コスト管理アクションプラン

公開日：

2020年1月27日

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予算編成や財務といった他の経営分野と同様、コスト管理においても、目標、活動範囲、責任者、業務内容、期限、および進捗管理方法を明確に定義する管理ツールが必要となります。

この段階では、アクションプランの策定が不可欠です。アクションプランは、コスト管理に関わる複雑な要素を整理するのに役立ちます。本記事では、コスト管理の成功に大きく寄与するこのツールについて解説します。

アクションプランとは何ですか？

私生活やマイホーム購入というプロジェクトを考えると、管理すべき事項がいくつかあります。具体的には、購入資金を貯めるために必要な時間、物件の調査、費用の見積もり、購入に際しての最適な居住環境の検討、資金調達の選択肢、そして支出の見通しなどです。

このリストはさらに具体的な項目へと展開され、行動計画の 複雑さと 重要性をよく理解できるでしょう。

それがなければ、不動産の購入は間違いなくより複雑でリスクの高いものとなります。なぜなら、個々の事態を予測し、適切なタイミングで対応する手段がないからです。私たちは常に事後対応に追われることになり、意思決定も必ずしも的確なものとは限りません。こうした状況は、コスト管理において特に顕著に現れます。

基本的に、アクションプランとは、特定の目標または恒久的な目標の達成に関連するすべての意思決定と活動を統括する仕組み（体系的なものであれそうでないものであれ）であり、継続的な管理を指します。

アクションプランは、いかなる組織構造においても、その機能をより良く発揮させるために不可欠です。これにより、人材、資金、システムといった企業のあらゆるリソースを、目標、成果、行動、期限と結びつけ、 エコシステム を構築し、組織の技術的および財務的なパフォーマンスを最大化することを目指します。

行動計画 – 特徴

行動計画には、以下の内容を含めるべきです：

明確な目標――全体的な目標と具体的な目標の両方。例えば、営業アクションプランでは、年間10％の成長を目標とし、製品タイプごとに異なる成長率を具体的な目標として設定する場合がある。
客観的かつ測定可能なメリット――これらは企業の期待に沿ったものでなければならず、測定可能な指標が設けられている必要があります。
活動・アクションごとの管理– それぞれの活動・アクションに具体的な目標、実施内容、予算、リスク、および期限を設定し、それらを統合して、関係者全員が明確に把握できるスケジュールを策定することが極めて重要です。
名目上の責任者――部門や部署で決めるのではなく、スケジュール内で各部署間のコミュニケーションが円滑に行われるよう、個人が責任を負うことが重要です。
現実的な期限――これはどのような行動計画においても重要な課題ですが、期限が厳しすぎて、単に 組織を ことしかできないようなものであってはなりません。

行動計画の策定は、以下の質問に基づいて行われます：

達成すべきこと– 目標（重要度に応じて1つ以上）；
なぜそれを実現する必要があるのか ――その取り組みの目的と明確なメリット；
WHO – 本計画および関連活動の責任者；
本計画の実施対象 ――企業、業種、業務プロセス、勘定科目；
計画の実施時期 ――実施期間（一時的なものか恒久的なものか）；
計画の 運用方法――目標をどのように達成するか；
この計画にはどれほどの コストがかかるか――従業員の時間、リソース、コンサルティング費用など。

恒久的なアクションプランを検討する際、期間限定の 具体的な計画が含まれる可能性があります。例えば、マーケティング、担当範囲、割引、構成に関する一般的な指針を定めた「販売アクションプラン」であっても、特定の製品の販売促進を目的とした計画が、独自の条件のもと、販売チームの一部を対象に、期間限定で盛り込まれることがあります。

原価管理におけるアクションプランの5つの必須ステップ

入門

このステップは、計画全体の円滑な実施に不可欠であり、全体目標と具体目標、期待される成果、対象となる分野、および各目標の達成期限（後日見直される場合がある）を明確にします。

コスト管理においては、恒常的な管理体制を構築することを目的としているため、目標を単なる削減そのものに絞るべきではありません。

例えば：

主な目的：2018年度の全管理費を監視・管理し、予算見込み額を超過しないようにすること。対象範囲：全分野。期限：2018年12月31日。

具体的目標1：2018年の車両レンタル費用を、2017年の支出額と比較して20％削減する。対象部門：営業部門および保守部門。期限：2018年12月31日。期待される効果：1,000.00レアルの節約（2017年の支出額の20％）。

主要目標の達成度は、各具体目標の期間終了時点における総合的な成果によって評価される。ただし、コストマネージャーは、主要目標が達成されるかどうかを把握するため、これらの成果を定期的に詳細に評価しなければならない。

ここからは、残りの手順について、具体的な目標1を例として説明します。

計画

このステップでは、具体的な目標に関連するすべての定義（活動内容、期限、担当者、予算、および緊急時対応策）を策定します。これには、活動策定時の品質管理、リスク管理、および解決策（活動の完了に影響を及ぼす可能性のある内的・外的要因）が含まれます。

重要：この活動を完了したからといって、目標が達成されたわけではありません。あくまで、最終的に目標を達成するために必要なすべての条件が満たされたに過ぎません。

活動1：3社のサプライヤーを調査する。担当者：ホルヘ・カルドソ（総務）。期限：2018年3月5日。予算：該当なし。

活動2：出張の分析。担当者：セルソ・フルタド（営業）。期限：2018年3月5日。予算：該当なし。

実行

このステップでは、計画された行動を実行に移します。活動実施のために割り当てられた資金を正確に管理することが重要です。なぜなら、管理に不備があると、追加費用が発生するからです。

監視

ここでは、各活動についてコストマネージャーとそのチームが詳細に監視を行い、実行を妨げたり 予期せぬ歪みを引き起こしたりするような事態が発生しないよう徹底しています。計画段階で言及されたリスク登録簿は、その段階でリスクを洗い出し（予見）、本段階でより深く理解するために不可欠なものです。活動の責任者は、その達成を危うくしかねない事象が発生した場合は直ちに報告し、必要に応じて調整を行い、活動を継続して目標を達成できるようにしなければなりません。