Sedan mars har många av oss följt livet genom en datorskärm, oavsett om det handlar om arbetsmöten, umgänge med vänner och familj, lektioner, utbildningar eller andra aktiviteter som har anpassats till den virtuella världen. Och tack och lov för det! Jag känner mig lyckligt lottad som kan fortsätta arbeta och satsa på min personliga utveckling, även under en pandemi. Vi får dock inte blunda för de skadliga effekterna av att tillbringa våra liv med att stirra på en skärm.
I början av pandemin kunde omkring 40 % av den portugisiska befolkningen arbeta hemifrån, en siffra som visserligen inte utgjorde en majoritet men ändå var betydande, eftersom de följande månaderna skulle visa sig vara svåra med avsked och företagskonkurser – något som fortfarande präglar situationen idag. Det går inte att förneka att möjligheten att fortsätta arbeta på distans är ett privilegium, men det vore orättvist att påstå att hemarbete är den perfekta lösningen för alla.
4 tips (som jag själv har testat) för att förbättra distansarbetet
Även om många fick möjlighet att återvända till kontoret under sommaren är distansarbete fortfarande en realitet, och vi har haft tillräckligt med tid för att identifiera våra största utmaningar och hur de påverkar vår produktivitet. Även om företaget har en skyldighet att tillhandahålla de bästa möjliga förutsättningarna för distansarbete, är de anställda inte befriade från ansvaret att identifiera sina egna utmaningar och rapportera dem till sina chefer.
Här är några tips för att hantera de vanligaste utmaningarna, som jag delar med mig av eftersom jag själv har tillämpat dem i min vardag och i mitt team. Det handlar om enkla detaljer, små justeringar som kanske verkar självklara för oss, men som gör en enorm skillnad när man väl börjar tillämpa dem.
1. Lär dig att dela med dig och kommunicera
När du delar arbetsplats med ditt team känns allt enklare och mer tillgängligt. Du kan helt enkelt vända dig om och prata med kollegorna bredvid dig, eller gå till en annan våning och ta en kaffe samtidigt som du ställer en fråga. Vid distansarbete blir det betydligt svårare att dela information och kommunicera.
Det är inte så att vi inte vill umgås eller prata med våra kollegor, men det vi skulle göra helt naturligt om vi befann oss på kontoret stöter nu på flera hinder. Just därför är det avgörande att satsa på kommunikation och använda verktyg för dokumentdelning som Google Drive och Teams, liksom interna chattar, anslagstavlor och intranätgrupper, som möjliggör interaktion mellan kollegor utan att fylla kalendern med möten som ibland kan hämma produktiviteten.
2. Känsla av ensamhet
För många har distansarbetet inneburit att man fått avstå från umgänget med andra. Särskilt för dem som bor ensamma kan distansarbetet innebära att man går dagar i sträck utan att träffa någon.
I mitt team har vi infört ett system där vi arbetar ”sida vid sida” virtuellt. Förutom mötena, som vi försöker begränsa till det nödvändiga för att hantera aktuella och relevanta frågor, slår vi på våra kameror varje dag för att arbeta tillsammans med gemensamma projekt.
3. Att arbeta utan schema
En undersökning genomförd av den nationella folkhälsohögskolan visade att mer än hälften av de portugisiska distansarbetarna är nöjda med sin situation, men samtidigt uppgav 59 % av de tillfrågade att de arbetar fler timmar än vanligt och 41 % rapporterade svårigheter att få ordning på sina arbetstider.
Genom att förvandla vårt hem till ett kontor suddas gränserna mellan privatliv och arbetsliv ut, vilket medför en risk för att de två områdena börjar överlappa varandra. Det är därför viktigt att lära sig hur man på bästa sätt hanterar flödet av arbetsrelaterade meddelanden via de många samarbetsplattformarna.
Vissa kopplar bort sig och kollar sina meddelanden bara vid vissa tidpunkter på dagen. Jag är uppkopplad hela dagen, men stänger av aviseringar från vissa grupper där jag vet att det inte diskuteras några brådskande ärenden.
4. Se till att du har rätt hållning
Om det finns en sak vi har lärt oss av den här erfarenheten, så är det utan tvekan att kroppen alltid har rätt. De portugisiska hemmen var inte förberedda för att fungera som kontor innan nedstängningen inleddes. Resultatet? Mycket ryggvärk och, naturligtvis, en minskad produktivitet.
Det räcker inte med en dator och internet; det är viktigt att ha rätt utrustning, från datorn till skärmen, tangentbordet, musen, stolen och skrivbordet. Anställda som har frågor Om oss ska anpassa sin hemmiljö för distansarbete bör vända sig till företagets arbetsmiljöansvarige.
Detta är ett avgörande område för att säkerställa de anställdas välbefinnande, vilket är anledningen till att man regelbundet har kontrollerat möblernas och datorutrustningens placering. Produktiviteten påverkas i hög grad av komforten, och utmaningen består nu i att säkerställa de bästa förutsättningarna i de tusentals ”kontor” som har uppstått sedan mars.
Detta är bara några av de åtgärder som vi har genomfört inom ERA Group. Vi är långt ifrån perfekta och lär oss allt eftersom, men resultaten av de genomförda åtgärderna är mycket tillfredsställande.
Om du tillämpar de åtgärder jag föreslår eller har idéer om andra saker som kan förbättra distansarbetet, hör gärna av dig till mig!
