サプライヤーとの関係管理において、契約を「一度きりの作業」として扱いたくなるものです。つまり、条件を交渉し、書類を保管して、それで終わり、という具合です。しかし、そのような考え方は、企業に多大な損失をもたらす可能性があります。ここでは、時間の経過とともに契約の価値を徐々に蝕んでいく、2つの目立たないが極めて重要な課題、「契約の拡大（contract creep）」と「契約疲労（contract fatigue）」についてお話ししたいと思います。
市場は決して静止することはない
はっきり言っておきましょう。契約は完璧に機能するものではありません。そもそも完璧に機能するはずがないのです。市場の変動性や企業の絶えず変化するニーズなど、さまざまな理由から、現場の現実は常に変化し続けています。そして、クライアントは契約管理を単なる「チェックリストを埋める作業」――「プロジェクト完了、次へ」――と捉えがちですが、まさにそこに問題の始まりがあるのです。
一方、サプライヤーは――これは慎重に言いますが――常に利益率を高める機会を模索しており、時にはクライアントの犠牲を伴ってでもそうしようとするものです。これは皮肉を言っているのではなく、現実を見据えているだけです。サプライヤーは営利企業であり、利益率を上げるチャンスがあれば、多くの企業がそれを逃しません。それがこの業界の常なのです。
契約内容の拡大 vs 契約疲れ
ERA Group、監査プロセスを通じて、クライアントが「契約内容の拡大」と「契約疲労」という、性質は異なるものの相互に関連する2つの課題に取り組むお手伝いをしています。
- 契約内容の拡大（コントラクト・クリープ）とは、サプライヤーや社内のチームでさえ、当初交渉された条件を遵守しない場合に発生します。例えば、文房具のサプライヤーが、無印の製品で見積もりを提示したとします。しかし、クライアントが再注文しようとすると、その製品は生産終了か在庫切れだと言われます。その代わりに、たまたま大幅に高価な「代替品」が提案されるのです。そして、その代替品がより安い価格で提供されることはめったにありません。むしろその逆です。 サプライヤーは余分な利益を懐に入れ、クライアントは求めてもいないものに対してより多くの代金を支払う羽目になるのです。
- 一方、「契約疲れ」はより受動的なものです。 これは、誰もが契約のことを忘れてしまったときに起こる現象だ。契約はリストからチェックされ、生活はそのまま進んでいく。しかし、その契約がもたらすメリットは？それらは静かに消え去っていく。実際、当初交渉された価値のうち、3年以内に残るのはわずか40％程度に過ぎないという研究結果もある。その減少は急速に進む――初年度は急激に、その後は緩やかになる――が、その時点で、メリットの60％はすでに見逃されてしまっているのだ。
主導権を握り、価値を提供する
そこで、私たちの出番です。当社の監査プロセスは、データ、契約書、そして細則に至るまで、徹底的に精査します。その目的は、当初交渉された価値を完全に維持し、守ることです。それを「コスト削減」と呼ぶにせよ、「費用対効果」と呼ぶにせよ、あるいは「商業的利益」と呼ぶにせよ、契約の全ライフサイクルを通じて、その価値が確実に実現されるよう保証します。
私たちは単に有利な条件を交渉するだけでなく、その条件が長期にわたり、一貫して最大限の効果を発揮するよう確実に実現します。これこそが、ERAのアプローチにおける最大の強みです。
ミニ・テンダー：積極的な改善策
これと並行して、同僚のジェームズと私は市場動向を注視しています。潤滑油やオイル分野の変動など、トレンドを察知すれば、即座に行動に移します。私たちは「ミニ入札」と呼ぶ手法を採用し、大規模な契約の一部を切り出して再入札を行います。そうすることで、競争の緊張感を再び呼び起こし、新たな価値を引き出すことができるのです。これは契約を陳腐化させることなく、その価値を高めるための手法なのです。
まとめ
クライアントは、契約の価値がいかに急速に失われるかを過小評価しがちです。しかし、適切な管理、ツール、そして市場情報を活用すれば、契約の価値を維持することができます。契約の陳腐化や条件の緩みは避けられないものではなく、防ぐことが可能です。重要なのは、どこに注目すべきかを知り、常に目を光らせ続けることです。
まさにそれが、ERA Groupの取り組みです。
