.jpg)
Učinkovite organizacije ne odlašajo predolgo z odpravljanjem neučinkovitosti in izboljševanjem procesov, pojasnjuje Ronald Batenburg v svojem strokovnem blogu.
Ali poznaš tisti občutek, ko neko zadevo vedno znova odložiš na kasneje? Tisto pomembno temo, ki jo moraš obravnavati, a se je nikoli ne lotiš, ker se vedno pojavi kaj drugega, kar je prav tako pomembno ali celo še pomembnejše. Torej odlašanje. Vprašanje določanja prioritet. Seveda.
V vsakdanjem vrvežu se pogosto zgodi, da se pomembne zadeve odložijo na kasneje. Zavedate se, da je treba nekaj spremeniti, da bi delovali učinkoviteje in zmanjšali stroške, vendar vam primanjkuje časa ali občutka nujnosti. Ta pojav je znan kot »stroški neukrepanja«, torej stroški, ki nastanejo, če ne ukrepamo.
Stroški neukrepanja vključujejo vse skrite stroške, tako merljive kot tudi tiste, ki jih ni mogoče neposredno izmeriti, ki nastanejo zaradi odlašanja z odločitvami ali izboljšavami. To so lahko konkretni stroški, kot so izgubljene prihranke, pa tudi neoprijemljivi stroški, kot so nižja delovna morala zaposlenih ali izgubljene priložnosti. Zaradi njihove skrite narave mnoga podjetja podcenjujejo njihov vpliv ali jim preprosto ne namenjajo dovolj pozornosti.
A kaj sploh predstavljajo ti stroški? In zakaj se lahko odlog v poslovnem okolju izkaže za tako dragega?
Zakaj je odlog tako drag?
Na primer pri optimizaciji stroškov je odločitev, da ne storimo ničesar, pogosto najdražja izbira. Pogodbe z dobavitelji se samodejno podaljšujejo, cene se nenehno višajo, računi pa se ne preverjajo dovolj natančno. Ta finančna škoda se neprestano povečuje, ne da bi to sploh opazili. Ko se končno sprejmejo ukrepi, so včasih že izgubljeni tisoči ali celo milijoni evrov potencialnih prihrankov.
Mnoge organizacije navajajo tri najpogostejše razloge za odlašanje z ukrepanjem:
- „Preveč smo zaposleni.“ Razumljivo, a odloženi prihranki so izgubljeni dobiček.
- „To ni velik strošek.“ Manjše izgube v 10–15 različnih stroškovnih postavkah lahko skupaj povzročijo ogromne izgube.
- „Ne želimo ogroziti odnosov z našimi dobavitelji.“ Pogosto ni treba zamenjati dobavitelja, temveč gre prav za boljše pogodbene pogoje, preglednost in odgovornost.
-
Preberite tudi: Ronald Batenburg o Podatkovno podprta analiza porabe: »To boš razumel šele, ko boš to dojel«
Konkretne posledice odložitve
Praktični primer ponazarja ta vpliv. Potencialni kupec z letnim prometom 150 milijonov evrov, s katerim se že mesece pogovarjam, ima v eni od svojih stroškovnih kategorij letne izdatke v višini 7,5 milijona evrov. Za to konkretno kategorijo je povprečni potencial prihrankov 12 odstotkov, kar dokazujejo različni primeri iz nedavne preteklosti. To pomeni 900.000 evrov letnih stroškov, ki jih je mogoče zmanjšati brez izgube kakovosti. Vsako leto znova. Ne z manj nakupov, ampak z učinkovitejšimi nabavnimi procesi in boljšimi pogodbenimi dogovori.
Ta situacija je obstajala že dolgo preden sem prvič stopil v stik s podjetjem. Že več kot dve leti so problem le odlagali na kasneje, znotraj podjetja pa so razpravljali, ali naj zaposlijo nabavnega referenta ali naj poiščejo zunanjo pomoč. V tem primeru so stroški neukrepanja torej že znašali več kot 2 milijona evrov.
Dobiček, ki se torej izgublja, ker ni bila sprejeta odločitev, da bi se to rešilo. Pri tem pa znaša dobiček tega stranke le 3,9 odstotka. Odločitev, da se lotimo optimizacije, bi torej dobiček povečala za 15 odstotkov. Znižanje stroškov v izkazu uspeha namreč neposredno vpliva na dobiček, saj je dobiček rezultat prihodkov minus stroški.
Kaj lahko storite, da bi preprečili stroške neukrepanja?
1. Analizirajte svoje izdatke: Naredite analizo stroškov v zadnjih 12 mesecih. Ali obstajajo kategorije, ki jih že leta niste pregledali? Te so prve, ki jih je treba obravnavati.
2. Prosite za neodvisno mnenje: Včasih so notranji zaposleni preveč vpeti v zadevo, da bi opazili neučinkovitosti. Zunanji pregled lahko prinese nove ugotovitve.
3. Začnite v malem, mislite v velikem: Izboljšave niso nujno vedno radikalne. Včasih že majhne spremembe v postopkih in pogodbah prinesejo znatne izboljšave.
4. Ugotovite in sporočite vpliv: izračunajte stroške neukrepanja, da boste znotraj organizacije pridobili podporo. Ko vsi razumejo, koliko stane odlašanje, se pojavi občutek nujnosti.
5. Poskrbite za prevzemanje odgovornosti: Določite jasne odgovorne osebe, ki bodo poskrbele, da se načrti za varčevanje in izboljšave tudi dejansko izvedejo.
Prihodnost se začne danes
Poučitev iz študije »Cost of Inaction« je jasna: učinkovite organizacije ne odlašajo predolgo z odpravljanjem neučinkovitosti in izboljševanjem procesov. Odlašanje je tihi morilec dobičkonosnosti in rasti. Na koncu se »kasneje« neopazno spremeni v »nikoli«. S proaktivnim obvladovanjem stroškov in varčevanjem, kjer je to mogoče, ustvarite prostor za inovacije, rast in zadovoljne zaposlene.
Bolje je začeti z optimizacijo še danes, kot pa jutri obžalovati zamujene priložnosti. Katero pločevinko boš potisnil naprej?
