Ronald Batenburg o Podatkovno podprta analiza porabe: »To boš razumel šele, ko boš dojel, kako deluje«

Pri finančni optimizaciji gre za pet P-jev, piše Ronald Batenburg v svojem strokovnem blogu. Pri tem zagovarja Podatkovno podprta analiza porabe: »Brez Podatkovno podprta analiza porabe celo najboljši CFO .«

‍

»Šele ko boš to dojel, boš to videl«: ta legendarni citat Johana Cruijffa pomeni, da sta vpogled in razumevanje ključna za uspeh ter da globlji pomen situacije začneš videti šele takrat, ko jo »dojel« ali razumel.

‍

Pri tem gre za to, da ne vidiš le dejanj, ampak prepoznaš tudi vzorce, možnosti in izbire, ki se skrivajo v ozadju. Torej gre za vpogled, ki sega pod površino. Pravo vrednost nečesa namreč spoznaš šele takrat, ko to razumeš, kar je poglobitev čistega opazovanja. Ta trenutek »razumevanja« je prelomnica, na kateri razviješ intuicijo in lahko deluješ hitreje ter učinkoviteje, pogosto skozi izkušnje in delovanje.

‍

To je bilo torej vse o naukih Johana Cruijffa. Čeprav gre seveda za nogomet, se isto načelo lahko uporabi tudi v poslovnem svetu. Še zlasti, ko gre za finančno optimizacijo.

‍

Finančni CFO: med podatki in usmeritvijo

Prav v finančnem svetu je vse odvisno od vpogleda. Vendar se CFOsoočajo z vse bolj zapletenim okoljem: od njih se zahteva preobrazba, trgi zahtevajo rast, medtem pa je treba vsak odstotek marže zaščititi pred inflacijo, rasti plač in nepredvidljivimi dobavnimi verigami.

‍

Podatkov je dovolj, težava nikoli ni v nadzornih ploščah. Pogosto se zgodi, da ti podatki redko ponujajo »usmeritev« – manjka »uporaben Vpogled, ki bi bil odločilnega pomena za rast in inovacije.

Zakaj tradicionalno poročanje ni zadostno

Mnoge finančne ekipe ostajajo ujeti v reaktivnih vzorcih: reševanje prekoračitev proračuna, preverjanje računov in združevanje podatkov o nabavi. Poročila sicer prikazujejo, za kaj se porablja denar, vendar ne razkrivajo, kje se skrivajo neučinkovitosti ali kakšen bi moral biti prvi logični korak k optimizaciji. Pri tem so glavne ovire:

• Silo v kategorijah izdaj in lokacijah
• Pomanjkanje praktičnega znanja: zavedati se, da je nekaj neučinkovito, vendar ne vedeti, kako to izboljšati
• Ni ustreznih primerjav: manjka ti zunanji standard, s katerim bi lahko primerjal svojo uspešnost
• Časovno zamudna analiza, ki upočasnjuje sprejemanje odločitev

‍

Podatkovno podprta analiza porabe: pretvorba vpogledov v pospešek

Kakšna je torej rešitev? Podatkovno podprta analiza porabe preglednost in hitrost. To je zmožnost, ki ponuja veliko več kot le poročanje: gre za vpogled v vaše stroške, prepoznavanje področij za izboljšanje in takojšnje spoznavanje, kateri ukrepi so koristni.

‍

Pri tem zagotovo ne gre le za najbolj opazen del vaših stroškov, tj. ceno, ki jo plačujete. Gre tudi za protokole (kakšna je vaša politika), izdelke, ki jih uporabljate, partnerje ( stranke, s katerimi sodelujete) in procese, ki ste jih vzpostavili. Kombinacija teh petih P-jevdoloča vaš trenutni položaj in predstavlja izhodišče za optimizacijo.

