Verborgen waarde ontsluiten: hoe kostenoptimalisatie bij leveranciers u een concurrentievoordeel oplevert

De financiële tegenwind is reëel — en wordt steeds erger

Elke CFO COO dit COO , kent het gevoel: marges die anderhalf jaar geleden nog beheersbaar waren, staan nu van alle kanten onder druk. De looninflatie blijft de productiviteitsstijging overtreffen. De grondstofprijzen blijven hoog en volatiel. De energiekosten zijn sterk gestegen. De kosten voor vrachtvervoer, opslag, verzekeringen en technologie stijgen allemaal. En nu komt daar nog eens bij dat onzekerheid over het tarieven- en handelsbeleid een extra risicofactor vormt voor uw toeleveringsketen.

Alle goede leiders nemen maatregelen, maar zijn de gebruikelijke maatregelen – prijzen verhogen, personeel inkrimpen, kapitaalinvesteringen uitstellen – de nadelen wel waard? Prijsverhogingen brengen het risico met zich mee dat klanten wegvallen in een concurrerende markt. Herstructureringen hebben vaak een negatieve invloed op het moreel en de kennis binnen de organisatie. Toch zien de meeste directieteams een krachtig middel over het hoofd dat weinig verstoring veroorzaakt en voor het grijpen ligt: hun bestaande leveranciersbestand en hun operationele budget.

Bedrijven die hun leverancierskosten optimaliseren, beperken zich niet tot het verlagen van de uitgaven — ze richten zich op de totale eigendomskosten en het creëren van waarde op de lange termijn

De Pareto-blinde vlek die de meeste topmanagers over het hoofd zien

De meeste organisaties hanteren een strikte inkoopdiscipline ten aanzien van de 20% leveranciers die goed zijn voor 80% van de totale uitgaven — de strategische leveranciers. Essentiële grondstoffen, kapitaalgoederen en belangrijke dienstverleningscontracten: hiervoor worden speciale teams ingezet, worden aanbestedingen gehouden en vinden er regelmatig contractbeoordelingen plaats.

Maar de resterende 20% van de uitgaven – wat inkoopprofessionals ‘tail spend’ noemen – vertelt een heel ander verhaal. Dit segment is doorgaans verspreid over honderden leveranciers en omvat tal van kostencategorieën, zoals MRO-benodigdheden, logistiek, uniformen, telecommunicatie, verzekeringen, afvalverwerking, kantoorkosten, enzovoort. Leveranciers in deze categorieën worden bijna altijd onvoldoende beheerd. Interne managers behandelen deze leveranciersrelaties als een nevenverantwoordelijkheid, er zijn nauwelijks benchmarkgegevens beschikbaar en de aanname blijft bestaan dat het besparingspotentieel de moeite simpelweg niet waard is.

Die aanname klopt niet — en dat kost veel geld. Uit de projecten ERA Groupin de productiesector, de gezondheidszorg, de financiële dienstverlening en de non-profitsector blijkt keer op keer dat er binnen de ‘tail spend’-categorieën besparingen van 10 tot 30% te realiseren zijn. Deze kans is onafhankelijk van de bedrijfsgrootte en de branche, en het besparingspotentieel kan een ingrijpende verandering voor het bedrijf betekenen.

Waarom zelfs sterke bedrijven kansen laten liggen

Je zou gemakkelijk kunnen denken dat achterblijvende prestaties op het gebied van leverancierskosten wijzen op slecht management. In werkelijkheid zijn de belemmeringen structureel van aard — en hebben ze zelfs gevolgen voor de meest geavanceerde organisaties.

Intern beschikken functionele managers die toezicht houden op categorieën van indirecte uitgaven zelden over diepgaande expertise op die markten. Een inkoopdirecteur die bedreven is in het inkopen van grondstoffen, heeft wellicht slechts beperkt inzicht in de kostenfactoren achter logistieke contracten of telecomtarieven. Daar komt nog bij dat het inzicht in de werkelijke uitgaven vaak onvolledig is: P-cards verhullen aankoopgegevens, facturen worden verwerkt zonder strategische beoordeling, en maar weinig organisaties kunnen snel antwoord geven op de vraag: „Wat hebben we vorig jaar daadwerkelijk uitgegeven aan leverancier X, over alle locaties en categorieën heen?“

Aan de kant van de leveranciers is de dynamiek al even duidelijk. Leveranciers zijn doorgewinterde prijsdeskundigen. Ze segmenteren hun klanten, waarborgen hun marges waar mogelijk en spelen in op informatieasymmetrie. Niet elke klant krijgt dezelfde prijs aangeboden. Gebundelde serviceovereenkomsten maken vaak onduidelijk waar de werkelijke kosten liggen. En hoewel de laagste offerteprijs eenvoudig te vergelijken is, zijn de totale eigendomskosten – inclusief kwaliteit, betrouwbaarheid, verwerkingskosten en herstelwerkzaamheden – veel moeilijker in te schatten zonder diepgaande kennis van de sector en de nodige middelen.

