У сложеним окружењима где је SAP ERP доступан великој и разноврсној бази корисника, управљање лиценцама није тривијална ствар и може временом довести до проблема неусклађености између стварне употребе различитих SAP модула и онога што је уговорно договорено (и плаћено).
Ова неусклађеност може довести до две различите врсте проблема; у зависности од случаја:
- Корисничка база апликације се временом повећавала; и ако ово није саопштено САП-у и правилно договорено; компанија плаћа мање него што би требало и може бити подвргнута посебним ревизијама од стране САП-а или једног од његових партнера; са непријатним последицама у виду казни од стране САП-а.
- Ако се, с друге стране, стварна употреба система временом смањила из различитих разлога; или ако неки од модула на које сте претплаћени никада нису заправо коришћени, дешава се супротна ситуација; тј. компанија плаћа више него што би требало.
Модел обрачуна SAP лиценци није заснован само на номиналним лиценцама по кориснику, већ је дефинисан агрегатном метриком коришћења која се зове FUE (еквивалент пуне употребе). Корисници су класификовани у неколико категорија у зависности од нивоа њихове интеракције са системом, а неке категорије су „моћније“ од других: на пример, корисник овлашћен да мења изворни код припада моћнијој класи од другог корисника који је овлашћен само да чита различите понуђене функције; стога, први корисник очигледно троши више FUE него други.
FUE је концептуално сличан „валути“ која изражава обим деловања додељен сваком кориснику; укључујући и комбинацију вишеструких права приступа која се могу разликовати од модула до модула.
Ово објашњава изјаву на почетку чланка; наиме, ако се правилно не реши, управљање SAP лиценцама може временом довести до ситуација значајног неусклађења између стварне употребе и уговорних услова.
У оваквој ситуацији; ERA Group може помоћи клијенту да редовно анализира статус коришћења САП система унутар компаније; како би се добила јасна и ажурирана слика ситуације.
Друго; ERA такође може да понуди клијентима подршку која им је потребна за бољу организацију преговора са SAP-ом; који; као и сви главни добављачи софтвера; не одустаје лако од својих сталних прихода; чак ни у случају грешака; нудећи технолошка ажурирања која могу, али и не морају бити од интереса за компанију.
Веома актуелан пример је много публицитетна надоградња компаније SAP на верзију S/4 са HANA системом базе података (SAP је недавно објавио да ће прекинути подршку за све R/3 ECCS верзије до краја 2027. године).
Из тог разлога, поред јасних и објективних података, неопходно је припремити одговарајућу стратегију преговора, уз јасно разумевање потреба и стратегија ваше компаније у погледу еволуције алата.
