Como libertar-se de uma dependência prejudicial em relação aos fornecedores de TI

A partir dos artigos anteriores, sabemos não só como cair numa dependência prejudicial em relação aos fornecedores de TI e quais os problemas que isso nos causa, mas também como evitar essa dependência. Mas o que deve fazer se já se encontra nessa situação e precisa de sair dela? Pode descobrir na última parte desta série de três artigos.

1. Reveja o seu contrato com o fornecedor

O contrato é um documento fundamental que estabelece os limites dentro dos quais iremos operar. Verifique a validade do contrato e as condições em que pode rescindir a cooperação. É particularmente importante verificar como estão definidos os procedimentos para a entrega do sistema, dos serviços e da documentação. Pondere cuidadosamente se seria mais vantajoso chegar primeiro a acordo sobre uma alteração ao contrato, de modo a que as condições sejam justas para ambas as partes. O fornecedor estará disposto a fazer concessões para o manter como cliente.

Tenha em conta que é necessário um certo período de tempo para a transição entre o antigo e o novo fornecedor. Sugira um procedimento para definir como será organizada a transição; quais os passos a seguir e em que prazo.

2. Explique por que motivo pretende mudar de fornecedor

O mais importante é que a sua empresa continue a funcionar após a mudança de fornecedor. Descreva claramente por que motivo pretende mudar de fornecedor e quais os riscos que essa mudança acarreta. Incluir os benefícios e os custos na lista de pontos ajudará a tornar a sua decisão mais clara.

Se o fornecedor não estiver a cumprir os seus requisitos, descubra porquê. Será porque não consegue dar instruções claras? Está a alterar os seus requisitos de forma pouco sistemática? Se verificar que a culpa dos problemas recai, em grande parte, sobre a sua organização, então mudar de fornecedor não resolverá o problema. Estará apenas a transferir o problema de um fornecedor para outro.

3. Criar uma lista detalhada dos ativos de TI

A lista deve incluir o hardware; a topologia da rede; o software; e todas as aplicações que suportam a sua atividade. É necessário certificar-se de que sabe exatamente o que está a transferir. Existem, por exemplo, elementos que não estão sob o seu controlo e que o impedem de exportar os seus dados?

Não há nada pior do que esquecer um componente durante a transferência e depois não ter direitos de acesso ao mesmo; por exemplo.

4. Verifique se conhece todos os dados de acesso

No âmbito do seu programa de gestão de riscos, todas as empresas devem guardar todos os dados de acesso aos seus sistemas, entre outros, num local seguro — por exemplo, num envelope selado. É aconselhável verificar, pelo menos uma vez por ano, se essas informações estão operacionais e completas. Já aconteceu mais do que uma vez que, após a saída de um administrador ou de um funcionário de um fornecedor, ninguém conseguisse aceder a um determinado sistema.

5. Nomear um responsável pela transição

Para garantir uma transição harmoniosa, recomendo nomear uma pessoa específica responsável pela transição. Essa pessoa ou os seus subordinados na equipa devem ser capazes de planear a transição e garantir que o plano de transição seja seguido. Este deve ser o único ponto de contacto para a resolução de problemas e a prevenção de mal-entendidos, e ninguém deve ter o direito de contornar essa pessoa.

6. Faça uma cópia de segurança dos seus dados

Verifique fisicamente se possui cópias de segurança de todos os seus dados e, acima de tudo, se consegue extrair e utilizar esses dados em caso de problemas. Uma cópia de segurança cuja estrutura de dados desconhece e que não consegue utilizar é, evidentemente, inútil.

7. Tenha cuidado para não proibir a contratação de especialistas do fornecedor

A maioria dos fornecedores inclui nos seus contratos uma proibição estrita de que os seus colaboradores sejam contratados pelo cliente. Embora no passado fosse comum os clientes recrutarem colaboradores que estivessem envolvidos no desenvolvimento ou na administração dos seus sistemas, hoje em dia estas práticas estão geralmente muito bem reguladas nos contratos. Além disso, a savings de custos acaba savings por se revelar contraproducente, uma vez que reduz a substituibilidade e conduz a um aumento dos riscos operacionais.

8. Tenha em atenção possíveis interrupções na produção durante o período de transição

Em fevereiro de 2018, a cadeia de restaurantes de fast food KFC teve de encerrar 900 estabelecimentos no Reino Unido por falta de frango. Durante mais de uma semana, não foi possível fazer entregas de frango. A interrupção foi causada pela mudança do parceiro logístico para a DHL, em novembro de 2017. Quanto pouparam em logística e quanto lhes custou esta interrupção?

Mesmo com o melhor planeamento, podem surgir problemas; por isso, é necessário ter essa possibilidade em conta e preparar planos de contingência para o rollback (regresso ao estado anterior).

Mudar de fornecedor de TI não é uma tarefa simples; por isso, é necessário ponderar cuidadosamente about o fazer. Espero que este artigo lhe tenha dado uma ideia básica de como planear e implementar essa mudança.