Tekniken bör bidra till ökade fördelar – inte till ökade kostnader. Ändå har jag under de senaste 12–18 månaderna granskat alltför många företag där smygande prisökningar, automatisk förnyelse och otydliga licensavtal utgör en osynlig belastning på rörelseresultatet. Styrelserna upptäcker sällan detta förrän någon granskar utgifterna noggrant ur ett affärsmässigt perspektiv.
I alla kategorier stiger teknikkostnaderna med 10–15 % per år samtidigt som avtalen förnyas och villkoren skärps. Microsoft-miljöerna är sällan optimerade; hårdvaran för slutanvändarna och nischade SaaS-tjänster är överdimensionerade; managed services avviker från sitt verkliga värde; och interna team, som har ont om tid, accepterar de löpande kostnaderna som ett oundvikligt faktum.
Inget av detta kräver att man tar genvägar för att lösa problemet. Genom noggrann benchmarking, rätt dimensionering och striktare avtalshantering kan man uppnå Besparingar på sexsiffriga belopp Besparingar prestandan påverkas negativt.
På en advokatbyrå omförhandlade vi förnyelsen av ett SaaS-avtal för ärendehantering: en sexårig avtalsperiod med möjlighet till uppsägning efter två år, en bindande leveransplan med fasta tidsfrister samt en straffklausul – missar man milstolparna betalar man inte. Resultat: besparingar på över 500 000 pund under sex år.
För ett annat företag ersatte vi ett fast treårigt Microsoft MSA-avtal med ett flexibelt månatligt CSP-avtal och anpassade antalet användare och infrastrukturen, vilket genererade besparingar på över 100 000 pund per år under tre år. För ett energiföretag omvandlades en kostnad på 2,2 miljoner pund för över 80 tjänster till besparingar på över 2 miljoner pund under tre år – Om oss – genom 75 riktade arbetsflöden som rensade upp i avtal, specifikationer och leverantörsrelationer.
”Bra” innebär valfrihet i avtalen, löpande granskning av licenshanteringen varje kvartal, en molnstrategi som är bindande där det går att förutsäga och flexibel där det inte går, samt hanterade tjänster som utvärderas utifrån affärsresultat – inte utifrån aktivitet. Framför allt bör en enda ansvarig ges tydligt ansvar för de kommersiella aspekterna inom IT, ekonomi och Inköp.
ERA är Oberoende vi har inga kvoter från leverantörer. Vårt mål stämmer överens med ert: en bättre kostnadsbas utan att funktionaliteten försämras. Om vi inte hittar något värde, betalar ni ingenting. Oftast gör vi det – och mer än förväntat.
Vänta inte på förnyelsen. I många kategorier är det aktuellt att byta leverantör redan under avtalstiden. Om detta låter intressant, hör av dig så går vi igenom dina teknikutgifter i detalj.
