Контрола и управљање трошковима компаније је увек изазован задатак за сваку компанију, без обзира на њен сектор и величину. А када говоримо о трошковима телефоније, све постаје још сложеније. На крају крајева, телефонија је присутна у свим секторима пословања, са већим или мањим значајем. Управљање трошковима телефоније захтева много више од познавања планова које оператери наплаћују, када рачуни доспевају и упоређивања буџетираних износа са стварним износима. Низ свакодневних мера може допринети већој контроли и управљању трошковима корпоративне телефоније. Хајде да разговарамо о неким од њих.
Процена профила потрошње запослених у управљању телефонијом
У компанијама постоје области где је телефонија само подршка за пословање и области где је овај трошак фундаменталан за перформансе – на пример, корисничка служба.
И унутар самих области, ова диференцијација може постојати. Из тог разлога, разумевање радног профила запослених и области је први корак у процени потреба, поновној процени трошкова појединачно и тиме не само смањењу трошкова, већ и побољшању учинка у неким секторима.
Подстицање учешћа запослених у управљању телефонијом
Ово је тачка коју многе компаније мало истражују, али обично даје веома добре резултате, посебно у случају трошкова мобилне телефоније, где сваки запослени има индивидуалну одговорност.
На пример, продавац може пријавити да има потешкоћа са коришћењем оператера у неким регионима. Запослени у набавци може желети да користи уређај са више технологије за контакте са добављачима који не морају да се одвијају путем телефонских позива.
И тако сваки запослени може да говори о тешкоћама, тренутним ограничењима и предлозима, не само за свој посао, већ и за компанију.
Препоручљиво је спровести анкету о навикама и потребама и примити све предлоге који се могу појавити. Корисници увек покрећу проблеме које макро поглед понекад не успева да реши, јер тежи да угуши све у обрасцима потрошње.
Свака радна станица може имати одличне идеје за побољшање управљања телефонијом у компанији.
Креирајте процесе за управљање телефонијом
Трошкови телефоније присутни су у свим областима компаније и генеришу се појединачно, на основу потреба потрошње сваког запосленог. Стога је нормално да свака особа и свака област имају начин управљања њима, са различитим степеном приоритета.
Међутим, ово на крају отежава управљање, посебно када је у питању процена резултата.
Идеалан приступ је осмишљавање и креирање процеса који покривају све фазе, од уговарања плана до дневне потрошње, анализирајући трошкове и акције у свакој фази. Још један важан аспект је разумевање како процеси утичу и како су под утицајем сваког дела компаније.
Главна идеја је дефинисање тока који стандардизује начин контроле и управљања.
Имплементирајте систем за управљање телекомуникацијама
Систем управљања је одличан савезник у свим пословима прегледа, контроле, ревизије и анализе трошкова телефоније компаније. Ови трошкови обухватају велику количину података и, када се консолидују, омогућавају различите анализе и тумачења.
Табеле могу бити добра решења за мала и средња предузећа са мало редова, али генерално, посебно у великим компанијама, спречавају брзу процену резултата и дељење анализа.
Добра корпоративна системска решења на тржишту нуде модуле где можемо да управљамо разним информацијама о телефонији компаније:
- Фонд имовине;
- Уговори, са њиховим детаљима, вредностима и датумима истека;
- Линије, корисници, повезани план и историја плаћања;
- Извршена плаћања и кредити за опоравак.
Такође можемо пронаћи специфична системска решења са функционалностима. Оно што морамо имати на уму је једноставност коришћења за унос података (или вођење електронских датотека код оператера) и свестраност за издвајање података из различитих опција и извештаја о учинку.
Познајте и попишите телефонску имовину компаније
Под телефонским средствима подразумевамо фиксне и мобилне уређаје и телефонске централе, њихове линије и планове потрошње за сваку од њих. То је скуп предмета доступних радним тимовима за коришћење у њиховим активностима.
Контрола и периодични инвентар вам омогућавају да разумете различите аспекте који утичу на квалитет и трошкове телефоније у компанији:
Прегледајте број уређаја
- Многи модели су стари и не подржавају тренутне технологије тренутне комуникације које помажу у уштеди на потрошњи гласовне телефоније коришћењем јефтиније телефоније са подацима и Wi-Fi мрежа.
- Још једна важна ствар су неактивни уређаји, од запослених који су отишли или променили област рада. Могу их користити нови запослени или се могу продати – доступне су интерне понуде.
Прегледајте број линија, планове и димензионисање
- Неискоришћене линије или линије које нису довољно димензионисане за то подручје; инвентар омогућава прерасподелу у подручја где постоји несташица, чиме се избегавају непотребни уговори.
- Планови који не покривају потребе или су прецењени – имају додатке који не задовољавају потребе корисника или услуге које нису неопходне, што омогућава смањење плана и његове вредности.
Почетни инвентар може указати на све ово, а на основу тога можемо доћи до најприкладнијих решења, у складу са профилом потрошње корисника и компаније.
Проверите и ревидирајте своје телефонске рачуне
Подједнако важно као и поновно преговарање и добијање најбољих цена за сваку линију јесте провера сваког рачуна који примате на месечном нивоу, посебно за додатне трошкове.
То могу бити потребе које нису покривене планом и важно је проценити разлог за њих како би се утврдило да ли ће се понављати и да ли би укључивање ставке у план било економичније. Или могу бити неодговарајуће ставке, због праксе корисника или наплата оператера без уговора.
Ове провере ће помоћи не само у праћењу рада оператера, већ и потрошачких навика корисника, захтевајући од њих већу посвећеност циљевима и најбољим праксама компаније.
Ревизија је важна полазна тачка за рутинске провере, могуће је тражити ретроактивне неоправдане трошкове и предузети мере против оператера. Процењује се да је у просеку 7% износа наплаћених на рачунима неоправдано.
Другим речима, то је значајан износ који треба надокнадити.
Увек поново преговарајте и тражите нове добављаче
Потрага за новим добављачима може изгледати компликовано на тржишту са четири или пет великих, бирократских компанија. Али стварност је данас веома другачија.
Постоји преносивост, која омогућава брзе промене. А главна ствар је конкурентност сектора; оператери раде са све флексибилнијим пакетима како би придобили купце по бољим ценама.
Уговори о снабдевању треба да се преговарају под најбољим могућим условима, јер ће бити дугорочна опција и имати строге клаузуле о раскиду.
ERA Group , глобална консултантска кућа специјализована за управљање трошковима, има признату методологију ефикасности и квалификоване стручњаке са искуством у овој области.
