I takt med att livsmedelspriserna fortsätter att stiga över hela landet vänder sig organisationer i allt högre grad till Inköp som ett effektivt verktyg för budgetkontroll – utan att göra avkall på kvaliteten på de måltider som serveras till eleverna.
ERA Group har ERA Group många år haft ett omfattande samarbete med skolor och äldreboenden, där smartare Inköp har lett till betydande Besparingar förbättrat den operativa effektiviteten; ofta handlar det om Besparingar sexsiffriga Besparingar .
Matavfall och menyplanering får ofta mest uppmärksamhet, men Inköp skillnad. Det handlar inte Om oss genvägar, utan Om oss smartare, förhandlar bättre och fattar beslut baserade på data.
Två modeller; gemensamma utmaningar
Organisationer arbetar vanligtvis enligt en av två modeller för måltidsförsörjning: utlagd catering, där en extern leverantör anlitas för att tillhandahålla måltider, eller egen catering, där organisationen har egen kökspersonal.
Outsourcing ses ofta som det enklare och smidigare alternativet, men jag vill påpeka att det ändå kräver kontinuerlig och regelbunden uppföljning.
Även om man anlitar en cateringfirma är det viktigt att noggrant följa upp deras prestationer. På en internatskola som vi har samarbetat med i sju år granskar vi regelbundet detaljerade rapporter – antal måltider, lagerbeholdning, svinn – och matar in dessa uppgifter i översiktspaneler och rapporter som följer upp utvecklingen och uppmärksammar eventuella problem i ett tidigt skede.
Intern catering ger å andra sidan större kontroll, men kan bli betydligt mer komplicerat, särskilt när man har att göra med ett stort antal leverantörer.
I ett fall stöder vi en skola som har över 26 olika leverantörer av skolmat. Även om vi har lyckats minska antalet till 20 leverantörer är det fortfarande ett stort antal. Som jämförelse kan nämnas att vi samarbetar med ett äldreboende där vi har lyckats effektivisera verksamheten till endast åtta eller nio huvudleverantörer.
Sex Inköp som ger resultat
I takt med att budgetarna krymper och priserna stiger ERA Group organisationer att införa flera praktiska strategier för att få ut mesta möjliga av sina livsmedelsutgifter:
- Samordna leverantörer: Att arbeta med flera leverantörer inom olika kategorier leder ofta till att man går miste om volymrabatter och drabbas av högre leveranskostnader. Företag rekommenderas att granska sina befintliga leverantörer och överväga en samordning för att uppnå bättre priser och minska de administrativa kostnaderna. Ofta utnyttjar företagen inte sin köpkraft till fullo.
- Teckna långsiktiga prisavtal: Genom att ingå avtal på 6–12 månader med fasta prisperioder kan man säkerställa prisstabilitet och förbättra prognoserna. Avtalen bör tydligt ange förväntningar inom viktiga områden såsom pris, prisskydd, leverans, kvalitetskrav och regler för ersättningsprodukter.
Övervaka Leverantörsprestation:
ERA Group man inför enkla resultatkort, rapporter eller kvartalsvisa utvärderingar för att bedöma Leverantörsprestation prissättning, leveranssäkerhet och servicekvalitet. Långsiktiga relationer bör regelbundet utvärderas på nytt för att säkerställa fortsatt mervärde.
Jag har haft stor framgång med att använda benchmarking. Även om det är svårt att göra jämförelser med konkurrenter utan hjälp av en extern part, som till exempel mig själv, har vi hittat meningsfulla interna jämförelser som ger oss en mer insiktsfull bild av prestandan.
Förbättra rutinerna för lagerhantering och beställning:
En av de största utmaningarna vi har ställts inför är att övervaka SOH-nivåerna. När det gäller externa cateringföretag bör dessa regelbundet lämna in en SOH-rapport och redogöra för läget. För den interna verksamheten är det något svårare, och ofta saknar organisationerna resurser för detta. SOH-nivåerna spelar en avgörande roll, särskilt om man följer upp kostnaderna per vårddag eller per måltid.
Utbilda personalen i kostnadsmedvetenhet:
Inköp är bara så effektiva som de personer som genomför dem. Organisationer bör satsa på utbildning för den personal som ansvarar för beställningar och varumottagning, och uppmuntra dem att vara uppmärksamma på avvikelser i prissättningen och leverantörernas efterlevnad.
Gruppköp
Gruppinköp är en möjlighet som i hög grad underskattas inomBranscher Utbildning Ideell verksamhet . Även om de flesta av oss vet att de finns, förbises de ofta i Inköp dagliga Inköp , trots att de kan vara ett effektivt verktyg.
Grundidén är enkel: genom att slå samman efterfrågan med andra organisationer, till exempel skolor, kan organisationer få tillgång till de priser och villkor som vanligtvis är förbehållna betydligt större aktörer. Dessa samarbetsavtal kan avsevärt sänka enhetskostnaderna, effektivisera upphandlingsprocessen och minska den administrativa bördan i samband med Inköp leverantörshantering. Utöver Besparingar bidrar de också till en jämnare produktkvalitet och tjänsteleverans, vilket ger mindre institutioner ett effektivt sätt att skapa lika villkor.
Den enda nackdelen med gruppinköp är att organisationerna avstår en del av sin kontroll till gruppen; och; det kan vara som att försöka få katter att gå i rad för att få alla att göra rätt; det fungerar bara om gruppen kan hålla vad den lovar.
Effekter i verkligheten
Dessa praktiska förändringar kan snabbt bli kostsamma.
”På en skola ledde tillämpningen av dessa Inköp till årliga Besparingarpå tiotusentals kronor – och det samtidigt som servicen och kvaliteten förbättrades, även hos långvariga leverantörer.”
Ett växande behov av smartare system
I takt med att det ekonomiska trycket fortsätter att öka Inköp smarta Inköp inte bara som en kostnadsbesparande åtgärd, utan också som en avgörande del av en hållbar restaurangverksamhet.
