Het toenemende ERISA-risico bij vrijwillige pensioenregelingen

De fiduciaire plichten van ERISA in vrijwillige pensioenregelingen onder de loep genomen.

De Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA) is een gevestigde wet, evenals de fiduciaire verantwoordelijkheden die deze wet oplegt. Planbeheerders zijn verplicht om te handelen in het beste belang van deelnemers en begunstigden. Wat echter nieuw is, is een groeiende golf van ERISA-rechtszaken die zich richten op vrijwillige pensioenregelingen.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) heeft onlangs een reeks collectieve rechtszaken aangespannen op grond van ERISA tegen verschillende grote werkgevers, evenals tegen hun tussenpersonen en adviseurs op het gebied van arbeidsvoorwaarden en ziektekostenverzekeringen. In deze rechtszaken worden schendingen van de fiduciaire plicht ten aanzien van vrijwillige arbeidsvoorwaarden, waaronder ongevallen-, ziektekosten- en ziekenhuisverzekeringen, beweerd.

Wanneer vallen vrijwillige voordelen onder ERISA?

Recente rechtszaken benadrukken de toegenomen aandacht voor de vraag of vrijwillige pensioenregelingen daadwerkelijk in aanmerking komen voor vrijstelling van ERISA. In de collectieve rechtszaken van Schlichter beweren eisers dat bepaalde werkgevers niet voldeden aan de safe harbor-vereisten van het Department of Labor (DOL), waardoor deze regelingen werden behandeld als onder ERISA vallende Employee Welfare Benefit Plans, die onderworpen zijn aan fiduciaire verplichtingen. Over het algemeen worden vrijwillige pensioenregelingen niet beschouwd als onder ERISA vallende regelingen als ze voldoen aan alle vier de criteria van de safe harbor-bepaling van het DOL:

1. De werkgever draagt ​​niet bij aan de premiebetalingen.
2. De werkgever ontvangt geen andere vergoeding dan een redelijke vergoeding voor administratieve diensten.
3. Deelname is volledig vrijwillig voor werknemers.
4. De werkgever onderschrijft het programma niet verder dan het faciliteren van inhoudingen op het salaris en het toestaan ​​dat verzekeraars of tussenpersonen het aanbod communiceren.

Het niet voldoen aan een van deze voorwaarden kan ertoe leiden dat het plan onder de ERISA-wetgeving valt, met alle bijbehorende fiduciaire verantwoordelijkheden en mogelijke aansprakelijkheid.

Voorbeelden van werkgeversaanbevelingen en mogelijke gevolgen

Bepaalde acties van werkgevers kunnen worden geïnterpreteerd als "goedkeuring", wat de vrijstelling van een vrijwillig pensioenplan van ERISA in gevaar kan brengen:

• Het opnemen van vrijwillige secundaire arbeidsvoorwaarden in materiaal met het bedrijfslogo (bijvoorbeeld handleidingen met de bedrijfsnaam en het logo) kan de indruk wekken dat de werkgever het programma heeft geregeld, onderhandeld of goedgekeurd.
• Het promoten van een collectieve verzekering als onderdeel van het totale compensatie- en arbeidsvoorwaardenpakket tijdens de inschrijvingsperiode kan worden gezien als een goedkeuring.
• Het aanbieden van een beperkt pakket aan voordelen binnen een gestructureerd inschrijvingsplatform kan de indruk wekken dat de werkgever zelf de voordelen selecteert en goedkeurt.
• Het toestaan ​​dat werknemers via een cafetariaplan vrijwillige secundaire arbeidsvoorwaarden vóór belastingaftrek kunnen betalen, kan ook een optie zijn.
  overwogen goedkeuring

Als een goedkeuring wordt verleend, kan het plan onder ERISA vallen, wat fiduciaire verantwoordelijkheden en mogelijke aansprakelijkheid met zich meebrengt.

