SAP ERPが多数かつ多様なユーザーに利用されている複雑な環境においては、ライセンス管理は決して軽視できるものではなく、時間の経過とともに、各SAPモジュールの実際の利用状況と、契約上合意された（かつ対価が支払われている）内容との間に不整合が生じる原因となりかねません。
このずれは、状況に応じて、2つの異なる種類の問題を引き起こす可能性があります。
- このアプリケーションのユーザー数は時間の経過とともに増加しています。もしこの状況がSAPに伝えられず、適切な交渉が行われていない場合、同社は本来支払うべき金額よりも少ない額を支払っていることになり、SAPまたはそのパートナー企業による特別監査の対象となる可能性があります。その結果、SAPからの罰金という不都合な結果を招く恐れがあります。
- 一方、さまざまな理由でシステムの実際の利用が時間の経過とともに減少した場合、あるいは契約しているモジュールの一部が実際には一度も使用されていない場合、逆の状況が生じます。つまり、企業は本来支払うべき金額よりも多く支払っていることになります。
SAPのライセンス計算モデルは、単にユーザーあたりの名目上のライセンス数に基づくものではなく、FUE（Full Usage Equivalent：完全利用相当数）と呼ばれる総合的な利用指標によって定義されます。 ユーザーは、システムとの関与度に応じていくつかのカテゴリに分類され、一部のカテゴリは他のカテゴリよりも「権限が高い」とみなされます。例えば、ソースコードの変更権限を持つユーザーは、提供されている各種機能の閲覧のみが許可されているユーザーよりも権限の高いクラスに属します。したがって、前者のユーザーは後者よりも明らかに多くのFUEを消費することになります。
FUEは、各ユーザーに付与される権限の範囲を表す「通貨」のような概念であり、モジュールごとに異なる可能性のある複数のアクセス権の組み合わせを含みます。
これが、記事の冒頭で述べられた「適切に対処しなければ、SAPライセンス管理は時間の経過とともに、実際の利用状況と契約条件との間に大きな乖離が生じる事態を招きかねない」という指摘の根拠となります。
このような状況において、ERA Group 、お客様が社内のSAPシステムの利用状況を定期的に分析し、状況を明確かつ最新の状態として把握できるよう支援ERA Group 。
第二に、ERAは、SAPとの交渉をより円滑に進めるために必要なサポートも顧客に提供できます。SAPは、他の主要なソフトウェアプロバイダーと同様、たとえ不具合が発生した場合であっても、継続的な収益源を手放そうとはせず、企業にとって有益か否か定かではない技術的なアップグレードを提案してくる傾向があります。
まさに時宜を得た例として、SAPによるHANAデータベースエンジンを搭載したS/4へのアップグレードが挙げられます（SAPは最近、2027年末までにすべてのR/3 ECCSバージョンのサポートを終了すると発表しました）。
そのため、明確かつ客観的なデータを用意するだけでなく、ツールの進化という観点から自社のニーズや戦略を明確に把握した上で、適切な交渉戦略を策定する必要があります。
