4 tips för att minska företagets kostnader

4 tips för att minska företagets kostnader

En effektiv övervakning, optimering och hantering av företagets utgifter är avgörande, särskilt för företag som av olika skäl inte kan avsätta den tid och de resurser som krävs för en snabb och noggrann utgiftshantering.

Jag syftar särskilt på företag som tillhör dessa kategorier eller som just nu befinner sig i en utvecklingsfas som stämmer överens med ett eller flera av dessa scenarier:

• Nystartade företag
• Företag som har vuxit snabbt på kort tid
• Företag med hög operativ verksamhet
• Familjeföretag
• Företag utan en egen inköpsavdelning
• Företag som i hög grad fokuserar på en ”kärnverksamhet” och ett avgörande projekt
• Företag med stora utmaningar inom förändringshantering
• Företag som inriktar sig på att lösa stora problem med order och intäkter

Tyvärr känns den sista punkten väldigt bekant och högst aktuell i dag.

Det bästa dessa företag skulle kunna göra är utan tvekan att anlita ett konsultföretag med omfattande erfarenhet av att optimera fasta, allmänna och indirekta kostnader, men detta är inte alltid möjligt.

Väntar det kanske bara en avgrund för dessa företag? Absolut inte.

Låt oss titta på några användbara tips.

1. REGISTRERA OCH KATALOGISERA UTGIFTER PÅ ALLA ORGANISATIONSNIVÅER

Några av dem som följer mig mest aktivt på LinkedIn känner till min beundran för Peter Drucker, som av många betraktas som grundaren till den moderna företagsledningen. För att citera en av hans berömda maximer: ”Om man inte kan mäta det, kan man inte styra det.” Den första punkten jag vill ta upp härrör direkt från detta.

Jag vill dock gå ett steg längre än att bara rekommendera att ni noggrant och minutiöst håller koll på företagets utgifter. Mitt viktigaste råd är att detta arbete inte enbart ska begränsas till ekonomi- och/eller administrationsavdelningen, områdeschefen eller distriktschefen.

Teamledare bör avsätta tillräckligt med tid och energi för att satsa på sina medarbetare och lära varje teammedlem hur man redovisar företagets utgifter inom sitt ansvarsområde. Det kan handla om utgifter som rör kvalitetsavdelningen, resebyrån, allmänna tjänster eller IT.

Avdelningschefen bör förklara för teamet varför detta är viktigt, hur man klassificerar utgifter och hur man identifierar vilka utgifter som kan minskas eller elimineras.

Du kommer att bli förvånad över hur engagerade dina medarbetare kommer att känna sig i den här processen och hur de själva kommer att komma med idéer för att ytterligare optimera kostnaderna.

Och avdelningschefen kommer äntligen att ha kostnadsområdet under kontroll och ytterligare ett skäl att belöna de mest förtjänstfulla medarbetarna.

Denna enkla åtgärd medför därför en rad fördelar för organisationen som hänger samman med varandra:

• Kostnadskontroll och kostnadsoptimering;
• Minskning av avfall;
• Medarbetarinflytande;
• En stabil grund för att införa ett belöningsprogram.

2. UTNYTTJA TEKNIKEN – DEN ÄR VÅR VÄN

De mest modernt organiserade företagen använder ERP-system och/eller andra system som, tack vare specifika moduler eller helt dedikerade funktioner, gör det möjligt att följa hela Inköp .

Vissa företag använder dock inte dessa specialiserade och avancerade system, vare sig det är ett medvetet val eller på grund av olika skäl.

I den andra änden av skalan finns det gamla goda Excel-kalkylbladet – eller till och med ett kompatibelt alternativ.

Mellan dessa två ytterligheter finns det ett brett utbud av verktyg, både gratis och av typen freemium (dvs. gratis för grundläggande funktioner och kostnadsbelagt beroende på vilka mer avancerade funktioner du avser att använda, även i ett senare skede).

