.jpg)
Effektiva organisationer väntar inte för länge med att åtgärda ineffektivitet och förbättra processer, förklarar Ronald Batenburg i sin expertblogg.
Känner du till den där känslan av att bara sparka iväg saker framför dig? Det där viktiga ämnet du behöver ta itu med, men aldrig hinner med eftersom det alltid finns något annat som händer som också är viktigt, eller ännu viktigare. Prokrastinering, med andra ord. En fråga om att prioritera. Naturligtvis.
I vardagens jäkt och stress händer det ofta att viktiga ärenden läggs på is. Man vet att saker och ting behöver förändras för att arbeta mer effektivt och spara kostnader, men det saknas tid eller brådska. Detta fenomen kallas "Kostnaden för passivitet".
Kostnaden för passivitet omfattar alla dolda kostnader, både mätbara och icke-direkt mätbara, som uppstår när beslut eller förbättringar försenas. Dessa kan vara konkreta kostnader, såsom missade resultat. besparingar , men även mjuka kostnader, såsom lägre medarbetarmoral eller missade möjligheter. Dess dolda natur innebär att många företag underskattar effekten eller helt enkelt inte prioriterar den tillräckligt.
Men vad är egentligen dessa kostnader? Och varför kan uppskjutning bli så dyrt i ett affärsmässigt sammanhang?
Varför är det så kostsamt att förse?
I kostnadsoptimering Till exempel är beslutet att inte göra någonting ofta det dyraste valet. Leverantörsavtal förnyas automatiskt, prisökningar ackumuleras och fakturor kontrolleras inte noggrant. Denna ekonomiska skada fortsätter att växa utan att någon märker det. När åtgärder vidtas är tusentals till miljoner euro i potentiella besparingar har ibland redan gått förlorade.
Många organisationer anger tre vanliga skäl för att försena åtgärder:
- "Vi har för mycket att göra." Förståeligt, men besparingar som skjuts upp är vinst som undanhålls.
- "Det är ingen större kostnad." Mindre läckor över 10–15 olika kostnadskategorier kan faktiskt resultera i enorma förluster när de kombineras.
- ”Vi vill inte störa relationen med våra leverantörer.” Ofta finns det inget behov av att byta ut en leverantör; det handlar snarare om bättre avtalsvillkor, transparens och ansvarsskyldighet.
Konkreta konsekvenser av uppskjutning
Ett praktiskt exempel illustrerar effekten. En potentiell kund med en årlig omsättning på 150 miljoner euro, som jag har fört diskussioner med i månader, har en årlig utgift på 7,5 miljoner euro för en av sina kostnadskategorier. För just denna kategori är genomsnittet besparingar Potentialen är 12 procent, vilket framgår av olika fall från den senaste tiden. På årsbasis motsvarar detta 900 000 euro i kostnader som kan minskas utan kvalitetsförlust. År efter år. Inte genom att köpa mindre, utan genom effektivare inköpsprocesser och bättre avtalsavtal.
Denna situation existerade redan långt innan jag först inledde diskussioner med företaget. I drygt två år hade den proverbiala burken kastats framåt, och det hade pågått en intern diskussion om huruvida man skulle tilldela en inköpsagent uppgiften eller anlita extern support. I det här fallet var kostnaden för passivitet därför redan långt över 2 miljoner euro.
Vinsten läcker därför bort eftersom inget beslut fattas om att göra något åt det. Medan den här klientens vinst bara är 3,9 procent. Beslutet att faktiskt ta itu med optimering skulle därför öka vinsten med 15 procent. Att minska kostnaderna gynnar trots allt direkt vinsten från resultaträkningen, eftersom vinsten är resultatet av intäkter minus kostnader.
Vad kan du göra för att undvika kostnaden för passivitet?
1. Analysera dina utgifter: Gör en analys av kostnaderna under de senaste 12 månaderna. Finns det kategorier som inte har granskats på flera år? Dessa är kandidater att ta itu med först.
2. Begär en Oberoende perspektiv: Ibland är interna medarbetare för nära ämnet för att upptäcka ineffektivitet. En extern revision kan ge nya insikter insikter .
3. Börja smått, tänk stort: Förbättringar behöver inte alltid vara störande. Ibland leder små justeringar av processer och kontrakt till betydande förbättringar.
4. Mät och kommunicera effekten: Kvantifiera kostnaderna för att inte vidta åtgärder för att skapa stöd inom organisationen. När alla förstår kostnaden för förseningar uppstår en känsla av brådska.
5. Säkerställ ägarskap och ansvar: Utse tydliga ansvariga parter som säkerställer att besparingar och förbättringsplaner faktiskt genomförs.
Framtiden börjar idag
Lärdomen från "kostnaden för passivitet" är tydlig: effektiva organisationer väntar inte för länge med att åtgärda ineffektivitet och förbättra processer. Prokrastinering är en tyst mördare av lönsamhet och tillväxt. Så småningom blir "senare" omedvetet till "aldrig". Genom att proaktivt hantera dina kostnader och spara där det är möjligt skapar du utrymme för innovation, tillväxt och nöjda medarbetare.
Bättre att börja optimera idag än att ångra missade möjligheter imorgon. Vilken kan du satsa på?
