Janvier-février est toujours une période chargée, et cette année n'a pas fait exception. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec deux pensionnats scolaires clients de longue date, les aidant à maîtriser leurs coûts opérationnels et à identifier de nouvelles pistes d'économies . Selon eux, chaque dollar économisé contribue à réduire leurs frais de scolarité.
Bien que ce travail ne suive pas nécessairement le processus traditionnel ERA Group , l'objectif principal demeure : optimiser l'efficacité et améliorer les résultats financiers . Historiquement, ce travail s'est concentré sur la restauration dans les internats , mais ces dernières années, les deux groupes ont cherché à élargir leur champ d'action à d'autres domaines, tels que les cantines, les uniformes et les fournitures de bureau . Par conséquent, une grande partie du mois de janvier a été consacrée à la clôture de l'exercice 2024 et à la préparation de l'exercice 2025.
Principaux domaines dans lesquels nous avons obtenu des résultats en janvier
Suivi des coûts des repas : Un établissement scolaire s’est félicité d’une augmentation de moins de 2 % du coût par repas en 2024, un résultat encourageant compte tenu de la conjoncture actuelle. Il s’agissait d’examiner les dépenses prévues pour 2024, de rechercher des pistes d’optimisation et d’établir des points de référence pour le coût des repas.
Évaluation des performances de la cantine : Nous avons constaté une différence de 40 % dans les dépenses par élève entre les écoles, ce qui met en évidence des possibilités d’amélioration du contrôle des coûts et/ou d’augmentation des opportunités.
Ajustements des ventes et des prix : Nous avons examiné les tendances en matière de prix et de ventes des cantines afin d'assurer leur conformité avec leurs prévisions budgétaires pour 2025, tout en identifiant les possibilités d'économies (et oui, il y en avait).
Processus d'appel d'offres pour la catégorie alimentaire : Réalisation d'économies de 9 % sur une catégorie non contractée auparavant, s'ajoutant aux économies de 21 % récemment obtenues sur une autre catégorie alimentaire.
Analyse de la consommation de papier : L'un des postes de dépenses les plus importants de l'établissement. En comparant cette consommation au nombre d'élèves, nous avons constaté qu'elle est restée stable à environ 1,25 rames par élève et par an. L'augmentation des dépenses observée en 2024 était donc due à la croissance des effectifs et non à une hausse des prix, comme nous l'avions supposé (les prix avaient baissé). Compte tenu de l'essor de l'apprentissage numérique et de l'utilisation des ordinateurs, nous nous attendions à une diminution de la consommation de papier, mais les données semblent indiquer le contraire.
Tendances en matière d'uniformes : Bien qu'un établissement scolaire se soit déclaré globalement satisfait des performances de sa boutique d'uniformes, il souhaitait une analyse plus approfondie des habitudes d'achat. Il en ressort que les élèves achètent désormais en moyenne 1,5 chemise par an, contre une seule il y a quatre ans, et que le nombre total d'articles achetés par élève a augmenté de 50 % depuis la période pré-COVID. Nous avons également constaté que le principal fournisseur a augmenté ses prix d'environ 5 % l'an dernier.
Nous réalisons cet exercice chaque trimestre afin que les écoles puissent suivre leurs progrès par rapport à leur budget. Tout écart est expliqué et des mesures correctives sont prises si nécessaire. Ces informations, même minimes, aident les écoles à affiner leur gestion des stocks, à optimiser leurs coûts et à améliorer leur budget.
La demande croissante de benchmarking
L'analyse comparative devient un outil de plus en plus important pour l'analyse interne et les comparaisons entre pairs dans les établissements scolaires et les entreprises . Au cours des sept dernières années de collaboration avec ces établissements, l'analyse comparative est passée d'une approche basée sur le manque de données à un outil décisionnel essentiel .
Un exemple d'utilisation de l'analyse par un établissement scolaire concerne la consommation de papier. Une fois constaté que cette consommation était contraire aux attentes, l'école a pu rapidement identifier le problème et prendre des mesures correctives.
Ces écoles demandent :
« Comment nous en sortons-nous ? Où pouvons-nous nous améliorer ? Et où réussissons-nous déjà bien ? »
L'utilisation des données sur les étudiants nous a permis d'analyser les tendances de dépenses dans les principales catégories afin d'obtenir des informations plus approfondies . Certaines de nos données remontent désormais à 2017, avant la pandémie de COVID-19 , et offrent une perspective précieuse à plus long terme.
L'intérêt pour l'analyse comparative entre pairs et l'étude approfondie des données se développe à mesure que les établissements scolaires prennent conscience des enjeux financiers . Et comme me le rappellent constamment ces deux écoles, les enjeux sont considérables.
Si vous êtes intéressé par l'analyse comparative ou la gestion des coûts au sein de votre école ou organisation, je serais ravi d'en discuter et de voir ce qui est possible.
Je serais ravi de présenter ce dossier aux conseils d'administration ou à la direction si cela peut les aider à mieux comprendre cette opportunité. C'est un sujet trop important pour être ignoré ou minimisé.
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