Att ifrågasätta det rådande läget: Varför hyresgäster måste granska serviceavgifterna noggrannare

Hyresvärdar (eller deras förvaltare) är ofta sena med att lägga fram budgetar – ibland dröjer det ända in på driftsavgiftsåret. Om du har upplevt detta är du inte ensam; detta händer i ungefär 50 % av fallen.

På samma sätt dröjer hyresvärdarna ofta med att utfärda slutavräkningar, särskilt när hyresgästerna har rätt till återbetalning eftersom de faktiska kostnaderna blivit lägre än budgeterat. Förklaringar och kommentarer till kostnaderna kan också vara bristfälliga eller helt saknas, och det finns sällan någon verifiering av hur kostnaderna fördelats. Avgörande är att hyresgästerna ofta har en begränsad tidsfrist efter att avräkningen utfärdats för att bestrida de redovisade utgifterna – om de överhuvudtaget kan bestrida dem utan att det medför ytterligare kostnader.

Om du är en upptagen ekonomichef eller fastighetschef på ett hyresgästföretag hamnar detta ofta på listan över saker som ska göras – för att sedan glömmas bort eller helt enkelt accepteras. Enligt bästa praxis ska budgetar tillhandahållas senast en månad innan serviceavgiftsåret börjar, slutliga intyg utfärdas inom fyra månader efter årets slut och ytterligare fyra månader ges till hyresgästerna för att granska kostnaderna. Var dock uppmärksam på eventuella specifika tidsangivelser i ditt hyresavtal, eftersom dessa kan ha företräde och förhindra framtida problem.

Konsekvenserna av bristfällig förvaltning från hyresvärdens sida kan bli betydande för ett företag:

• Det går inte att i förväg räkna med stigande kostnader.
• Din hyresvärd kan redan ha åtagit sig och ådragit sig nya kostnader innan du ens har fått budgeten – för att inte tala om att du har haft möjlighet att ifrågasätta den.
• Du förlorar pengar. Hyresgästerna betalar ofta för mycket utan att inse det och täcker därmed oavsiktligt kostnader som borde vara hyresvärdens ansvar – vilket innebär att medel som skulle kunna användas för att utveckla deras egen verksamhet går förlorade.

Som om den bristfälliga administrationen inte vore nog, var kostnaderna för fastighetsförvaltning ett av de områden där överprissättningen var mest påtaglig under 2024. Dessa kostnader stiger kraftigt, särskilt i London, och omfattar ofta uppgifter som egentligen borde ingå i förvaltningsbolagens arvoden. Varför? Jo, därför att dessa arvoden borde vara fasta. Så inte nog med att administrationen är bristfällig – hyresvärdarna tar dessutom ut högre avgifter för den!

Tänk också på kostnaderna för VVS och el. Vissa hyresvärdar väljer underhållsavtal där allt ingår, men ådrar sig ändå och vidarefakturerar extra kostnader som inte borde debiteras. Reparationskostnader bör redovisas separat från utbyten. Med de kommande MEES-reglerna kring byggnaders energiprestanda väljer vissa hyresvärdar att uppgradera istället för att reparera eller byta ut anläggningar och byggnadsdelar. Kapitalkostnader – om de redovisas – är oftast betydande och kan komma som en chock. Men är du ens ansvarig enligt dina hyresvillkor? Finns det ett mer kostnadseffektivt alternativ som uppfyller kraven?

Med hjälp av professionell rådgivning kan dessa kostnader granskas med avseende på deras giltighet – både enligt ditt hyresavtal och RICS:s uppförandekod – vilket kan göra det möjligt att förhandla fram betydande sänkningar. Om du är osäker på om du debiteras korrekt är det klokt att söka råd.

Vårt engagerade team av fastighetsinspektörer och fastighetsförvaltare kan granska ditt hyresavtal och snabbt jämföra dina kostnader för fastighetsavgifter. Höga avgifter och avvikelser kan sedan ifrågasättas gentemot hyresvärden, vilket ofta leder till betydande återbetalningar och sänkta kostnader för fastighetsavgifter i framtiden.