Az intelligens beszerzésnek kulcsfontosságú stratégiának kell lennie az élelmiszerköltségek csökkentésében

Mivel az élelmiszerárak országszerte folyamatosan emelkednek, a szervezetek egyre inkább a beszerzési stratégiákban látják a költségvetés-ellenőrzés hatékony eszközét – anélkül, hogy a diákoknak biztosított ételek minőségét veszélyeztetnék.

ERA Group évek ERA Group széles körű együttműködést folytat iskolákkal és időskorúakat gondozó intézményekkel, ahol az intelligens beszerzési gyakorlatok jelentős megtakarításokat eredményeztek, miközben javították a működési hatékonyságot; a megtakarítások összege gyakran eléri a hat számjegyű összeget.

Az élelmiszer-pazarlás és az étlaptervezés gyakran kapja a figyelmet, de valójában a beszerzés az, ami igazán számít. Nem a költségek lefaragásáról van szó, hanem arról, hogy okosabban vásároljunk, hatékonyabban tárgyaljunk, és adatokon alapuló döntéseket hozzunk.

Két modell; közös kihívások

A szervezetek általában két étkeztetési modell egyikét alkalmazzák: a kiszervezett étkeztetést, amelynek keretében egy külső szolgáltatót bíznak meg az ételek elkészítésével, vagy a házon belüli étkeztetést, amelynek keretében a szervezet saját konyhai személyzetet foglalkoztat.

A kiszervezést gyakran tartják az egyszerűbb, kevesebb gondot okozó megoldásnak; de felhívom a figyelmet arra, hogy ez is folyamatos, rendszeres felügyeletet igényel.

Még akkor is, ha már van szerződéses étkeztető szolgáltatónk, elengedhetetlenül fontos, hogy szorosan figyelemmel kísérjük a teljesítményüket. Egy olyan bentlakásos iskolában, amellyel már 7 éve együttműködünk, rendszeresen áttekintjük a részletes jelentéseket – az étkezések számát, a raktárkészletet, a hulladékmennyiséget –, majd ezeket az adatokat beépítjük olyan irányítópultokba és jelentésekbe, amelyek nyomon követik a teljesítmény alakulását, és időben jelzik az esetleges problémákat.

A házon belüli étkeztetés viszont nagyobb ellenőrzést biztosít, de jóval bonyolultabbá válhat, különösen akkor, ha számos beszállítóval kell együttműködni.

Egy esetben egy olyan iskolát támogatunk, amelynek több mint 26 különböző étkeztetési szolgáltatója van. Bár sikerült ezt a számot 20-ra csökkenteni, ez még mindig magas szám. Ehhez képest egy idősek otthonával is együttműködünk, ahol sikerült a szolgáltatók számát mindössze nyolc-kilenc fő szállítóra csökkenteni.

Hat eredményes beszerzési stratégia

A szűkülő költségvetések és az emelkedő árak miatt ERA Group a szervezeteket, hogy alkalmazzanak néhány gyakorlati stratégiát annak érdekében, hogy az élelmiszer-kiadásaikból a lehető legnagyobb hasznot húzzák ki:

• Beszállítók összevonása: Ha egy szervezet több beszállítóval dolgozik együtt különböző kategóriákban, az gyakran azt eredményezi, hogy nem tudnak kihasználni a mennyiségi kedvezményeket, és megnőnek a szállítási költségek. A szervezeteknek célszerű felülvizsgálniuk a meglévő beszállítóikat, és fontolóra venni azok összevonását, hogy kedvezőbb árakat érjenek el és csökkentsék az adminisztratív költségeket. Gyakran előfordul, hogy a szervezetek nem használják ki teljes mértékben vásárlóerejüket.
• Hosszú távú ármegállapodások megkötése: A 6–12 hónapos, rögzített árperiódusú szerződések megkötése árstabilitást biztosíthat és javíthatja az előrejelzéseket. A megállapodásoknak egyértelműen meg kell határoznia az elvárásokat, például az árral, az árvédelemmel, a szállítással, a minőségi elvárásokkal és a helyettesítési szabályokkal kapcsolatos legfontosabb területeket.

