Moeten bedrijven in deze tijden van onzekerheid en economische schommelingen langdurige relaties met leveranciers aangaan, of juist kiezen voor een flexibele aanpak van de samenwerking tussen klant en leverancier?
Het koers vasthouden en geen zakelijke kansen laten liggen terwijl men door woelige wateren navigeert, is een zware verantwoordelijkheid voor leidinggevenden, die gedwongen zijn strikt aan hun doelstellingen vast te houden en taken aan andere teamleden te delegeren om hen te helpen bij de meer alledaagse werkzaamheden.
Tot deze „teamleden“ behoren niet alleen de eigen medewerkers van het bedrijf, maar ook externe partners. Een solide en transparante relatie met klanten biedt tal van voordelen en zorgt voor een duurzaam en zeker concurrentievoordeel.
Hoe kies je de juiste leverancier?
Net als in het bedrijfsleven moeten relaties in vriendschap beide partijen ten goede komen en, net als bij elke hechte band, gebaseerd zijn op respect, vertrouwen en wederzijdse afhankelijkheid.
Een bedrijf kan al jarenlang een vriendschappelijke en informele relatie met een leverancier onderhouden; als beide partijen de bestaande band echter willen versterken, hebben ze geen andere keuze dan om de tafel te gaan zitten en alle aspecten van de relatie te bespreken. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een bedrijf al jarenlang zonder meer bestellingen bij dezelfde leverancier plaatst, zonder ook maar te proberen de beste voorwaarden te bedingen. Een dergelijke situatie is niet bepaald een langdurige leverancier-klantrelatie te noemen. Als beide partijen de tijd nemen om elkaar te ontmoeten en het verwachte bedrijfsvolume voor de komende jaren te bespreken en te plannen – zowel in kwantitatieve termen (ordervolume/waarde) als in kwalitatieve termen (verwachtingen, ethiek) – kunnen ze zeer rationele beslissingen nemen die beide partners ten goede komen.
Zo kan de leverancier momenteel het hele jaar door rekenen op een bepaald ordervolume en zijn productie daarop afstemmen, waardoor hij profiteert van gunstigere prijzen bij de inkoop van grondstoffen en die lagere prijzen kan doorberekenen aan de klant.
De wetenschap dat grondstoffen in bulk zijn ingekocht en bij de leverancier op voorraad zijn, stelt de klant gerust, omdat de leverancier hierdoor indien nodig sneller kan reageren.
Er zijn nog andere zaken die grondig moeten worden besproken om een samenwerking op een solide basis te bouwen. Hierbij gaat het onder meer om facturering, betalingsvoorwaarden, leveringsschema’s, enzovoort, maar ook om een beter inzicht in de situatie van de andere partij, zodat we samen naar de optimale oplossing kunnen zoeken. Transparantie van beide kanten is essentieel voor het opbouwen van een vertrouwensband, terwijl inzicht in de markt van de andere partij en de beperkingen daarvan toekomstige meningsverschillen kan voorkomen.
Samen groeien
Naarmate zakenpartners elkaar en elkaars markten beter leren kennen, kunnen ze middelen delen om producten of diensten te verbeteren, bedrijfsprocessen te optimaliseren en gezamenlijk te investeren in technologie die helpt bij het ontwikkelen en behouden van concurrentievoordelen en strategische voordelen. Dit alles kan heel eenvoudig beginnen met het waarborgen van de compatibiliteit tussen technologische en IT-systemen, om zo facturering, proefdrukken of logistiek te vergemakkelijken.
Deze bijzondere band tussen leverancier en klant moet worden gekoesterd, zodat deze in de loop der jaren kan groeien door het delen van informatie, strategische begeleiding en gemeenschappelijke waarden.
Samenwerken met een klein aantal betrouwbare leveranciers is een veelgebruikte strategie die aanzienlijk veel tijd en geld bespaart in vergelijking met het uitschrijven van aanbestedingen en het selecteren en testen van nieuwe leveranciers. Voor sommigen kan het feit dat een fabrikant afhankelijk is van één of meer leveranciers hen echter dwingen zich te specialiseren in een nichemarkt en hen beletten te profiteren van nieuwe groeikansen. Dezezelfde mensen zouden aanvoeren dat leveranciers de neiging kunnen hebben om zelfgenoegzaam te worden als ze weten dat ze een langdurige relatie met een klant hebben, en dat het niet aangaan van een langetermijnovereenkomst externe partners dwingt waakzaam te blijven.
Dit zeer reële risico kan eenvoudig worden voorkomen door de diensten en de interacties tussen beide partijen voortdurend in de gaten te houden en, indien nodig, direct bij te sturen of problemen op te lossen, op een manier die niet alleen financiële voordelen oplevert, maar ook de samenwerking, loyaliteit en het wederzijds respect versterkt.