Waarom werkgevers en makelaars als vertrouwenspersonen kunnen worden beschouwd

Eisers in recente rechtszaken stellen dat werkgevers – en in sommige gevallen hun tussenpersonen – als fiduciair optreden vanwege hun rol in het toezicht op en de administratie van pensioenplannen. Belangrijke beschuldigingen zijn onder meer:

• Werkgevers hebben discretionaire bevoegdheid over het beheer van pensioenplannen, wat een plicht met zich meebrengt om zorgvuldig en in het beste belang van de deelnemers te handelen.
• Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om de vergoedingen aan dienstverleners te controleren en ervoor te zorgen dat de tarieven redelijk zijn.
• Van werkgevers wordt verwacht dat zij premies, verzekeraars, schade-ervaring, commissies en de algehele waarde van het programma evalueren aan de hand van marktbenchmarks.
• In sommige gevallen zouden de makelaarscommissies hoger zijn geweest dan de uitgekeerde schadevergoedingen onder de polissen.
• Vrijwillige plannen die volledig door werknemers werden gefinancierd, werden niet voldoende getoetst op kosteneffectiviteit of concurrentievermogen.
• Werkgevers hebben nagelaten om belangrijke elementen zoals de keuze van de verzekeraar, commissies en schaderatio's te controleren en daarover te onderhandelen.

Aandachtspunten voor werkgevers bij het beheren van vrijwillige secundaire arbeidsvoorwaarden

Om risico's te beperken en het bestuur te versterken, zouden werkgevers het volgende moeten overwegen:

• Het instellen van een interne adviescommissie om vrijwillige secundaire arbeidsvoorwaarden te beoordelen en te controleren of deze voldoen aan de 'safe harbor'-vereisten van het ministerie van Arbeid.
• Het implementeren van formele processen om de prestaties van het plan te monitoren, waaronder makelaarsvergoedingen, tariefstructuren en verliesratio's.
• Het uitvoeren van een grondig due diligence-onderzoek naar leveranciers, inclusief de financiële draagkracht van de verzekeraar, de claimhistorie en de dienstverlening.
• Het waarborgen van volledige transparantie in alle vormen van vergoedingen voor makelaars en verkopers, inclusief commissies en indirecte betalingen.
• Plannen periodiek vergelijken met alternatieven op de markt om de concurrentiepositie en de waarde voor werknemers te beoordelen.
• Het nauwkeurig documenteren van besluitvormingsprocessen om zorgvuldigheid en toezicht aan te tonen.
• Het verstrekken van neutrale, zorgvuldig geformuleerde communicatie aan werknemers om onbedoelde goedkeuring te voorkomen.
• Het trainen van HR- en benefitsteams over de implicaties van ERISA en hun fiduciaire verantwoordelijkheden.
• Het waarborgen van de naleving van de toepasselijke regelgeving, waaronder ERISA (indien van toepassing), COBRA en de Affordable Care Act, en het regelmatig controleren en bijwerken van de samenvattingen van het zorgplan (Summary Plan Descriptions, SPD's).
• Het handhaven van een passende dekking door een borgstellingsverzekering, waar van toepassing, ter ondersteuning van de naleving van de ERISA-wetgeving.
• Het afstemmen van vrijwillige secundaire arbeidsvoorwaarden op de bredere strategie voor secundaire arbeidsvoorwaarden om overlappingen of hiaten in de dekking te voorkomen.

Belangrijkste conclusie

Naarmate de rechtspraak zich verder ontwikkelt, zouden werkgevers proactief moeten evalueren hoe vrijwillige secundaire arbeidsvoorwaarden zijn gestructureerd, gecommuniceerd en beheerd. Wat historisch gezien werd beschouwd als een risicoarme, door de werknemer betaalde regeling, wordt nu strenger gecontroleerd. Dit maakt goed toezicht, documentatie en transparantie belangrijker dan ooit.

Over de auteur

Marlys Schmitt is een ervaren consultingpartner van ERA Group in Minnesota. Als adviseur en belangenbehartiger richt ze zich op het opbouwen van sterke relaties en het leveren van uitgebreide oplossingen voor kostenbeheersing aan haar CEO en CFO cliënten. Tijdens haar dienstverband bij ERA Group Schmitt heeft leiding gegeven aan beoordelingen van uitgaven ter waarde van meer dan 20 miljoen dollar en meer dan 100 klantprojecten afgerond.

‍