Одговор је највероватније да; а ево и зашто:
Ово питање се често превиђа или ставља у „претешку корпу“ када је реч о „ретро трошковима“. Детаљно разматрање сваког трошка делује превише тешко или одузима много времена. Можда немате ресурсе или време или сматрате да то није стратешки потез. То су неки од разлога или изговора које чујем од финансијских директора и финансијских директора; иако већина признаје да је то област са потенцијалом за уштеде. Кажу ми да би требало нешто да ураде поводом тога; али су заузети. То је за мене извор фрустрације јер се толико труде да зараде новац, док би брза провера здравог разума могла да дода хиљаде пословном профиту без потребе за прековременим радом.
Ово је први део серије од два дела у којој објашњавам шта је „tail spot“ и како се може анализирати и минимизирати без губљења сати времена вашег тима.
Шта је репни трошак?
Реални трошкови се различито дефинишу у свакој организацији; али најчешћа дефиниција је коришћење правила 80/20 (Паретово правило); као што је приказано на дијаграму 1.
Термин се односи на доњих 20% потрошње коју генерално обезбеђује 80% добављача. Трошкови који остају на преосталој вредности се обично сматрају куповином мале вредности јер чине само мали део (20%) укупних трошкова. У већини компанија, то би се могло назвати „нерегулисаним трошковима“ или „нестратешким“ трошковима.
Трошкови на репу, познати и као „неконвенционални“ или „непоштени“ трошкови. И заиста изазивају проблеме!
Дијаграм 1. Потрошња на репу. Извор: ERA Group
Хиљаде потрошног материјала и артикала могу спадати у категорију најнижих трошкова; укључујући личну заштитну опрему; амбалажу; материјал за транспорт и складиштење; материјал за чишћење и санитацију; индустријске гасове и канцеларијски материјал. Листа је бескрајна. Може бити прилично значајна и застрашујућа. Трошкови које стварају су сами по себи минимални, али дозволите ми да вам кажем: они се сабирају!
Генерално, унутар организације постоји мало разумевања о томе колико новца је укључено у додатне трошкове, а још мање знања о њиховом ефикасном управљању. То често доводи до тога да компаније забораве хиљаде, а у неким случајевима и стотине хиљада долара сваке године. То је новац који несвесно и непотребно плаћају добављачима када би се могао боље искористити.
Изазов са граничним трошковима је двострук; прво; морате утврдити које категорије превазилазе трошкове. Затим; морате схватити како да надокнадите уштеђевину.
Колико новца пропуштате?
Иако се трошкови за преосталу зараду сматрају малим у односу на укупне трошкове, то је такође и место где се могу остварити значајне уштеде. Овај новац може ићи директно у профит или се користити за финансирање новог пројекта или броја запослених.
Након много година рада на смањењу трошкова, приметио сам да уштеде од управљања преосталим трошковима могу бити у распону од 10% до 15% у првој години. Међутим, моје искуство је показало да одређене појединачне категорије могу остварити уштеде и до 40% када се добро управљају.
Ове потенцијалне уштеде се често занемарују као интерни извор средстава због ниског очекиваног поврата; недостатка видљивости; недостатка интерних ресурса и недостатка адекватних референтних података.
Ако имате минималну потрошњу од милион долара; уштеда од 10% је 100.000 долара. Замислите да повратите овај новац за неколико месеци без отказивања уговора са добављачима или отпуштања људи. То је прилично добар осећај.
Ефикасност пословних простора је други резултат процене трошкова и предузетих мера за решавање евентуалних проблема. Као резултат овог процеса, добијате глаткији процес рачуноводства и мање забуне, што може уштедети време и ресурсе.
Преглед ваших трошкова за реп: где почети?
Помисао на преузимање трошкова за остале трошкове може бити застрашујућа; а компаније често немају ресурсе да се упусте у десетине хиљада трансакција које обично нису у исправном формату за лаку анализу.
Морате негде почети и имати на уму да постоје треће стране које вам могу помоћи у томе или чак то учинити уместо вас.
Први корак је проналажење и идентификовање последица потрошње ваше компаније. Ово ће се вероватно разликовати од компаније до компаније; стога је то вредан процес. Као што је раније поменуто; Парето правило је најједноставнији начин да се то дефинише.
Када свима буде јасно шта је са преосталим трошковима, потребно је да се подаци прикупе за анализу. Када помажем клијентима, често ми дају гомилу ПДФ докумената или фактура, које затим конвертујем у дигитални формат.
Када подаци буду у исправном стању за анализу и буду стандардизовани и очишћени; анализа ће открити где се троше средства и ко су добављачи. Постоји и софтвер који овај процес чини лакшим и бржим, тако да можете тачно утврдити начине за уштеду у кратком временском периоду.
На крају крајева, желимо да разумемо „ко и шта“ чини ваше трошкове. Онда можемо нешто да урадимо поводом тога.
Када сазнамо где долази до прекомерне потрошње и ко стоји иза тога (можда је у питању грешка у одређивању цена или неко троши новац без овлашћења за то); помажемо да схватимо шта да радимо поводом тога.
Неки софтверски алати, као што је SpendVue™ компаније ERA, пружиће руководиоцима врхунске информације о трошковима њихове организације, укључујући и последице. Уз помоћ овог алата, сертификовани аналитичари дубински анализирају финансијске податке и примењују ERA-ине индустријске критеријуме како би идентификовали аномалије у трошковима. Резултат је скуп јасних, непосредних и практичних увида доступних у лако разумљивом формату. Ваш саветник ће затим сарађивати са вама како би идентификовао пут ка побољшању новчаног тока који најбоље одговара потребама ваше организације. Можете погледати кратак видео о SpendVue ™ на следећем линку https://vimeo.com/680583659 .
У другом делу ове серије, обрадићемо се са оним што можете да урадите са својим „репним“ трошковима када боље разумете од чега се они састоје.
Ако желите да сазнате више о управљању својим трошковима за остатак посла, контактирајте Гранта Мороуа .
Грант Мороу је главни консултант у ERA Group и сертификовани је саветник SpendVue-а. Има преко 30 година практичног искуства у раду са малим и средњим предузећима како би идентификовао где прекомерно троше и развио стратегије за боље управљање трошковима.
