Handlingsplan för kostnadshantering

Kostnadshantering kräver, precis som andra delar av företagsledningen – till exempel budgetering och ekonomi – ett styrverktyg som tydligt fastställer mål, verksamhetsområden, ansvariga, uppgifter, tidsfrister och uppföljningsmetoder.

I detta skede är det avgörande att ta fram en handlingsplan. Den hjälper företaget att strukturera de komplexa faktorer som ingår i kostnadshanteringen. I den här artikeln kommer vi att diskutera detta verktyg, som i hög grad kommer att bidra till en framgångsrik kostnadshantering.

Vad är en handlingsplan?

När vi tänker Om oss och projektet att köpa en egen bostad finns det flera saker som måste hanteras: den tid som krävs för att spara ihop till köpet, att undersöka bostadsmarknaden, kostnader för besiktning, att fastställa det bästa boendescenariot för köpet, finansieringsalternativ och att beräkna de totala utgifterna.

Listan kommer att utvecklas till mer specifika punkter, vilket ger en god bild av handlingsplanens komplexitet och betydelse.

Utan den blir det utan tvekan mer komplicerat och riskfyllt att köpa en fastighet, eftersom det inte finns något sätt att förutse och reagera på varje händelse i rätt tid. Vi kommer alltid att agera i efterhand, och besluten kommer inte alltid att vara träffsäkra. Detta gäller i ännu högre grad inom kostnadshanteringen.

I grund och botten är en handlingsplan ett styrningssystem (systematiskt eller inte) för alla beslut och aktiviteter som syftar till att uppnå ett specifikt eller långsiktigt mål (kontinuerlig styrning).

En handlingsplan är avgörande för att en organisationsstruktur ska fungera bättre. Den gör det möjligt att koppla samman företagets alla resurser – personal, medel och system – med mål, fördelar, åtgärder och tidsfrister samt att skapa ett ekosystem som syftar till att uppnå bästa möjliga tekniska och ekonomiska resultat för strukturen.

Handlingsplan – Egenskaper

En handlingsplan bör innehålla följande:

• Tydliga mål – både övergripande och specifika. En försäljningsplan kan till exempel ha som mål en tillväxt på 10 % per år och innehålla specifika delmål med olika tillväxttakter för olika produkttyper.
  
• Objektiva och mätbara fördelar – dessa bör överensstämma med företagets förväntningar och det bör finnas sätt att mäta dem.
  
• Styrning utifrån aktiviteter/åtgärder – det är mycket viktigt att varje aktivitet har specifika mål, åtgärder, budget, risker och tidsfrister, och att dessa tillsammans bildar en tidsplan som är tydlig för alla.
  
• Nominellt ansvariga parter – definiera inte efter sektor eller avdelning; det är viktigt att ansvaret ligger hos enskilda personer så att kommunikationen mellan olika områden inom tidsplanen flyter smidigt.
  
• Realistiska tidsfrister – detta är en viktig utmaning i alla handlingsplaner, men tidsfristerna får inte vara så orimliga att de bara bidrar till att lugna organisationen.
  

Utarbetandet av en handlingsplan bygger på följande frågor:

• VAD ska uppnås – mål (ett eller flera beroende på betydelse);
• VARFÖR ska detta uppnås – målet och de tydliga fördelarna med åtgärderna;
• Vem – de som ansvarar för planen och tillhörande aktiviteter;
• VAR planen ska genomföras – företag, Branscher, processer, konton;
• NÄR planen ska genomföras – dess genomförandeperiod (engångsåtgärd eller permanent);
• HUR planen ska genomföras – hur målen ska uppnås;
• HUR MYCKET planen kommer att kosta – personalens arbetstid, resurser, konsultkostnader.

Även om det rör sig om en långsiktig handlingsplan kan det förekomma specifika planer med begränsad varaktighet. En försäljningshandlingsplan, som innehåller allmänna riktlinjer för marknadsföring, täckning, rabatter och struktur, kan till exempel vid ett visst tillfälle omfatta en plan för att främja försäljningen av en viss produkt, med egna villkor, som omfattar en del av säljteamet och gäller under en begränsad tid.

