Framgångar och annat…

Reflektioner över ett sjuårigt förlovningsförhållande

Jag får ofta frågan om hur ”framgång” ser ut i mitt arbete. Det handlar först och främst om Besparingar, men det handlar sällan enbart Om oss . För vissa kunder är det rent ekonomiskt – procenttal eller konkreta siffror. För andra handlar Om oss , att få djupare Insikter, självförtroende i sina beslut eller en kombination av alla dessa faktorer.

I det här numret av Costedge vill jag börja berätta om hur framgång – eller brist på sådan – ser ut för några av de kunder och projekt jag arbetar med, samt dela med mig av några av de lärdomar jag har dragit längs vägen.

Fallstudie: Privat internatskola; Perth

Jag har samarbetat med denna kund – en privat internatskola i Perth – i över sju år; det var en av mina allra första kunder när jag startade företaget tillsammans med ERA Group. Det ursprungliga uppdraget var inriktat på ett huvudområde: cateringtjänster till deras internat. Redan från början hade kunden tre mycket tydliga mål:

Styrelsens ansvarsskyldighet

– Han behövde kunna svara med övertygelse på styrelsens återkommande fråga: ”Får vi det bästa avtalet?”

Ökad tillsyn

– Han ville få bättre överblick över den externa cateringleverantörens resultat och verksamhet.

1. Besparingar – Även om det inte var definierat från början Besparingar ändå ett viktigt mål.

Eftersom det finansiella teamet var litet och de interna resurserna och kompetensen inom detta område begränsade, vände han sig till ERA Group få hjälp med att uppnå dessa mål.

I enlighet med ERA-metoden

Vi inledde projektet med hjälp av ERA:s fyrstegsmetod:

• Analys –Vi har sammanställt fakturauppgifter från 12 månader och presenterat dem i en analysrapport.
• Anbudsförfrågan –Tillsammans med kunden utarbetade vi en detaljerad anbudsförfrågan och bjöd in tre leverantörer att delta.

Val och implementering

– Den nuvarande cateringleverantören valdes ut bland tre leverantörer som bjudits in att lämna anbud och erbjöd Besparingarpå 14 procent – ett belopp på några hundratusen dollar samt ytterligare fördelar.

• Övervakning –Eftersom det inte krävdes någon fullständig implementering gick vi snabbt vidare till övervakningsfasen.

Det mest intressanta i detta sammanhang var att den sittande leverantören – som stod inför risken att förlora kontraktet – lyckades åstadkomma betydande Besparingar andra fördelar som tidigare inte hade erbjudits, och dessutom förnyade sitt engagemang – vilket visar på kraften i marknadstester, även när förändring inte blir det slutliga resultatet.

Övervakningsfasen: En plattform för fortsatt värdeskapande

Övervakningsprocessen visade sig vara avgörande. I samarbete med cateringfirman införde vi meningsfulla mätvärden och kontrollrutiner:

• Faktiskt antal måltider
• Regelbundet; detaljerad lageruppgifter (SOH)
• Regelbundna rapporter om matsvinn
• Månatliga leverantörsmöten
• Kvartalsrapporter med diskussionspunkter och Insikter

Detta gjorde det möjligt för både skolan och cateringföretaget att finjustera verksamheten och identifiera ytterligare Besparingar. Vi införde även nya fördelar som inte ingick i det ursprungliga uppdraget, däribland årliga stipendier och stöd till investeringar – ett mervärde som kunden varken hade räknat med eller haft tidigare.

Så – blev det en succé?

Ja…

Så här stämde projektet överens med de ursprungliga målen:

1. Konkurrenskraftiga priser? ✔ Ja. Genom den konkurrensutsatta upphandlingen kunde vi jämföra olika anbud. Efter en revidering av anbudet visade sig den sittande leverantören vara den mest konkurrenskraftiga, och kunden kan nu med självförtroende möta eventuella granskningar från styrelsen.
2. Bättre tillsyn? ✔ Ja. Rapporteringen, öppenheten och dialogen med leverantörerna har alla förbättrats avsevärt och varit till nytta.
3. Besparingar? ✔ Ja. 14 % Besparingar , och ytterligare Besparingar efterhand.

Som kunden själv säger: ”Vi har uppnått resultat som vi inte hade kunnat uppnå utan ERA:s hjälp.”

Nu när vi går in i den tredje avtalsförlängningsperioden och det åttonde året av övervakningen, utgör detta uppdrag ett utmärkt exempel på hur ett långsiktigt samarbete och regelbundna utvärderingar kan skapa verkligt och långsiktigt värde.

Erfarenheterna från detta projekt…

• Det är förvånande vad långvariga leverantörer kan erbjuda när man tar kontakt med dem och relationen formaliseras. Jag ser detta gång på gång. Man tror att man känner en leverantör som man har haft kontakt med under lång tid…
• Övervakningens betydelse: I det här fallet kunde man genom övervakningen identifiera några viktiga områden som behövde åtgärdas, till exempel matsvinn.
• Hur samarbetet med en leverantör kan ge ytterligare fördelar och hjälpa till att lösa problem när de uppstår.
• En introduktion till benchmarking och dess fördelar benchmarking att bättre förstå verksamheten.

I nästa nummer kommer jag att fokusera på en annan skola med helt andra mål, men inom samma kategori.

Grant Morrow
Huvudkonsult
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com