4 савета за смањење пословних трошкова
Ефикасно праћење, оптимизација и управљање пословним трошковима су неопходни, посебно за компаније које, из једног или другог разлога, не могу да посвете време и ресурсе потребне за благовремено и пажљиво управљање трошковима.
Посебно мислим на компаније које спадају у ове категорије или тренутно пролазе кроз фазу у свом развоју која се поклапа са једним или више ових сценарија:
- Стартапови
- Компаније које су брзо порасле у кратком временском периоду
- Високо оперативне компаније
- Породичне компаније
- Компаније без посебног одељења за набавку
- Компаније су се снажно фокусирале на „кључни“ и критични пројекат
- Компаније са значајним проблемима у управљању променама
- Компаније фокусиране на решавање главних проблема са поруџбинама/приходима
Нажалост, последња тачка звучи веома познато и веома релевантно данас.
Најбољи начин деловања који би ове компаније могле да предузму свакако би био да ангажују консултантску фирму са богатим искуством у оптимизацији фиксних, општих и индиректних трошкова; али то није увек могуће.
Да ли је можда пред овим компанијама само понор? Свакако не.
Хајде да погледамо неке корисне предлоге.
1. ПРАЋЕЊЕ И КАТАЛОГИЗАЦИЈА ТРОШКОВА НА СВАКОМ ОРГАНИЗАЦИОНОМ НИВОУ
Неки од људи који ме најпажљивије прате на Линкедину знају за моје дивљење према Питеру Дракеру, кога многи сматрају оснивачем модерног пословног менаџмента. Да цитирам једну од његових чувених максима: „Ако нешто не можете да измерите, не можете тиме да управљате“, прва ствар коју бих желео да предложим произилази директно из овога.
Међутим, желео бих да идем дубље од пуке препоруке да пратите трошкове компаније са изузетном педантношћу. Мој кључни предлог је да ова активност не би требало да остане искључиво на нивоу финансијског и/или административног одељења, регионалног менаџера или регионалног менаџера.
Руководиоци тимова треба да посвете довољно времена и енергије улагању у своје људе, учећи сваког члана тима како да прати трошкове компаније у оквиру своје надлежности. То може укључивати трошкове везане за одељење за квалитет, одељење за путовања и пословна путовања, опште услуге или ИТ.
Руководилац одељења треба да објасни тиму зашто је ово важно, како категоризовати трошкове и како идентификовати који се могу смањити или елиминисати.
Бићете изненађени колико ће се ваши запослени ангажовати у овом процесу, генеришући сопствене идеје за даљу оптимизацију трошкова.
И руководилац одељења ће коначно имати подручје трошкова под контролом и још један разлог да награди најзаслужније запослене.
Ова једноставна акција, дакле, доноси бројне међусобно повезане користи организацији:
- Контрола и оптимизација трошкова;
- Смањење отпада;
- Оснаживање особља;
- Чврста основа за имплементацију програма награђивања.
2. ИСКОРИСТИТЕ ТЕХНОЛОГИЈУ, КОЈА ЈЕ НАШ ПРИЈАТЕЉ
Најмодерније организоване компаније користе ERP и/или друге системе који, захваљујући специфичним модулима или потпуно наменским функцијама, омогућавају праћење целог процеса набавке.
Међутим, неке компаније, било по избору или из различитих разлога, не користе ове наменске и софистициране системе.
На супротној крајности налази се добра стара Ексел табела - или чак компатибилна алтернатива.
Између ове две крајности налази се читав низ алата, како бесплатних, тако и фримијумских (тј. бесплатних за основне функције и плаћених у зависности од напреднијих опција које намеравате да користите, чак и у каснијој фази).
Мој предлог је да се тестира једна или више ових апликација и, у складу са оним што је поменуто у претходној тачки, осигура да их користе сви нивои организације. У овом случају, биће важно да се договорите о алату који ће се користити, како би различита одељења користила исти алат. Ово ће олакшати тимски рад и накнадно поређење података између различитих одељења, којима ће управљати административно одељење.
Лако је пронаћи примере ових пакета претраживањем на Гуглу користећи кључне речи као што су „Бесплатни софтвер за управљање трошковима“, „Бесплатни шаблони за управљање трошковима“ и тако даље.
3. КАТАЛОГ ОД ГОРЕ НАДОЛЕ
Трећи предлог је да се трошкови категоризују не само по врсти – на пример, „Трошкови путовања“, „Пошиљке материјала“ итд. – већ пре свега да се направи прво груписање на макро нивоу, делећи их на:
- Фиксни или варијабилни трошкови
- Трошкови везани за производ (трошкови производње) или општи/административни трошкови
Стога ће бити важно применити најприкладнију стратегију за минимизирање фиксних трошкова у корист варијабилних (или претворити фиксне трошкове у варијабилне) и слично томе, што је више могуће смањити опште и административне трошкове који нису посебно повезани са производњом добра или услуге.
Не постоји прецизно правило које се примењује у свакој ситуацији да би се постигла ова промена, баш као што овај предлог треба схватити као општу смерницу.
У ствари, није могуће унапред утврдити да ли је апсолутно боље за одређену компанију да има више варијабилних или фиксних трошкова (и за колико), али општи концепт преферирања варијабилних трошкова у односу на фиксне трошкове често је основа за управљање компанијом усмерено на постизање конзистентније бруто оперативне марже — то јест, са мање флуктуација диктираних променама у производњи.
4. РАЗМОТРИТИ СВАКИ ПРОИЗВОД ИЛИ УСЛУГУ У КОНТЕКСТУ НАПРАВЉАЊА ИЛИ КУПОВИНЕ
Овај избор, који ће постати стратешки, довешће до одлуке за сваки производ или услугу коју компанија пружа (или коју компанија користи као део свог ланца вредности) о томе да ли је боље да се производи интерно или да се купује - у потпуности или делимично - екстерно.
Разматрања која леже у основи евалуације разликоваће се, не само за сваку укључену компанију, већ чак и за сваки производ и услугу унутар исте компаније.
У овом контексту, не намеравам да сугеришем шта је најбоље урадити (то овде није могуће!), већ да вас подсетим да ће део евалуације бити спроведен у квантитативном смислу. Другим речима, биће неопходно разумети и израчунати која ће улагања бити потребна за сопствену производњу, а који ће трошкови уместо тога настати за куповину екстерних производа које треба ангажовати.
Разлог зашто је ова одлука на стратешком нивоу нераскидиво повезана са оптимизацијом трошкова може се сумирати на следећи начин:
- Оптимизација корпоративних трошкова ослободиће додатна финансијска средства, која се затим могу даље распоредити на инвестиције потребне за „производњу“.
- Оптимизација фиксних, општих и индиректних корпоративних трошкова довешће до најбољег могућег избора добављача, чинећи исплативијим аутсорсинг производа или услуге како би се компанија могла фокусирати на своје основне активности.
Дакле, одлука између „направити“ или „купити“ неће бити везана искључиво за бренд или за стварни или перципирани квалитет, нити ће бити само питање чистих трошкова производње; већ се мора сматрати квантитативно достижним циљем, такође у зависности од способности компаније да оптимизује своје трошкове и одабере добављаче који нуде најбољи однос квалитета и трошкова доступан на тржишту.
