Јануар-фебруар је увек био заузет, а ова година није била изузетак. Тесно смо сарађивали са два дугогодишња клијента интерната , помажући им да се снађу у оперативним трошковима и открију нове могућности за уштеду . Њиховим речима, сваки долар који уштеде помаже им да смање трошкове.
Иако овај рад не прати нужно традиционални процес ERA Group , основни фокус остаје: повећање ефикасности и побољшање финансијских резултата . Историјски гледано, овај рад се вртио око хране и угоститељства у њиховим интернатским одељењима , али у последњих неколико година, обе су настојале да прошире свој фокус и на друге области, као што су мензе, униформе и канцеларијски материјал . Као резултат тога, већи део јануара је проведен затварајући 2024. годину и постављајући темеље за 2025. годину.
Кључне области које смо доставили у јануару
Праћење трошкова оброка : Једна школа је била задовољна што је видела повећање трошкова по оброку за мање од 2% у 2024. години, што је задовољавајући резултат с обзиром на тренутне тржишне услове. Радило се о преиспитивању њихових трошкова за 2024. годину, тражењу додатних могућности за њихову оптимизацију и упоређивању трошкова оброка.
Преглед учинка мензе : Показали смо разлику од 40% у потрошњи по ученику између школа, истичући могућности за побољшану контролу трошкова и/или повећање могућности.
Прилагођавања продаје и цена : Прегледали смо цене и трендове продаје у мензама како бисмо осигурали усклађеност са њиховим буџетским плановима за 2025. годину, истовремено идентификујући могућности за уштеде (и да, било их је).
Процес тендера за категорију хране : Остварена је уштеда од 9% на претходно неуговореној категорији, што се додаје уштеди од 21% која је недавно обезбеђена на другој категорији хране.
Анализа употребе папира за копирање : Један од значајнијих појединачних трошкова школе. Упоређивањем са бројем ученика, открили смо да је потрошња папира по ученику остала стабилна на око 1,25 тома по ученику годишње, што значи да је повећана потрошња коју смо видели 2024. године била последица раста уписаних ученика, а не повећања цена како се претпостављало (цене су пале). С обзиром на прелазак на дигитално учење и употребу рачунара, очекивали смо да ће употреба папира пасти, али подаци изгледа указују на супротно.
Трендови у униформама: Иако је једна од школа била генерално задовољна учинком своје продавнице униформи, желела је дубљу анализу образаца куповине. Један налаз је показао да ученици сада купују у просеку 1,5 кошуље годишње, у односу на једну годишње пре само четири године, а укупан број купљених артикала по ученику повећао се за 50% од периода пре COVID-а. Такође смо показали да је водећи добављач повећао цене за ~5% прошле године.
Ову вежбу радимо квартално како би школе знале како прате буџет. Сва одступања се објашњавају и по потреби се предузимају корективне мере. Једноставни и мали увиди попут ових помажу овим школама да усаврше управљање залихама, оптимизују трошкове и побољшају буџетирање.
Растућа потражња за бенчмаркингом
Бенчмаркинг постаје све важнији алат за интерну анализу и поређење са вршњацима за школе и предузећа . Током протеклих седам година рада са овим школама, бенчмаркинг се развио од „немама податке“ до кључног алата за доношење одлука .
Пример како једна школа користи анализу је случај коришћења папира. Када смо утврдили да је коришћење папира било супротно очекивањима, школа је могла брзо да идентификује где је проблем и да предузме неке корективне кораке.
Ове школе питају:
„Како се сналазимо? Где можемо да се побољшамо? И где већ добро радимо?“
Коришћење броја студената нам је омогућило да анализирамо трендове потрошње у кључним категоријама како бисмо стекли дубљи увид . Неки од наших података сада датирају из 2017. године, пре COVID-а , и нуде драгоцену дугорочну перспективу.
Жеља за вршњачким упоређивањем и дубљом анализом података расте како школе препознају финансијске улоге . И као што ме обе школе стално подсећају, у питању је поприличан улог.
Ако сте заинтересовани за бенчмаркинг или управљање трошковима у вашој школи или организацији, волео бих да поразговарамо и видимо шта је могуће.
Драго ми је да презентујем одборима или вишем менаџменту ако им то помогне да разумеју прилику. Ово је превише важно да би се игнорисало или превазишло.
