Nu de voedselkosten in het hele land blijven stijgen, zien organisaties inkoopstrategieën steeds vaker als een krachtig instrument voor budgetbeheersing – zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de maaltijden die aan de leerlingen worden geserveerd.
ERA Group werkt ERA Group intensief samen met scholen en bejaardentehuizen, waar slimmere inkooppraktijken hebben geleid tot aanzienlijke besparingen en tegelijkertijd de operationele efficiëntie hebben verbeterd; vaak gaat het om besparingen van zes cijfers.
Voedselverspilling en menuplanning krijgen vaak de meeste aandacht, maar inkoop maakt echt het verschil. Het gaat er niet om te bezuinigen, maar om slimmer in te kopen, beter te onderhandelen en beslissingen te nemen op basis van gegevens.
Twee modellen; gemeenschappelijke uitdagingen
Organisaties werken doorgaans volgens een van de volgende twee modellen voor de catering: uitbestede catering, waarbij een externe leverancier wordt ingeschakeld om maaltijden te verzorgen, of interne catering, waarbij de organisatie eigen keukenpersoneel in dienst heeft.
Outsourcing wordt vaak gezien als de eenvoudigere optie die minder gedoe met zich meebrengt, maar ik wil erop wijzen dat er toch voortdurend regelmatig toezicht nodig is.
Zelfs als er al een cateraar is aangesteld, is het van essentieel belang om hun prestaties nauwlettend in de gaten te houden. Bij een kostschool waarmee we al zeven jaar samenwerken, bekijken we regelmatig gedetailleerde rapporten – zoals het aantal maaltijden, de voorraad en de hoeveelheid afval – en voeren we die gegevens in dashboards en rapporten in om prestatietrends bij te houden en eventuele problemen vroegtijdig te signaleren.
Interne catering biedt daarentegen meer controle, maar kan veel complexer worden, vooral wanneer er met een groot aantal leveranciers wordt gewerkt.
In één geval ondersteunen we een school met meer dan 26 verschillende cateringleveranciers. Hoewel we het aantal hebben teruggebracht tot 20 leveranciers, is dat nog steeds een groot aantal. Ter vergelijking: we werken samen met een bejaardentehuis en zijn erin geslaagd het aantal te stroomlijnen tot slechts acht of negen belangrijke leveranciers.
Zes inkooptactieken die resultaten opleveren
Nu de budgetten krimpen en de prijzen stijgen, ERA Group organisaties aan om een aantal praktische strategieën toe te passen om het maximale rendement uit hun voedseluitgaven te halen:
- Leveranciers consolideren: Het werken met meerdere leveranciers in verschillende categorieën leidt vaak tot gemiste volumekortingen en hogere verzendkosten. Organisaties wordt aangeraden hun bestaande leveranciers te evalueren en consolidatie te overwegen om betere tarieven te bedingen en de administratieve lasten te verminderen. Vaak benutten organisaties hun inkoopkracht niet optimaal.
- Sluit prijsafspraken voor de lange termijn: door contracten met een looptijd van 6 tot 12 maanden en vaste prijsperiodes af te sluiten, kunt u prijsstabiliteit waarborgen en uw prognoses verbeteren. In de overeenkomsten moeten de verwachtingen duidelijk worden vastgelegd, zoals belangrijke punten als prijs, prijsbescherming, levering, kwaliteitseisen en vervangingsbeleid.
De prestaties van leveranciers monitoren:
ERA Group eenvoudige scorekaarten, rapportages of kwartaalbeoordelingen in te voeren om de prestaties van leveranciers te beoordelen op basis van prijsstelling, leveringsnauwkeurigheid en servicekwaliteit. Langdurige relaties moeten regelmatig opnieuw worden geëvalueerd om te waarborgen dat ze blijvend waarde opleveren.
Ik heb veel succes geboekt met benchmarking. Hoewel het lastig is om een vergelijking te maken met concurrenten zonder een externe partij zoals ik in te schakelen, hebben we zinvolle interne benchmarks gevonden waarmee we een beter inzichtelijk beeld van de prestaties kunnen geven.
Verbetering van de voorraad- en bestelprocedures:
Een van de grootste uitdagingen waar we mee te maken hebben gehad, is het bijhouden van de SOH-cijfers. Bij externe cateraars zouden zij regelmatig een SOH-rapport en een overzicht moeten verstrekken. Bij interne activiteiten ligt dat iets moeilijker en vaak beschikken organisaties niet over de benodigde middelen. SOH-cijfers maken wel degelijk een verschil, vooral als je de kosten per beddag of per maaltijd bijhoudt.
Het personeel trainen in kostenbewustzijn:
Inkoopstrategieën zijn slechts zo effectief als de mensen die ze uitvoeren. Organisaties moeten investeren in opleidingen voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor bestellingen en goederenontvangst, en hen aansporen om alert te zijn op afwijkingen in de prijsstelling en de naleving van de regels door leveranciers.
Groepsaankopen
Groepsaankoopprogramma’s vormen een kans die in de onderwijs- en non-profitsector nog veel te weinig wordt benut. Hoewel de meesten van ons weten dat ze bestaan, worden ze bij de dagelijkse inkoopplanning vaak over het hoofd gezien, terwijl ze een effectief hulpmiddel kunnen zijn.
Het basisidee is eenvoudig: door de vraag te bundelen met die van andere organisaties, zoals scholen, krijgen organisaties toegang tot tarieven en voorwaarden die doorgaans voorbehouden zijn aan veel grotere instellingen. Deze collectieve afspraken kunnen de kosten per eenheid aanzienlijk verlagen, het aanbestedingsproces stroomlijnen en de administratieve lasten bij het zoeken naar en beheren van leveranciers verminderen. Naast kostenbesparingen zorgen ze ook voor meer consistentie in productkwaliteit en dienstverlening, waardoor kleinere instellingen een krachtig middel krijgen om op gelijke voet te kunnen concurreren.
Het enige nadeel van collectieve inkoopinitiatieven is dat organisaties een deel van hun zeggenschap aan de groep moeten afstaan; en; het kan een hele klus zijn om iedereen zover te krijgen dat ze het juiste doen; het werkt alleen als de groep haar belofte kan waarmaken.
Praktische gevolgen
Deze praktische veranderingen kunnen al snel een flink bedrag opleveren.
“Op één school leidde de toepassing van deze inkoopprincipes tot een jaarlijkse besparing van tienduizenden euro’s – en dat terwijl de dienstverlening en kwaliteit tegelijkertijd werden verbeterd; zelfs bij leveranciers waarmee al lang wordt samengewerkt
Een groeiende behoefte aan slimmere systemen
Nu de economische druk aanhoudt, ontpopt slim inkopen zich niet alleen als een kostenbesparende maatregel, maar ook als een essentieel onderdeel van duurzame horeca.