De 5 viktigaste stegen i handlingsplanen för kostnadshantering

Inledning

Detta stegär avgörande för att planen ska fungera som helhet och innebär att man fastställer de övergripande och specifika målen, de förväntade fördelarna, de berörda områdena samt tidsfristen för att uppnå varje mål (med förbehåll för senare översyn).

Inom kostnadshanteringen bör målen inte enbart inriktas på kostnadsminskningar i sig, eftersom det handlar Om oss permanent styrningsorgan.

Till exempel:

Huvudmål: Övervakning och styrning av alla administrativa kostnader för 2018 så att budgetprognosen inte överskrids. Områden: alla. Tidsfrist: 31 december 2018.

Särskilt mål 1: En minskning av kostnaderna för fordonsuthyrning med 20 % under 2018 jämfört med utgifterna under 2017. Områden: Drift och underhåll. Tidsfrist: 31 december 2018. Förväntad nytta: Besparingar 1 000,00 R$ (20 % av utgifterna under 2017).

Huvudmålet kommer att utvärderas utifrån det sammanlagda resultatet av alla delmål vid slutet av deras löptid. Kostnadschefen måste dock regelbundet utvärdera dessa resultat på ett mer ingående sätt för att kunna bedöma om huvudmålet kommer att uppnås.

Från och med nu kommer vi att använda det första specifika målet som exempel för de återstående stegen.

Planering

I detta steg fastställs alla detaljer som rör de specifika målen – åtgärder, tidsfrister, ansvariga, budget och beredskapsplaner – kvalitetskontroll under arbetets gång, riskhantering samt lösningar (interna och externa faktorer som kan påverka genomförandet av åtgärden).

Viktigt: Att slutföra aktiviteten innebär inte att målet har uppnåtts, utan att alla förutsättningar för detta har uppfyllts, så att målet så småningom kan uppnås.

Särskilt mål 1: En minskning av kostnaderna för fordonsuthyrning med 20 % under 2018 jämfört med utgifterna under 2017. Områden: Drift och underhåll. Tidsfrist: 31 december 2018. Förväntad nytta: Besparingar 1 000,00 R$ (20 % av utgifterna under 2017).

Uppgift 1: undersöka tre leverantörer. Ansvarig: Jorge Cardoso (administration). Tidsfrist: 5 mars 2018. Budget: ej tillämpligt.

Uppgift 2: Analysera genomförda resor. Ansvarig: Celso Furtado (försäljning). Tidsfrist: 5 mars 2018. Budget: ej tillämpligt.

Genomförande

I detta steg genomförs de planerade åtgärderna. Det är viktigt att noggrant kontrollera de medel som avsatts för att genomföra verksamheten, eftersom eventuella avvikelser leder till extra kostnader.

Övervakning

Här övervakas varje aktivitet noggrant av kostnadschefen och dennes team för att säkerställa att inga händelser inträffar som hindrar genomförandet eller orsakar oförutsedda avvikelser. Det riskregister som nämndes under planeringsfasen är avgörande för att riskerna ska identifieras i det steget (förutse) och förstås bättre i detta steg. Den som ansvarar för aktiviteten måste omedelbart rapportera alla händelser som kan äventyra genomförandet och vid behov vidta åtgärder för att aktiviteten ska kunna fortsätta och slutföras.

Avslutning

Nu är det dags att sammanställa resultaten, utvärdera dem var för sig, ta reda på om de specifika och övergripande målen har uppnåtts, identifiera de orsaker (risker) som hindrade uppnåendet och som inte kunde undanröjas, samt sammanställa de lärdomar som dragits inför nästa handlingsplan.

Det råder ingen tvekan om att en handlingsplan är oerhört viktig för att uppnå alla affärsmål.

Det är en resurs som visar att man på ett organiserat och kontrollerat sätt kan uppnå sina mål.

Det är i grunden en enkel uppgift, men komplex att genomföra, och det är därför viktigt att samarbeta med ett specialiserat Kostnadsreducering , såsom ERA Group, kan göra hela skillnaden för att detta projekt ska lyckas.

ERA har erfarna och kvalificerade medarbetare som kan ge ert företag fullt stöd vid införandet av kostnadshantering.