‍

Platforme, ki to podpirajo, so pravi preobrat. Ne ponujajo le nadzorne plošče, ampak delujejo kot »motor priložnosti«: združujejo kategorije, dobavitelje, Poslovn eenote ključne kazalnike uspešnosti (KPI), prikazujejo primerjave in napovedujejo potencial za prihranke, časovne okvire izvedbe ter profil tveganja. Z drugimi besedami: CFO takoj CFO jasno usmeritev in lahko ukrepa.

‍

Moč Analiza priložnosti

Vsaka optimizacija bi se morala začeti z neodvisno Analiza priložnosti, tj. temeljitim pregledom odhodkov (tako neposrednih kot posrednih). Cilj ni izvedba revizije, temveč opredelitev možnosti za izboljšave ter prikaz njihovega učinka, časovnega okvira in potrebnega vložka. Za vodje finančnih oddelkov to pomeni:

• Ocenjevanje potencialnih prihrankov
• Oblikovanje poslovnega primera za ponovno vlaganje v rasti in inovacije
• Prepoznavanje možnosti za konsolidacijo dobaviteljev ali ponovno pogajanje
• Razkrivanje in optimizacija nakupnega vedenja
• Določanje prednosti ukrepov na podlagi razmerja med vloženim trudom in donosom
• Enostaven in brez tveganja začetek brez večjih sprememb

‍

Strokovna podpora: poglobitev, ne nadomestitev

Optimizacija zahteva strokovno znanje, ki v podjetju pogosto ni na voljo. Zlasti pri posrednih stroških, ki so pogosto razdrobljeni in nanašajo se na ozke področja, en sam zaposleni ne more obvladati vseh vidikov, zato je potrebno dodatno strokovno znanje. Znanje strokovnjakov, primerjalne analize in pogajalska moč dopolnjujejo znanje notranjih ekip, tako da se odkrijejo pomanjkljivosti v pogodbah in neučinkovitosti, ne da bi bilo treba nadomestiti obstoječe zmogljivosti.

‍

Rezultat: pogosto dvomestna izboljšanja

V mojem prejšnjem blogu je prav ta pristop stranki omogočil znatne strukturne prihranke (v tem primeru 2,4 milijona dolarjev letno), ne da bi se poslabšali odnosi z obstoječimi dobavitelji in brez motenj v poslovanju.

Nekaj načinov, kako je bilo to doseženo:

• Skupaj z dobavitelji optimizirati procese, namesto da se osredotočamo zgolj na ceno.
• Pogodbe je treba natančneje prilagoditi dejanskim tržnim razmeram.

‍

Podatkovno podprta analiza porabe: od podatkov do ukrepov

To, kar Cruijff imenuje »razumevanje«, se prenese v prakso: CFO, ki Podatkovno podprta analiza porabe , lahko sprostijo vezani kapital za:

• Digitalna preobrazba
• Vlaganje v razvoj talentov
• Priprava na združitve ali odprodajo poslovnih enot

Tako je mogoče proaktivno ustvarjati finančne rezerve, namesto da bi se naknadno reaktivno iskalo proračunska sredstva. Prihranki se takoj namenijo strateškim projektom, zaradi česar vsaka odobritev CFO .

‍

Cena neukrepanja

Zlasti na trgu, kjer so marže pod pritiskom, se ne splača ostati na mestu. Brez Podatkovno podprta analiza porabe , tudi najboljši CFO Podatkovno podprta analiza porabe CFO in nima smernic za doseganje naslednje točke marže. Od podatkov do smeri, od nadzornih plošč do odločitev in od »zmanjševanja stroškov« do »najdenih prihrankov za zagotovitev prihodnosti« – to je korak, ki optimizacijo dvigne z ravni »dobro« na raven »odlično«.

‍

Želite izvedeti več o tem, kako lahko Podatkovno podprta analiza porabe pomaga Podatkovno podprta analiza porabe organizaciji napredovati? Začnite z enostavno Analiza priložnosti odkrijte, kje bo vaš »da« postal gonilo rasti.

‍