A költségkezelés – hasonlóan a vállalatirányítás egyéb területeihez, például a költségvetés-tervezéshez és a pénzügyekhez – olyan irányítási eszközt igényel, amely egyértelműen meghatározza a célokat, a tevékenységi területeket, a felelős személyeket, a feladatokat, a határidőket és az ellenőrzési módszereket.
Ebben a szakaszban elengedhetetlen egy cselekvési terv kidolgozása. Ez segít a vállalatnak a költségkezeléshez kapcsolódó összetett tényezők rendszerezésében. Ebben a cikkben ezt az eszközt vesszük górcső alá, amely jelentősen hozzájárul a költségkezelés sikeréhez.
Mi az a cselekvési terv?
Ha a magánéletünkre és a saját ingatlanvásárlási tervünkre gondolunk, számos teendővel kell foglalkoznunk: a vásárláshoz szükséges megtakarításokra fordított idő, az ingatlanok felkutatása, a költségek felmérése, a vásárláshoz legmegfelelőbb életkörülmények meghatározása, a finanszírozási lehetőségek és a kiadások előrejelzése.
A lista részletesebb tételekre bontódik, így jó képet ad az akcióterv összetettségéről és fontosságáról.
Enélkül az ingatlanvásárlás minden bizonnyal bonyolultabbá és kockázatosabbá válik, mivel nincs mód arra, hogy minden eseményt előre lássunk és a megfelelő időben reagáljunk rá. Mindig csak utólag tudunk reagálni, és a döntéseink sem lesznek mindig pontosak. Ez a költségkezelés területén még fokozottabban érvényesül.
Alapvetően a cselekvési terv egy (rendszerszintű vagy nem rendszerszintű) irányítási mechanizmus, amely egy konkrét vagy tartós cél eléréséhez kapcsolódó összes döntést és tevékenységet összefogja (folyamatos irányítás).
A cselekvési terv elengedhetetlen minden szervezeti struktúra hatékonyabb működéséhez. Lehetővé teszi, hogy a vállalat összes erőforrását – az embereket, a pénzeszközöket és a rendszereket – összekapcsolják a célokkal, az előnyökkel, a teendőkkel és a határidőkkel, és így létrehozzanak egy olyan ökoszisztémát , amely a struktúra legjobb műszaki és pénzügyi teljesítményét célozza meg.
Cselekvési terv – Jellemzők
Egy cselekvési tervnek a következőket kell tartalmaznia:
- Egyértelmű célok – mind általánosak, mind konkrétak. Például egy értékesítési cselekvési terv célja lehet az évi 10%-os növekedés, és tartalmazhat olyan konkrét célokat is, amelyek terméktípusonként eltérő növekedési ütemet irányoznak elő.
- Objektív és mérhető előnyök – ezeknek összhangban kell állniuk a vállalat elvárásaival, és lehetőséget kell biztosítani azok mérésére.
- Tevékenységek/intézkedések szerinti ellenőrzés – rendkívül fontos, hogy mindegyiknek legyenek konkrét céljai, intézkedései, költségvetése, kockázatai és határidejei, és hogy ezek együttesen mindenki számára egyértelmű ütemtervet alkossanak.
- Névleges felelősök – ne határozzák meg ágazat vagy osztály szerint; fontos, hogy az egyének legyenek a felelősek, hogy a terv keretein belül a területek közötti kommunikáció zökkenőmentes legyen.
- Reális határidők – ez minden cselekvési tervben fontos kihívás, de a határidők nem lehetnek olyan szigorúak, hogy csak megnyugtatni a szervezetet.
A cselekvési terv kidolgozása a következő kérdéseken alapul:
- Mit kell elérni – célok (egy vagy több, a fontosságtól függően);
- MIÉRT kell ezt megvalósítani – az intézkedések célja és egyértelmű előnyei;
- KIK – a tervért és a kapcsolódó tevékenységekért felelős személyek;
- HOL valósul meg a terv – vállalatok, ágazatok, folyamatok, számlák;
- MIKOR kerül végrehajtásra a terv – a végrehajtás időtartama (egyszeri vagy állandó);
- HOGYAN fog működni a terv – hogyan fogják megvalósítani a célokat;
- MENNYIBE fog kerülni a terv – a munkavállalók munkaideje, erőforrások, tanácsadás.
Egy hosszú távú cselekvési terv keretében előfordulhat, hogy korlátozott időtartamú konkrét tervek is születnek. Például egy értékesítési cselekvési terv – amely általános iránymutatásokat tartalmaz a marketingre, a lefedettségre, a kedvezményekre és a struktúrára vonatkozóan – bármikor tartalmazhat egy adott termék értékesítését ösztönző tervet, amelynek saját feltételei vannak, az értékesítési csapat egy részét vonja be, és korlátozott ideig érvényes.
