.jpg)
Efikasne organizacije ne čekaju predugo da se pozabave neefikasnostima i poboljšaju procese, objašnjava Ronald Batenburg u svom stručnom blogu.
Znate li onaj osjećaj kao da stalno šutate konzervu ispred sebe? Ta važna tema kojom se morate pozabaviti, ali nikako ne stignete jer se uvijek dešava nešto drugo što je također važno, ili čak i važnije. Drugim riječima, odugovlačenje. Stvar postavljanja prioriteta. Naravno.
U užurbanom životu, često se dešava da se važne stvari stavljaju u drugi plan. Znate da se stvari trebaju promijeniti kako bi funkcionirale efikasnije i uštedjele troškove, ali nedostaje vremena ili hitnosti. Ovaj fenomen je poznat kao "Cijena nedjelovanja".
Cijena nedjelovanja obuhvata sve skrivene troškove, i mjerljive i one koji se ne mogu direktno mjeriti, koji nastaju kada se odluke ili poboljšanja odlažu. To mogu biti konkretni troškovi, poput propuštenih ušteda, ali i „meki“ troškovi, poput nižeg morala zaposlenih ili propuštenih prilika. Njena skrivena priroda znači da mnoge kompanije potcjenjuju uticaj ili mu jednostavno ne daju dovoljan prioritet.
Ali koji su tačno ti troškovi? I zašto odlaganje može biti toliko skupo u poslovnom kontekstu?
Zašto je odlaganje toliko skupo?
Na primjer, u optimizaciji troškova, odluka da se ne preduzima ništa često je najskuplji izbor. Ugovori s dobavljačima se automatski obnavljaju, povećanja cijena se akumuliraju, a fakture se ne provjeravaju temeljito. Ova finansijska šteta nastavlja rasti, a da to niko ne primijeti. Dok se preduzmu mjere, hiljade do milioni eura potencijalnih ušteda ponekad su već izgubljeni.
Mnoge organizacije navode tri uobičajena razloga za odlaganje akcije:
- „Previše smo zauzeti.“ Razumljivo, ali ušteđevina koja se odlaže je profit koji se zadržava.
- "To nije veliki trošak." Manja curenja u 10-15 različitih kategorija troškova mogu zapravo rezultirati ogromnim gubicima kada se kombinuju.
- „Ne želimo poremetiti odnos s našim dobavljačima.“ Često nema potrebe za zamjenom dobavljača; radije se radi o boljim ugovornim uslovima, transparentnosti i odgovornosti.
Pročitajte i: Ronald Batenburg o Spend Intelligenceu: 'Nećete to vidjeti dok to ne shvatite'
Konkretne posljedice odlaganja
Praktičan primjer ilustruje uticaj. Potencijalni klijent sa godišnjim prometom od 150 miliona eura, sa kojim sam mjesecima u pregovorima, ima godišnju potrošnju od 7,5 miliona eura na jednu od svojih kategorija troškova. Za ovu specifičnu kategoriju, prosječni potencijal uštede je 12 posto, što pokazuju različiti slučajevi iz nedavne prošlosti. Na godišnjem nivou, to iznosi 900.000 eura troškova koji se mogu smanjiti bez gubitka kvaliteta. Iz godine u godinu. Ne manjom kupovinom, već efikasnijim procesima nabavke i boljim ugovornim sporazumima.
Ova situacija je već postojala mnogo prije nego što sam prvi put započeo razgovore s kompanijom. Više od dvije godine, poslovična situacija je bila pokrenuta, i vodila se interna diskusija o tome da li da se za taj zadatak dodijeli agent za nabavku ili da se angažuje vanjska podrška. U ovom slučaju, trošak neaktivnosti je stoga već bio znatno veći od 2 miliona eura.
Stoga profit nestaje jer se ne donosi nikakva odluka da se išta poduzme po tom pitanju. Dok profit ovog klijenta iznosi samo 3,9 posto, odluka o stvarnom rješavanju optimizacije bi stoga povećala profit za 15 posto. Uostalom, smanjenje troškova direktno koristi profitu iz bilansa uspjeha, jer je profit rezultat prihoda umanjenih za troškove.
Šta možete učiniti da izbjegnete cijenu neaktivnosti?
1. Analizirajte svoje troškove: Provedite analizu troškova u proteklih 12 mjeseci. Postoje li kategorije koje nisu pregledane godinama? To su kandidati kojima se prvo treba pozabaviti.
2. Zatražite nezavisnu perspektivu: Ponekad su interni zaposlenici previše bliski temi da bi uočili neefikasnosti. Vanjska revizija može pružiti nove uvide.
3. Počnite s malim, razmišljajte na veliko: Poboljšanja ne moraju uvijek biti revolucionarna. Ponekad male prilagodbe procesa i ugovora dovode do značajnih poboljšanja.
4. Mjerenje i komunikacija utjecaja: Kvantificiranje troškova neaktivnosti kako bi se stvorila podrška unutar organizacije. Kada svi razumiju cijenu odlaganja, javlja se osjećaj hitnosti.
5. Osigurati vlasništvo i odgovornost: Imenovati jasne odgovorne strane koje će osigurati da se planovi uštede i poboljšanja zaista provedu.
Budućnost počinje danas
Pouka iz „Cijene nedjelovanja“ je jasna: efikasne organizacije ne čekaju predugo da se pozabave neefikasnostima i poboljšaju procese. Odugovlačenje je tihi ubica profitabilnosti i rasta. Na kraju, „kasnije“ nesvjesno postaje „nikada“. Proaktivnim upravljanjem troškovima i uštedom gdje je to moguće, stvarate prostor za inovacije, rast i zadovoljne zaposlenike.
Bolje je početi s optimizacijom danas nego sutra žaliti za propuštenim prilikama. Koju opciju pokrećete naprijed?
