У нашем последњем билтену, разговарали смо о важности „познавања ваших бројева“ — основи ефикасног управљања трошковима. Али за многе организације, претварање те идеје у акцију је прави изазов. Једна од највећих препрека? Једноставно претварање ваших података у формат који је употребљив — нешто што можете анализирати и претворити у корисне, стварне увиде.
По мом искуству, највреднији подаци често долазе из фактура. Оне садрже детаљне описе куповина, бројеве артикала и увиде на нивоу трансакција који су драгоцени за анализу трошкова. Квака? Већина ових података је закључана у PDF датотекама.
За многе моје клијенте, то значи да редовно прикупљам и издвајам податке из гомила ПДФ фактура, углавном на кварталној основи.
За нови пројекат где покушавамо да добијемо почетни увид у трошкове, то често доводи до тога да хиљаде ПДФ фактура треба конвертовати у консолидовани дигитални формат.
Није идеално, али је то место где се налазе најкориснији увиди. Подаци о поруџбеницама такође могу помоћи — али су често неуједначени или непотпуни и обично захтевају доста чишћења пре него што буду корисни.
Где почети? Почните са својим добављачима
Ако нисте сигурни одакле да почнете, почните са својим највећим добављачима. Многи могу да обезбеде консолидовано преузимање ваших трансакција у Ексел или ЦСВ формату — и то је права победа. Са мањим добављачима можда немате ту могућност, али увек вреди питати. Бићете изненађени шта могу да понуде када се то од вас затражи.
Уз то речено, у око 90% пројеката на којима радим, на крају смо ипак морали да се вратимо на податке о фактурама у PDF формату. То је више посла унапред, али се труд на дужи рок исплати.
Алат који мења правила игре: Docparser
Пре неколико година, суочио сам се са истим изазовом: гомиле ПДФ фактура и без једноставног начина за издвајање података. Покушао сам да ангажујем спољне сараднике, али обично завршим тако што потрошим више времена на поправку резултата него што ми је то уштедело.
Тада ми је колега предложио да испробам Docparser , алат који издваја структуриране податке из PDF-ова (и других формата). Није ни на који начин савршен, али је моћан — посебно са електронским PDF-овима и доследним распоредима фактура. Најбоље од свега је што је њихов тим за подршку веома брз у одговору и спреман да помогне, а у мом случају обично добијем одговор преко ноћи.
Када се правила подесе за одређеног клијента, потребно је само отпремити документа, а екстракција је завршена за 5 минута. Једном подешавање, 300–400 фактура се добија за само неколико минута. За мене је то огромно повећање продуктивности — и права прекретница за свакога ко ради са великим количинама докумената из којих треба да добију одређене податке.
Треба вам помоћ? Хајде да разговарамо
Ако су вам подаци заглављени у PDF-овима или нисте сигурни где да почнете, нисте сами — и то није крај пута. Постоје алати и стратегије које вам могу помоћи. Без обзира да ли желите сами да се позабавите тиме или да добијете подршку, увек сам срећан да попричам са вама или да засучем рукаве и помогнем вам да започнете.
Грант Мороу
Главни консултант
+61 415 203 575
