家主（またはその管理会社）は、予算書の提出が遅れることが多く、管理費年度がかなり経過してからになることもあります。もしそのような経験があるなら、あなただけではありません。こうしたケースは約50％に上ります。
同様に、家主が最終証明書の発行を遅らせることも少なくありません。特に、実際の費用が予算を下回ったために賃借人に返金が生じる場合、その傾向が顕著です。また、費用に関する説明や解説が不十分であったり、全く欠けていたりすることもあり、費用配分の根拠もほとんど示されない場合があります。さらに重要な点として、賃借人が報告された支出額に異議を申し立てられるのは、証明書発行後、限られた期間のみである可能性があります。そもそも、追加費用を負担せずに異議を申し立てることができるかどうかさえ定かではありません。
テナント企業の多忙な財務責任者（FD）や不動産担当責任者であれば、こうした業務はしばしば「やることリスト」に追加されたまま、忘れ去られたり、あるいは単に受け入れたりしてしまうものです。 ベストプラクティスでは、管理費年度の開始の1ヶ月前までに予算案を提示し、年度末から4ヶ月以内に最終明細書を発行し、さらにテナントが費用を確認するための期間として4ヶ月を確保すべきとされています。ただし、賃貸借契約書に具体的な期限が明記されている場合は注意が必要です。契約上の規定が優先され、将来的なトラブルを防ぐことができるためです。
家主の管理不備が事業に与える影響は甚大である：
- コストの上昇に対して、事前に予算を組むことはできません。
- 予算案を受け取る前から、ましてや異議を申し立てる機会さえ得る前に、大家はすでに新たな費用の負担を約束し、その費用を負担し始めている可能性があります。
- あなたは損をしています。入居者は、気づかないうちに過剰な家賃を支払わされ、本来は家主が負担すべき費用を知らず知らずのうちに肩代わりしていることがよくあります。その結果、自身のビジネスを成長させるために使えるはずの資金が、無駄に流れてしまっているのです。
管理業務の質が低いだけでも十分問題なのに、2024年に過剰請求が特に目立った分野の一つが、敷地管理費でした。これらは、特にロンドンで急激に上昇しており、本来なら管理手数料に含まれるべき管理業者の業務範囲が含まれていることがよくあります。なぜでしょうか？それは、本来ならその手数料は固定額であるべきだからです。つまり、管理業務の質が低いだけでなく、家主はそれに対してさらに高額な請求をしているのです！
また、M&E（機械・電気設備）の費用にも注意が必要です。 包括的なメンテナンス契約を選択している大家さんでも、本来請求すべきではない追加費用が発生し、それを転嫁しているケースがあります。修理費用は、交換費用とは別々に計上されるべきです。建物のエネルギー性能に関するMEES規制の導入を控え、設備や建物の構造を修理・交換するのではなく、アップグレードすることを選択する大家さんも増えています。資本コストは、明示されている場合、通常は多額であり、予想外の負担となる可能性があります。しかし、賃貸借契約の条項上、そもそもその費用を負担する義務があるのでしょうか？より費用対効果が高く、規制に準拠した代替案はないでしょうか？
専門家の助言を得れば、これらの費用が賃貸借契約およびRICS実務指針の観点から妥当かどうかを検証することができ、大幅な減額交渉が可能になる可能性があります。請求内容が適正かどうか確信が持てない場合は、専門家に相談することをお勧めします。
当社の建築測量士およびFMエンジニアからなる専門チームが、お客様の賃貸借契約書を精査し、管理費の相場を迅速に分析いたします。その後、高額な請求や不合理な点については家主と交渉を行い、多くの場合、大幅な返金や今後の管理費の削減を実現します。
