Quasi tutti i piani di ottimizzazione iniziano dalla cima della lista. E funzionano. La prima volta.
In questo articolo spiego perché il 20% più costoso è solitamente anche quello più attentamente monitorato e dove si trova la vera strada: nelle voci di medie dimensioni che da sole non giustificano mai una riunione di gestione.
Quasi tutti i dirigenti conoscono la regola dell'80/20.
E quasi tutti lo applicano alla stessa lista: spesa ordinata dalla più alta alla più bassa.
È logico che lo facciano. È l'elenco fornito dal sistema, quello che arriva al comitato, l'unico che può essere letto senza bisogno di spiegazioni.
Il problema non è la regola. È dove le persone guardano.
Dopo numerosi progetti di ottimizzazione, lo schema si ripete: la parte superiore della lista risponde bene fin da subito.
E poi sempre meno.
Dove tutti guardano
Energia. Personale esterno. Logistica. Assicurazioni . Materie prime.
Queste sono le categorie da cui parte qualsiasi piano di ottimizzazione, e la logica è impeccabile: è lì che si trovano i profitti.
Il problema è che ci sono anche tutti gli altri. Queste categorie hanno un responsabile, un comitato e uno storico di gare d'appalto. Vengono riviste ogni anno perché le loro dimensioni impongono tale revisione.
Il 20% più costoso finisce anche per essere il 20% più attentamente monitorato.
E ciò che viene rivisto ogni anno raramente presenta ancora molti margini di miglioramento.
Allora, dov'è quel 20% che conta davvero?
È un problema diffuso. Ed è per questo che non compare in nessun rapporto.
Pensate a quella flotta, dimensionata quando l'azienda aveva una struttura commerciale diversa, e che oggi viene rinnovata per inerzia, utilizzando criteri risalenti a sei anni fa.
Oppure quel software che l'intera forza lavoro paga e che solo il 10% utilizza. Oppure Telecomunicazioni .
Oppure quella categoria di costi che è aumentata con la revisione annuale dei prezzi, anno dopo anno, senza che nessuno abbia mai confrontato il risultato con ciò che il mercato offre oggi.
Nessuna di queste situazioni giustifica di per sé una riunione del management.
Tutti insieme spiegano una parte del Margine che in seguito verrà ricercata altrove.
Perché l'importo è fuorviante
Il criterio solitamente utilizzato per stabilire le priorità è l'entità della categoria di spesa.
Un altro criterio utile è quello dell'opportunità, della differenza tra quanto viene pagato e quanto dovrebbe essere pagato.
Una categoria da due milioni di sterline, oggetto di una negoziazione accurata, offre meno opportunità rispetto a una categoria da duecentomila sterline che nessuno ha toccato negli ultimi sei anni.
La quantità misura il peso. L'opportunità misura il potenziale.
E quasi mai coincidono.
Come si fa a identificarlo?
Non suddividendo la spesa in euro. Ma ponendo tre domande a tutte le spese, non solo alle categorie più ampie:
- Quando è stata negoziata l'ultima volta e rispetto a quante alternative concrete?
- Il consumo odierno è paragonabile al consumo per cui era stato originariamente concepito?
- La fattura corrisponde a quanto firmato?
Ciò che emerge da questo processo non è un elenco di tagli, bensì una mappa che mostra dove ci sono opportunità e dove non ce ne sono.
E il secondo aspetto è altrettanto importante del primo: sapere quali categorie sono già in buona forma evita mesi di tensione interna in battaglie che erano già state vinte fin dall'inizio.
La regola dell'80/20 dell'attenzione
La regola non si applica solo alle spese, ma anche al tempo di chi prende le decisioni.
La maggior parte dei comitati dedica l'80% della propria attenzione al 20% della spesa più visibile, non al 20% che offre le maggiori opportunità.
E così, anno dopo anno, ciò che era già ottimizzato viene ulteriormente perfezionato. E ciò che non è mai stato rivisto viene semplicemente ereditato.
La regola dell'80/20 rimane valida. Ciò che di solito non funziona è l'elenco a cui viene applicata.
Se domani doveste individuare il 20% della vostra spesa con le maggiori opportunità, sareste in grado di farlo basandovi sui dati?
Quel 20% che determina la tua redditività non è il 20% che ha il peso maggiore nel conto economico.
