När det gäller att hantera leverantörsrelationer är det frestande att betrakta avtal som engångsföreteelser – man förhandlar fram avtalet, arkiverar det och går vidare. Men den inställningen kan kosta företagen dyrt. Jag vill ta Om oss subtila men avgörande utmaningar som med tiden urholkar avtalets värde: avtalsutvidgning och avtalsutmattning.
Marknaden står aldrig stilla
Låt oss vara tydliga – avtal fungerar inte perfekt. Det kan de helt enkelt inte. Av alla möjliga skäl, från marknadernas dynamik till företagens ständigt föränderliga behov, förändras verkligheten i praktiken hela tiden. Och även om kunderna ofta ser avtalshantering som en ren formalitet – ”projektet klart, vidare till nästa” – är det just där problemen börjar.
Samtidigt letar leverantörerna – och jag säger detta med försiktighet – alltid efter möjligheter att öka sina marginaler, ibland på kundens bekostnad. Det handlar inte Om oss cyniska, utan Om oss realistiska. Leverantörer är kommersiella aktörer, och om det finns en möjlighet att öka sina marginaler kommer många att ta den. Så fungerar det helt enkelt.
Kontraktsutvidgning kontra kontraktsutmattning
På ERA Group hjälper vi våra kunder att hantera två olika men sammanhängande problem genom vår granskningsprocess: avtalsutvidgning och avtalsutmattning.
- Avtalsglidning uppstår när leverantörer – eller till och med interna team – inte håller sig till de ursprungliga, överenskomna villkoren. En leverantör av kontorsmaterial kan till exempel lämna en offert på en produkt utan varumärke. Men när kunden försöker beställa på nytt får hen beskedet att produkten är utgången eller slut i lager. Istället erbjuds hen ett ”alternativ” som råkar vara betydligt dyrare. Och det är sällan det alternativet har ett bättre pris – snarare tvärtom. Leverantören stoppar den extra Marginal i egen ficka, medan kunden betalar mer för något de inte har bett om.
- Kontraktsutmattning är däremot mer passiv. Det är vad som händer när alla glömmer Om oss . Det bockas av på listan och livet går vidare. Men fördelarna med det avtalet? De försvinner tyst. Faktum är att det finns studier som tyder på att inom tre år återstår endast Om oss av det ursprungligen förhandlade värdet. Nedgången sker snabbt – brant under det första året, för att sedan avta – men vid det laget har 60 % av fördelarna fallit mellan stolarna.
Behålla kontrollen, skapa värde
Det är där vi kommer in i bilden. Vår granskningsprocess går på djupet – vi granskar data, avtalen och det finstilta. Målet? Att bevara och skydda det fulla värdet av det som ursprungligen förhandlades fram. Oavsett om man kallar det Besparingar, valuta för pengarna eller affärsmässiga fördelar, ser vi till att det förverkligas fullt ut under hela Avtalets livscykel.
Vi förhandlar inte bara fram ett bättre avtal – vi ser till att avtalet genomförs på bästa möjliga sätt, konsekvent och över tid. Det är en avgörande faktor som utmärker ERA:s arbetssätt.
Mini-anbud: En proaktiv förbättring
Parallellt med detta håller min kollega James och jag ett öga på marknaden. Om vi upptäcker trender – till exempel fluktuationer inom smörjmedels- och oljesektorn – agerar vi. Vi genomför så kallade miniupphandlingar, där vi delar upp delar av ett större avtal för att genomföra en ny upphandling. På så sätt kan vi återinföra konkurrens och ofta frigöra nytt värde. Det är ett sätt att förbättra avtalet, istället för att låta det förlora sin relevans.
Avslutande tankar
Kunder underskattar ofta hur snabbt ett avtal kan förlora sitt värde. Men med rätt uppföljning, verktyg och marknadsinformation kan du se till att det förblir effektivt. Att avtal blir föråldrade och att villkoren gradvis förändras är inte oundvikligt – det går att undvika. Man måste bara veta var man ska leta, och fortsätta att leta.
Det är precis vad vi gör på ERA Group.
