Slimme inkoop zou een sleutelstrategie moeten zijn voor kostenbesparingen in de voedingssector.

Nu de voedselprijzen in het hele land blijven stijgen, zien organisaties inkoopstrategieën steeds vaker als een krachtig middel om de begroting onder controle te houden, zonder daarbij in te boeten aan de kwaliteit van de maaltijden die aan leerlingen worden geserveerd.

ERA Group Al vele jaren werkt het bedrijf intensief samen met scholen en zorginstellingen voor ouderen, waar slimmere inkooppraktijken hebben geleid tot aanzienlijke besparingen en een verbeterde operationele efficiëntie; vaak gaat het om besparingen van zes cijfers.

Voedselverspilling en menuplanning krijgen vaak de aandacht, maar inkoop maakt wel degelijk het verschil. Het gaat er niet om te bezuinigen, maar om slimmer in te kopen, beter te onderhandelen en op data gebaseerde beslissingen te nemen.

Twee modellen; gedeelde druk

Organisaties werken doorgaans met een van de twee modellen voor voedselvoorziening: uitbestede catering, waarbij een externe leverancier wordt ingeschakeld om maaltijden te verzorgen; of interne catering, waarbij de organisatie haar eigen keukenpersoneel in dienst heeft.

Outsourcing wordt vaak gezien als de eenvoudigere en minder omslachtige optie, maar ik waarschuw dat het nog steeds regelmatig toezicht vereist.

Zelfs met een cateraar is het essentieel om hun prestaties nauwlettend in de gaten te houden. Bij een kostschool waarmee we al zeven jaar samenwerken, bekijken we regelmatig gedetailleerde rapporten – over het aantal maaltijden, de voorraad en de verspilling – en verwerken we die gegevens in dashboards en rapporten die prestatietrends volgen en eventuele problemen vroegtijdig signaleren.

Catering in eigen beheer biedt daarentegen meer controle, maar kan ook veel complexer worden, vooral wanneer er met een groot aantal leveranciers wordt gewerkt.

In één geval ondersteunen we een school met meer dan 26 verschillende cateringleveranciers. Hoewel we erin geslaagd zijn dit aantal terug te brengen tot 20, is het nog steeds een hoog aantal. Ter vergelijking: we werken samen met een zorginstelling voor ouderen en hebben het bedrijf weten te stroomlijnen tot slechts acht of negen belangrijke leveranciers.

Zes inkooptactieken die resultaat opleveren

Naarmate de budgetten krapper worden en de prijzen stijgen; ERA Group moedigt organisaties aan om verschillende praktische strategieën te hanteren om het meeste rendement uit hun voedseluitgaven te halen:

• Leveranciers consolideren: Werken met meerdere leveranciers in verschillende categorieën leidt vaak tot gemiste volumekortingen en hogere bezorgkosten. Organisaties doen er goed aan hun bestaande leveranciers te controleren en consolidatie te overwegen om betere prijzen te realiseren en de administratieve lasten te verlagen. Vaak benutten organisaties hun inkoopkracht niet volledig.
• Zorg voor veilige prijsafspraken op lange termijn: het vastleggen van contracten van 6 tot 12 maanden met vaste prijsperioden kan prijsstabiliteit bieden en de prognoses verbeteren. Overeenkomsten moeten de verwachtingen duidelijk omschrijven, zoals belangrijke aspecten als prijs; prijsbescherming; levering; kwaliteitseisen; en vervangingsbeleid.

Monitor de prestaties van leveranciers:

ERA Group Het wordt aanbevolen om eenvoudige scorekaarten, rapporten of kwartaalbeoordelingen te implementeren om de prestaties van leveranciers te evalueren op basis van prijsstelling, leveringsnauwkeurigheid en servicekwaliteit. Langdurige relaties moeten regelmatig opnieuw worden beoordeeld om de blijvende waarde te waarborgen.

Ik heb veel succes gehad met benchmarking. Hoewel het lastig is om te benchmarken met concurrenten zonder een derde partij zoals ikzelf, hebben we wel zinvolle interne benchmarks gevonden waarmee we een beter inzicht in de prestaties kunnen bieden.

Verbeter uw voorraadbeheer en bestelprocessen:

Een van de grootste problemen waar we tegenaan zijn gelopen, is het monitoren van de SOH-niveaus (State of Health). Externe cateraars zouden regelmatig een SOH-rapport en -positie moeten aanleveren. Voor interne catering is dit wat lastiger en organisaties beschikken vaak niet over de benodigde middelen. SOH-niveaus maken wel degelijk een verschil, vooral als je de kosten per overnachting of per maaltijd meet.

Train medewerkers in kostenbewustzijn:

Inkoopstrategieën zijn slechts zo effectief als de mensen die ze uitvoeren. Organisaties zouden moeten investeren in training voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het bestellen en ontvangen van goederen; en hen aanmoedigen om alert te zijn op prijsafwijkingen en naleving van de afspraken met leveranciers.

Groepsinkoop

Collectieve inkoopregelingen zijn een kans die in de onderwijs- en non-profitsector grotendeels onbenut blijft. Hoewel de meesten van ons wel weten dat ze bestaan, worden ze vaak over het hoofd gezien bij de dagelijkse inkoopplanning, terwijl ze een effectief instrument kunnen zijn.

Het kernidee is eenvoudig: door de vraag te bundelen met andere organisaties, zoals scholen, krijgen organisaties toegang tot prijzen en voorwaarden die normaal gesproken alleen beschikbaar zijn voor veel grotere entiteiten. Deze collectieve afspraken kunnen de kosten per eenheid aanzienlijk verlagen, het aanbestedingsproces stroomlijnen en de administratieve lasten voor het zoeken en beheren van leveranciers verminderen. Naast kostenbesparingen verbeteren ze ook de consistentie in productkwaliteit en dienstverlening, waardoor kleinere instellingen een krachtige manier krijgen om een ​​gelijk speelveld te creëren.

Een nadeel van collectieve inkoop is dat organisaties een deel van hun zeggenschap afstaan ​​aan de groep; en het kan een hele opgave zijn om iedereen het juiste te laten doen; het werkt alleen als de groep haar belofte kan nakomen.

Impact in de praktijk

Deze praktische veranderingen kunnen snel oplopen.

“In één school leidde de toepassing van deze inkoopprincipes tot een jaarlijkse besparing van tienduizenden euro's – en dat terwijl tegelijkertijd de service en kwaliteit verbeterden, zelfs bij leveranciers waarmee we al lange tijd samenwerken.”

Een groeiende behoefte aan slimmere systemen

Door de aanhoudende economische druk komt slimme inkoop niet alleen naar voren als een kostenbesparende maatregel, maar ook als een cruciaal onderdeel van een duurzame voedselvoorziening.