• Bevestigingsvertekening: Bevestigingsvertekening zorgt ervoor dat teams ervan uitgaan dat de huidige prijsstelling concurrerend is, terwijl deze al jaren niet meer is vergeleken met de markt.
• Relatie-inertie: Langdurige relaties met leveranciers zijn weliswaar waardevol, maar kunnen duur uitvallen als ze worden voortgezet zonder periodieke evaluatie, waarbij ook de totale eigendomskosten worden beoordeeld.
• Beperkingen van inkoopcombinaties: Inkoopcombinaties bieden de gemiddelde klant een gunstige prijs, maar niet altijd de best mogelijke prijs voor de specifieke behoeften van elk bedrijf — voor een optimale prijsstelling is een aanpak op maat nodig.
• Tekortkomingen op het gebied van benchmarks: zonder externe benchmarks weten bedrijven simpelweg niet wat in de meeste kostencategorieën als ‘goed’ geldt.

Leveranciers weten hoe ze uw kosten kunnen verlagen. Ze zullen die informatie echter niet uit zichzelf delen, tenzij de juiste vragen worden gesteld door de juiste mensen.

De voordelen van externe expertise

Hier verandert het spel. Om een gelijk speelveld met leveranciers te creëren, zijn drie zaken nodig die de meeste interne teams niet zomaar kunnen bieden: categorie-specifieke marktinformatie, onderhandelingservaring in tientallen uitgavencategorieën en de tijd om een rigoureus, gestructureerd proces uit te voeren.

Een ervaren externe adviseur biedt deze drie aspecten. Belangrijker nog is dat hij onafhankelijk is van leveranciers — wat betekent dat zijn enige doel is om uw resultaat te optimaliseren (
), en niet het onderhouden van een commerciële relatie met de leverancier. Deze onafhankelijkheid verandert de dynamiek van elke onderhandeling. Leveranciers weten dat ze te maken hebben met een gesprekspartner die hun kostenstructuren begrijpt, toegang heeft tot externe benchmarkgegevens en een competitief proces zal opzetten dat daadwerkelijk de beste prijs vereist.

De beste samenwerkingsverbanden leveren niet alleen eenmalige besparingen op. Ze zorgen voor een herhaalbaar kader: uitgaven worden geanalyseerd en ingedeeld, vereisten worden duidelijk omschreven, aannames worden getoetst, markten worden strategisch benaderd en resultaten worden afgezet tegen een referentiepunt. Besparingen worden doorgevoerd — en vervolgens veiliggesteld door middel van voortdurende monitoring, contractcontrole en prestatiemeting, waardoor wordt voorkomen dat er onvermijdelijk weer wordt afgedreven naar prijzen die in het voordeel van de leverancier zijn.

ERA Group dit proces in kaart gebracht bij diverse klantprojecten in onder meer de productiesector, de financiële dienstverlening, de gezondheidszorg, non-profitorganisaties en de voedings- en drankenindustrie. De resultaten variëren steevast van 100.000 dollar tot meer dan 5 miljoen dollar aan jaarlijkse besparingen per project — en omvatten vaak operationele verbeteringen die veel verder reiken dan de oorspronkelijke opdrachtomvang.

De prijs van het wachten

Voor bedrijven die momenteel te maken hebben met margedruk is het optimaliseren van leverancierskosten geen langetermijnproject dat pas in een volgend kwartaal op de agenda kan worden gezet. Elke maand die verstrijkt zonder een gestructureerde evaluatie is een maand waarin vermijdbare kosten verloren gaan. De besparingen liggen voor het grijpen. De benchmarkgegevens zijn beschikbaar. De methode heeft zich bewezen.

De enige vraag is of uw organisatie deze kans zal grijpen — of dat u het aan uw concurrenten overlaat om er als eerste op te springen.

Klaar om uw verborgen waarde te ontdekken?
ERA Group met bedrijfsleiders om nieuwe mogelijkheden voor kostenbesparingen aan het licht te brengen die een positieve invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Sinds 1992 hebben we duizenden klanten geholpen om toonaangevende resultaten te behalen, hun operationele efficiëntie te verbeteren en deze besparingen op de lange termijn te behouden.

Ons wereldwijde netwerk van consultants biedt uw team toegevoegde waarde dankzij diepgaande productkennis, realtime benchmarkgegevens uit de sector en expertise op het gebied van talloze leverancierscategorieën. Onze ‘geen besparingen, geen kosten’-aanpak houdt in dat er geen kosten in rekening worden gebracht voor onze diensten als we geen besparingen realiseren.

‍