A beszállítók teljesítményének nyomon követése:

ERA Group , hogy vezessenek be egyszerű értékelőlapokat, jelentéseket vagy negyedéves felülvizsgálatokat a beszállítók teljesítményének értékelésére az árak, a szállítási pontosság és a szolgáltatás minősége alapján. A hosszú távú kapcsolatokat rendszeresen felül kell vizsgálni a folyamatos értékteremtés biztosítása érdekében.

A benchmarking alkalmazásával jelentős sikereket értem el. Bár a versenytársakkal való összehasonlítás nehéz feladat, hacsak nem veszünk igénybe egy külső szakértőt, mint például engem; olyan értelmes belső referenciaértékeket találtunk, amelyek segítségével a teljesítményt sokkal átfogóbban tudjuk értékelni.

A készletgazdálkodás és a rendelési gyakorlatok fejlesztése:

Az egyik legnagyobb nehézség, amellyel szembesültünk, a SOH-szintek nyomon követése volt. A kiszervezett étkeztető cégek esetében elvárható, hogy rendszeresen benyújtsák a SOH-jelentést és tájékoztassák az intézményt a helyzetről. A saját üzemeltetésű étkeztetésnél ez valamivel bonyolultabb, és gyakran előfordul, hogy a szervezetek nem rendelkeznek a szükséges erőforrásokkal. A SOH-szinteknek viszont igenis van jelentősége, különösen akkor, ha az ágy-napköltségeket vagy az étkezésenkénti költségeket figyeljük.

A személyzet költségtudatosságra való képzése:

A beszerzési stratégiák hatékonysága attól függ, hogy kik hajtják végre őket. A szervezeteknek érdemes befektetniük a megrendelésekért és az áruátvételért felelős munkatársak képzésébe, ösztönözve őket az árak rendellenességeinek észlelésére és a beszállítók előírásainak betartatására.

Csoportos vásárlás

A közös beszerzési programok rendkívül alulhasznosított lehetőséget jelentenek az oktatási és a nonprofit szektorban. Bár a legtöbbünk tudja, hogy léteznek, a napi beszerzési tervezés során gyakran figyelmen kívül hagyják őket, pedig hatékony eszközök lehetnek.

Az alapelv egyszerű: azáltal, hogy más szervezetekkel – például iskolákkal – összefogják a keresletet, a szervezetek olyan árakhoz és feltételekhez juthatnak hozzá, amelyek általában csak a sokkal nagyobb szervezetek számára elérhetők. Ezek a közös megállapodások jelentősen csökkenthetik az egységköltségeket, egyszerűsíthetik a közbeszerzési eljárást, valamint csökkenthetik a beszerzéssel és a beszállítók kezelésével járó adminisztratív terheket. A költségmegtakarításon túlmenően javítják a termékminőség és a szolgáltatásnyújtás következetességét is, így a kisebb intézmények számára hatékony eszközt kínálnak az egyenlő versenyfeltételek megteremtéséhez.

A csoportos vásárlási programok egyetlen hátránya, hogy a szervezetek egy részét az irányításuknak átadják a csoportnak; ráadásul olykor szinte lehetetlen feladatnak tűnik rávenni mindenkit, hogy helyesen cselekedjen; ez csak akkor működik, ha a közösség be tudja tartani az ígéretét.

Gyakorlati hatások

Ezek a gyakorlati változások gyorsan összeadódhatnak.

„Egy iskolában ezeknek a beszerzési elveknek az alkalmazása évente több tízezer eurós megtakarítást eredményezett – ráadásul mindezt úgy, hogy közben javult a szolgáltatás és a minőség is, még a régóta együttműködő beszállítók esetében is.”

Egyre nagyobb az igény az intelligens rendszerek iránt

A gazdasági nyomás fennmaradása miatt az intelligens beszerzés már nem csupán költségmegtakarítási intézkedésként, hanem a fenntartható vendéglátás elengedhetetlen elemeként is egyre nagyobb szerepet kap.