I komplexa miljöer där SAP ERP används av en stor och varierad användargrupp är licenshanteringen ingen enkel sak och kan med tiden leda till att det uppstår avvikelser mellan den faktiska användningen av de olika SAP-modulerna och vad som avtalats (och betalats för).
Denna felinställning kan leda till två olika typer av problem, beroende på situationen:
- Applikationens användarbas har ökat med tiden; och om detta inte har meddelats SAP och förhandlats fram på rätt sätt, betalar företaget mindre än vad det borde och kan komma att bli föremål för särskilda granskningar av SAP eller någon av dess partner, vilket kan leda till obehagliga konsekvenser i form av böter från SAP.
- Om däremot den faktiska användningen av systemet av olika skäl har minskat med tiden, eller om vissa av de moduler som man tecknat sig för aldrig har använts, uppstår den motsatta situationen, det vill säga att företaget betalar mer än det borde.
SAP:s licensberäkningsmodell bygger inte enbart på nominella licenser per användare, utan definieras av ett sammanlagt användningsmått som kallas FUE (Full Usage Equivalent). Användarna klassificeras i flera kategorier beroende på deras interaktionsnivå med systemet, och vissa kategorier är ”kraftfullare” än andra: till exempel tillhör en användare som har behörighet att ändra källkoden en kraftfullare klass än en annan användare som endast har behörighet att läsa de olika funktioner som erbjuds; därför förbrukar den första användaren uppenbarligen mer FUE än den andra.
FUE kan i princip liknas vid en ”valuta” som anger vilka handlingsmöjligheter varje användare har; detta innefattar en kombination av flera åtkomsträttigheter som kan variera från modul till modul.
Detta förklarar påståendet i början av artikeln, nämligen att SAP-licenshantering, om den inte sköts på rätt sätt, med tiden kan leda till situationer där det uppstår betydande avvikelser mellan den faktiska användningen och avtalsvillkoren.
I en sådan situation ERA Group hjälpa kunden att regelbundet analysera hur SAP-systemet används inom företaget, för att få en tydlig och aktuell bild av läget.
För det andra kan ERA även erbjuda kunderna det stöd de behöver för att bättre organisera förhandlingarna med SAP, som – i likhet med alla större programvaruleverantörer – inte så lätt släpper taget om sina återkommande intäkter, inte ens när fel uppstår, utan istället erbjuder tekniska uppgraderingar som kanske eller kanske inte är av intresse för företaget.
Ett mycket aktuellt exempel är SAP:s uppmärksammade uppgradering till version S/4 med databasmotorn HANA (SAP meddelade nyligen att man kommer att upphöra med supporten för alla R/3 ECCS-versioner senast i slutet av 2027).
Av denna anledning är det, utöver att ha tillgång till tydliga och objektiva uppgifter, nödvändigt att utarbeta en lämplig förhandlingsstrategi, med en tydlig förståelse för företagets behov och strategier när det gäller verktygets vidareutveckling.
