スマート調達こそが、食材費削減における重要な戦略であるべきだ

全国的に食料費の高騰が続く中、各組織は、生徒に提供する食事の質を損なうことなく、予算管理の強力な手段として調達戦略に注目するようになってきています。

ERA Group 、学校や高齢者介護施設と幅広く連携してきました。そこで導入されたより効率的な調達手法により、業務効率の向上とともに大幅なコスト削減を実現しており、その削減額はしばしば10万ドル規模に達しています。

食品廃棄や献立計画が注目を集めることが多いですが、調達こそが大きな違いを生むのです。それは手抜きをするということではなく、より賢く購入し、より良い交渉を行い、データに基づいた意思決定を行うということです。

2つのモデル：共通の課題

組織の給食運営は、通常、次の2つのモデルのいずれかに基づいて行われます。1つは外部業者に食事の提供を委託する「外部委託型」、もう1つは組織が独自の厨房スタッフを雇用する「自社運営型」です。

アウトソーシングは、より簡単で手間のかからない選択肢だと見なされることが多いですが、それでも継続的かつ定期的な監督が必要であることに注意してください。

ケータリング業者と契約していても、その業務実績を綿密に監視することは不可欠です。当社が7年間にわたり提携しているある寄宿学校では、食事の提供数、在庫状況、廃棄量といった詳細なレポートを定期的に確認し、そのデータをダッシュボードやレポートに反映させています。これにより、実績の推移を把握し、問題があれば早期に検知できるようにしています。

一方、社内でのケータリングは、管理面での自由度が高い反面、特に多数の業者と取引する場合、はるかに複雑になりかねません。

ある事例では、26社以上の給食業者を抱える学校を支援しています。20社まで統合することはできましたが、それでもなお多い数です。これに対し、私たちが関わるある高齢者介護施設では、主要な業者をわずか8～9社にまで絞り込むことに成功しました。

成果をもたらす6つの調達戦略

予算が逼迫し、物価が上昇する中、ERA Group 、各組織が食費を最大限に活用できるよう、いくつかの実践的な戦略の導入を推奨ERA Group ：

• サプライヤーの統合：複数のカテゴリーにまたがって多数のサプライヤーと取引していると、数量割引の機会を逃したり、配送料が増加したりすることがよくあります。企業は既存のサプライヤーを見直し、統合を検討することで、より有利な価格条件を獲得し、管理コストを削減することが推奨されます。多くの場合、企業は自社の購買力を十分に活用できていないのが実情です。
• 長期価格契約の締結：6～12カ月の契約期間を設定し、価格を固定することで、価格の安定性を確保し、需要予測の精度を高めることができます。契約書には、価格、価格保護、納期、品質基準、代替品に関する方針など、双方の期待事項を明確に明記する必要があります。

サプライヤーのパフォーマンスを監視する：

ERA Group 、価格、納期の正確性、サービス品質に基づいてサプライヤーのパフォーマンスを評価するため、シンプルなスコアカードや報告書、あるいは四半期ごとのレビューの導入をERA Group 。長期的な取引関係については、継続的な価値を確保するために、定期的に見直す必要があります。

私はベンチマーキングを活用して多くの成果を上げてきました。私のような第三者を利用しない限り、同業他社との比較は難しいですが、私たちは社内で有意義なベンチマークを見出し、パフォーマンスをより深く洞察できる指標を提供できるようになっています。

在庫管理と発注業務の改善：

私たちが直面してきた大きな課題の一つは、SOH水準のモニタリングです。外部のケータリング業者に委託している場合、業者は定期的にSOHレポートと現状報告を提出するはずです。しかし、社内運営の場合は少し難しく、多くの組織にはそのためのリソースが不足しています。SOH水準は、特にベッド日数あたりのコストや1食あたりのコストを管理している場合には、大きな影響を及ぼします。

従業員にコスト意識を徹底させる：

調達戦略の効果は、それを実行する人材の力量にかかっています。組織は、発注や受入を担当するスタッフへの研修に投資し、価格の異常やサプライヤーのコンプライアンス遵守について、常に注意を払うよう促すべきです。

共同購入

共同購入制度は、教育分野や非営利セクターにおいて、その可能性が十分に活用されていない分野です。その存在自体は広く知られていますが、日々の調達計画では見過ごされがちであり、実は効果的なツールとなり得るのです。

その基本的な考え方は単純明快です。学校などの他の組織と需要を共同で集約することで、組織は通常、はるかに大規模な団体にしか適用されないような価格や条件を利用できるようになります。こうした共同契約により、単価を大幅に削減し、入札プロセスを効率化し、サプライヤーの選定や管理に伴う事務負担を軽減することができます。コスト削減に加え、製品の品質やサービスの提供における一貫性も向上するため、小規模な機関にとっても、競争条件を平等にする強力な手段となります。

共同購入スキームの唯一の欠点は、組織がグループに対して一定の主導権を譲り渡さなければならない点です。また、全員に正しい行動をとらせるのは、まるで猫を群れにまとめようとするようなもので、集団が約束を果たせる場合にのみ機能します。

実社会への影響

こうした実務上の変更は、あっという間に積み重なっていくものです。

「ある学校では、これらの調達原則を適用した結果、年間で数万ドルの経費削減を実現しました。しかも、それは長期取引先との取引においても、サービスと品質を同時に向上させながら達成されたものです」

よりスマートなシステムへの需要の高まり

経済的な圧力が続く中、スマートな調達活動は単なるコスト削減策としてだけでなく、持続可能な外食産業の重要な要素として台頭しつつある。