Mitt förslag är att testa en eller flera av dessa applikationer och, i linje med vad som nämndes i föregående punkt, se till att alla nivåer inom organisationen använder dem. I det här fallet är det viktigt att enas om vilket verktyg som ska användas, så att olika avdelningar använder samma verktyg. Detta underlättar samarbetet och den efterföljande jämförelsen av data mellan olika avdelningar, vilket sköts av den administrativa avdelningen.

Det är enkelt att hitta exempel på dessa paket genom att söka på Google med sökord som ”gratis programvara för utgiftshantering”, ”gratis mallar för kostnadshantering” och så vidare.

3. KATALOG FRÅN TOPPEN OCH NER

Det tredje förslaget är att inte bara dela in utgifterna efter typ – till exempel ”Resekostnader”, ”Materialleveranser” och så vidare – utan framför allt att skapa en första övergripande gruppindelning genom att dela in dem i:

• Fasta eller rörliga kostnader
• Produktrelaterade kostnader (produktionskostnader) eller allmänna/administrativa kostnader

Det kommer därför att vara viktigt att tillämpa den mest lämpliga strategin för att minimera de fasta kostnaderna till förmån för de rörliga (eller omvandla fasta kostnader till rörliga) och på samma sätt minska de allmänna och administrativa kostnaderna som inte är direkt kopplade till produktionen av en vara eller tjänst så mycket som möjligt.

Det finns ingen fast regel som gäller i alla situationer för att åstadkomma denna förändring, precis som detta förslag bör ses som en allmän riktlinje.

Det går faktiskt inte att på förhand avgöra om det för ett visst företag är absolut bättre att ha fler rörliga kostnader eller fasta kostnader (och i så fall i vilken utsträckning), men den allmänna principen att föredra rörliga kostnader framför fasta kostnader ligger ofta till grund för företagsledningen när målet är att uppnå en mer stabil Marginal– det vill säga med färre svängningar som beror på förändringar i produktionen.

4. BEDÖM VARJE PRODUKT ELLER TJÄNST UTIFRÅN VALET MELLAN ATT TILLVERKA ELLER KÖPA

Detta val, som kommer att få strategisk betydelse, kommer att leda till ett beslut för varje produkt eller tjänst som företaget tillhandahåller (eller använder inom sin värdekedja) om det är bättre att tillverka den internt eller att köpa in den – helt eller delvis – externt.

De faktorer som ligger till grund för utvärderingen varierar, inte bara mellan de olika företagen utan även mellan olika produkter och tjänster inom samma företag.

I detta sammanhang är det inte min avsikt att ge några råd om vad som är bäst att göra (det går inte att göra här!), utan snarare att påminna er om att en del av utvärderingen kommer att ske utifrån kvantitativa kriterier. Med andra ord kommer det att krävas att man förstår och beräknar vilka investeringar som krävs för egen produktion och vilka kostnader som istället uppstår för att köpa in det som behöver läggas ut på entreprenad.

Anledningen till att detta strategiska beslut är oupplösligt förknippat med Kostnadsoptimering sammanfattas på följande sätt:

• Genom att optimera företagets kostnader frigörs ytterligare ekonomiska resurser, som sedan kan avsättas till de investeringar som krävs för tillverkningen.
• Genom att optimera företagets fasta, allmänna och indirekta kostnader kan man välja den bästa möjliga leverantören, vilket gör det mer kostnadseffektivt att lägga ut en produkt eller tjänst på entreprenad så att företaget kan fokusera på sin kärnverksamhet.

Beslutet om man ska ”tillverka” eller ”köpa in” kommer alltså inte enbart att bero på varumärket eller på faktisk eller upplevd kvalitet, och det handlar inte heller enbart om rena produktionskostnader. Det måste snarare betraktas som ett kvantitativt uppnåeligt mål, som även beror på företagets förmåga att optimera sina kostnader och välja leverantörer som erbjuder det bästa förhållandet mellan kvalitet och kostnad som finns på marknaden.