A költségkezelési cselekvési terv 5 alapvető lépése
Beavatás
Ez a lépés, amelyelengedhetetlen a terv egészének működéséhez, meghatározza az általános és konkrét célokat, a várható eredményeket, az érintett területeket, valamint az egyes célok elérésének határidejét (amelyeket később felülvizsgálnak).
A költségkezelés terén a célok nem a csökkentésre magára kell összpontosuljanak, mivel egy állandó ellenőrző szervről van szó.
Például:
Fő cél: a 2018. évi összes adminisztratív költség nyomon követése és ellenőrzése annak érdekében, hogy a költségvetési előirányzatot ne lépjék túl. Területek: minden terület. Határidő: 2018.12.31.
1. részcél: A járműbérleti költségek 20%-os csökkentése 2018-ban a 2017-ben felmerült összeghez képest. Érintett területek: Kereskedelmi és karbantartási részleg. Határidő: 2018.12.31. Várható eredmény: 1 000,00 R$ megtakarítás (a 2017-ben felmerült összeg 20%-a).
A fő célkitűzés megvalósulását az egyes részcélok időtartamának lejártával azok összesített eredménye alapján fogjuk értékelni. A költségkezelőnek azonban rendszeresen részletesebben is értékelnie kell ezeket az eredményeket, hogy megbizonyosodhasson arról, hogy a fő célkitűzés teljesülni fog-e.
Ettől kezdve az 1. konkrét célkitűzést fogjuk példaként használni a további lépésekhez.
Tervezés
Ebben a lépésben meghatározzák az egyes célkitűzésekhez kapcsolódó összes részletet – a tevékenységeket, a határidőket, a felelős személyeket, a költségvetést és a vészhelyzeti terveket –, valamint a tevékenység kidolgozása során végzett minőség-ellenőrzést, a kockázatkezelést és a megoldási lehetőségeket (azaz azokat a belső és külső tényezőket, amelyek befolyásolhatják a tevékenység megvalósítását).
Fontos: a tevékenység elvégzése nem jelenti a cél elérését, hanem csupán az ahhoz szükséges összes feltétel teljesítését, hogy végül el lehessen érni a célt.
1. részcél: A járműbérleti költségek 20%-os csökkentése 2018-ban a 2017-ben felmerült összeghez képest. Érintett területek: Kereskedelmi és karbantartási részleg. Határidő: 2018.12.31. Várható eredmény: 1 000,00 R$ megtakarítás (a 2017-ben felmerült összeg 20%-a).
1. feladat: 3 beszállító felkutatása. Felelős: Jorge Cardoso (adminisztráció). Határidő: 2018. március 5. Költségvetés: nem vonatkozik.
2. feladat: az elvégzett utazások elemzése. Felelős: Celso Furtado (Kereskedelmi osztály). Határidő: 2018. március 5. Költségvetés: nem vonatkozik.
Végrehajtás
Ebben a lépésben a tervezett intézkedéseket végrehajtják. Fontos, hogy pontosan ellenőrizzék a tevékenységek megvalósítására elkülönített forrásokat, mivel bármilyen eltérés többletköltségeket eredményez.
Felügyelet
Itt minden tevékenységet a költségmenedzser és csapata részletesen figyelemmel kísér, hogy ne fordulhasson elő olyan esemény, amely akadályozná a végrehajtást vagy előre nem látható torzulásokat okozna. A tervezés szakaszban említett kockázati jegyzék elengedhetetlen ahhoz, hogy a kockázatok már abban a szakaszban (előrejelzés) feltáruljanak, és ebben a szakaszban jobban megérthetőek legyenek. A tevékenységért felelős személynek haladéktalanul jelentenie kell minden olyan eseményt, amely veszélyeztetheti a tevékenység teljesítését, és szükség esetén módosítania kell a folyamatot annak érdekében, hogy az folytatódhasson és megvalósulhasson.
Bezárás
Most van itt az ideje az eredmények összegzésének, azok egyedi értékelésének, annak megállapításának, hogy a konkrét és fő célok megvalósultak-e, valamint azoknak az okoknak (kockázatoknak) a feltárásának, amelyek megakadályozták a megvalósítást és nem tudták kiküszöbölni, továbbá a következő cselekvési tervhez szükséges tanulságok összegyűjtésének.
Kétségtelen, hogy a cselekvési terv rendkívül fontos minden üzleti cél eléréséhez.
Ez egy olyan szövetséges, amely bizonyítja, hogy szervezett és ellenőrzött módon elérhetők a célok.
Lényegében egyszerű feladat, de a kivitelezés bonyolult, ezért érdemes egy olyan, költségcsökkentésre szakosodott tanácsadó céggel együttműködni, mint az ERA Group, döntő jelentőségű lehet a kezdeményezés sikerében.
Az ERA tapasztalt és képzett szakemberekkel rendelkezik, akik teljes körű támogatást nyújtanak vállalatának a költségkezelés bevezetésében.
