des enjeux financiers. Et comme ces deux établissements ne cessent de me le rappeler, les enjeux sont de taille.
Si le benchmarking ou la gestion des coûts au sein de votre établissement ou de votre organisation vous intéresse, je serais ravi d'en discuter avec vous pour voir quelles sont les possibilités.
Je me ferai un plaisir de présenter ce sujet aux conseils d'administration ou à la direction si cela peut les aider à saisir l'opportunité qui se présente. C'est un sujet trop important pour être ignoré ou passé sous silence.
