Succès et autres…

Réflexions sur une relation de 7 ans

On me demande souvent à quoi ressemble la « réussite » dans mon travail. Cela commence par des économies, mais il s'agit rarement uniquement d'argent. Pour certains clients, c'est purement financier : des pourcentages ou des chiffres précis. Pour d'autres, c'est une consolidation des fournisseurs, une meilleure compréhension de leur activité, une plus grande confiance dans leurs décisions, ou une combinaison de tous ces facteurs.

Dans ce numéro de Costedge, je voulais commencer à partager ce à quoi ressemble le succès, ou l'échec, pour certains des clients et projets sur lesquels je travaille, ainsi que certains des enseignements tirés en cours de route.

Étude de cas : Internat privé ; Perth

Je travaille avec ce client — un internat privé à Perth — depuis plus de sept ans ; c’était l’un de mes tout premiers clients lorsque j’ai créé mon entreprise. ERA Group La mission initiale portait sur un point essentiel : la restauration pour leur pension de famille. Dès le départ, le client avait trois objectifs très clairs :

Responsabilisation du conseil d'administration

– Il devait pouvoir répondre avec assurance à la question récurrente du conseil d'administration : « Obtenons-nous la meilleure offre ? »

surveillance accrue

– Il souhaitait une meilleure visibilité sur les performances et les opérations du prestataire de restauration externe.

1. Épargne – Bien que non définie au départ, l'épargne restait un objectif clé.

Avec une équipe financière réduite et des ressources et compétences internes limitées dans ce domaine, il s'est tourné vers ERA Group pour contribuer à la réalisation de ces objectifs.

Conformément à la méthodologie ERA

Nous avons lancé le projet en utilisant la méthodologie en 4 étapes d'ERA :

• Analyse – Nous avons compilé les données de facturation sur 12 mois et les avons présentées dans un rapport de découverte.
• Appel d'offres – Avec le client, nous avons élaboré un appel d'offres détaillé et invité trois fournisseurs à y participer.

Sélection et mise en œuvre

– Le traiteur en place a été sélectionné parmi 3 fournisseurs invités à répondre à un appel d'offres ; offrant une économie de 14 % – un montant à six chiffres en dollars plus d'autres avantages.

• Suivi – Sans avoir besoin d'une mise en œuvre complète, nous sommes rapidement passés à la phase de suivi.

Le plus intéressant, c'est que le titulaire du contrat, confronté à la possibilité de le perdre, a réalisé des économies substantielles ainsi que d'autres avantages inédits, et a renouvelé son engagement, démontrant ainsi l'efficacité des tests de marché, même lorsque le changement n'est pas l'issue finale.

La phase de suivi : une plateforme pour une valeur continue

Le processus de suivi s'est avéré essentiel. Avec la collaboration du traiteur, nous avons mis en place des indicateurs et un contrôle pertinents :

• Nombre réel de repas
• Régulier ; stock disponible détaillé (SOH)
• Rapports réguliers sur le gaspillage alimentaire
• Réunions mensuelles avec les fournisseurs
• Rapports trimestriels de performance avec points de discussion et analyses

Cela a permis à l'établissement scolaire et au traiteur d'optimiser leurs opérations et d'identifier des économies supplémentaires. Nous avons également introduit de nouveaux avantages qui n'étaient pas prévus dans le cahier des charges initial, notamment des bourses annuelles et un soutien aux travaux d'infrastructure — une valeur ajoutée que le client n'avait pas anticipée ou dont il ne disposait pas auparavant.

Alors, cela a-t-il été un succès ?

Oui…

Voici comment le projet s'est comparé aux objectifs initiaux :

1. Prix ​​compétitifs ? ✔ Oui. Grâce à l’appel d’offres, nous avons pu comparer les offres. Avec une offre révisée, le prestataire sortant s’est avéré le plus compétitif ; et le client peut désormais aborder sereinement tout examen du conseil d’administration.
2. Amélioration du contrôle ? ✔ Oui. Le reporting, la transparence et le dialogue avec les fournisseurs se sont tous considérablement améliorés et ont été bénéfiques.
3. Des économies ? ✔ Oui. 14 % d’économies réalisées ; avec des économies supplémentaires progressives au fil du temps.

Selon les mots du client : « Nous avons obtenu des avantages que nous n'aurions pas pu obtenir sans l'aide d'ERAs. »

Entamant aujourd'hui la troisième période de renouvellement de contrat et la huitième année de suivi, cet engagement constitue un excellent exemple de la manière dont une collaboration soutenue et un examen régulier peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à long terme.

Les enseignements tirés de ce projet…

• Il est surprenant de constater ce que les fournisseurs de longue date peuvent offrir lorsqu'on les contacte et que la relation est formalisée. Je le constate régulièrement. On croit bien connaître un fournisseur avec lequel on travaille depuis longtemps…
• L'importance du suivi : Dans ce cas précis, le suivi a permis d'identifier certains points clés à améliorer, comme le gaspillage alimentaire.
• Comment la collaboration avec un fournisseur peut apporter des avantages supplémentaires et aider à surmonter les problèmes lorsqu'ils surviennent.
• L'introduction et la puissance du benchmarking pour mieux comprendre l'entreprise.

Dans le prochain numéro, je me concentrerai sur une autre école ayant des objectifs complètement différents ; même catégorie.

Grant Morrow
Consultant principal
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com