4 tips til at reducere virksomhedens udgifter
Effektiv overvågning, optimering og styring af virksomhedens udgifter er afgørende, især for virksomheder, der af den ene eller anden grund ikke kan afsætte den tid og de ressourcer, der kræves for at sikre en rettidig og omhyggelig udgiftsstyring.
Jeg tænker her især på virksomheder, der falder ind under disse kategorier, eller som i øjeblikket befinder sig i en udviklingsfase, der svarer til et eller flere af disse scenarier:
- Startups
- Virksomheder, der er vokset hurtigt på kort tid
- Virksomheder med høj driftsintensitet
- Familieejede virksomheder
- Virksomheder uden en egentlig indkøbsafdeling
- Virksomheder, der har stærkt fokus på en »kerne« og et afgørende projekt
- Virksomheder med betydelige udfordringer inden for forandringsledelse
- Virksomheder, der har fokus på at løse væsentlige problemer med ordrer og omsætning
Desværre lyder det sidste punkt meget bekendt og er yderst aktuelt i dag.
Det bedste, disse virksomheder kunne gøre, ville helt sikkert være at hyre et konsulentfirma med stor erfaring i at optimere faste, generelle og indirekte omkostninger; men det er ikke altid muligt.
Er der mon kun en afgrund, der venter disse virksomheder? Bestemt ikke.
Lad os se på nogle nyttige forslag.
1. REGISTRER OG KATALOGISER UDGIFTER PÅ ALLE ORGANISATIONSNIVEAUER
Nogle af dem, der følger mig tættest på LinkedIn, ved, at jeg beundrer Peter Drucker, som af mange betragtes som grundlæggeren af moderne virksomhedsledelse. For at citere en af hans berømte leveregler: »Hvis man ikke kan måle det, kan man ikke styre det.« Det første punkt, jeg gerne vil fremhæve, udspringer netop heraf.
Jeg vil dog gerne gå lidt dybere end blot at anbefale, at I fører nøje regnskab med virksomhedens udgifter. Mit vigtigste råd er, at denne opgave ikke udelukkende bør være forbeholdt økonomi- og/eller administrationsafdelingen, områdelederen eller distriktslederen.
Teamledere bør afsætte tilstrækkelig tid og energi til at investere i deres medarbejdere og lære hvert enkelt teammedlem, hvordan man registrerer virksomhedens udgifter inden for sit ansvarsområde. Det kan dreje sig om udgifter i forbindelse med kvalitetsafdelingen, rejse- og forretningsrejseafdelingen, de generelle tjenester eller IT.
Afdelingslederen bør forklare teamet, hvorfor dette er vigtigt, hvordan udgifterne skal kategoriseres, og hvordan man finder ud af, hvilke udgifter der kan reduceres eller fjernes.
Du vil blive overrasket over, hvor engagerede dine medarbejdere vil være i denne proces, og hvordan de selv kommer med idéer til, hvordan omkostningerne kan optimeres yderligere.
Og afdelingslederen vil endelig have et omkostningsområde under kontrol og endnu en grund til at belønne de medarbejdere, der fortjener det mest.
Denne enkle handling medfører derfor en række indbyrdes forbundne fordele for organisationen:
- Styring og optimering af udgifter;
- Reduktion af affald;
- Medarbejderinddragelse;
- Et solidt grundlag for at indføre et bonusprogram.
2. UDNYT TEKNOLOGIEN – DEN ER VORES VEN
De mest moderne virksomheder anvender ERP-systemer og/eller andre systemer, der takket være specifikke moduler eller dedikerede funktioner gør det muligt at følge hele Indkøb .
Nogle virksomheder benytter sig dog ikke af disse specialudviklede og avancerede systemer, hvad enten det er et bevidst valg eller skyldes andre årsager.
I den anden ende af skalaen finder vi det gode gamle Excel-regneark – eller endda et kompatibelt alternativ.
Mellem disse to yderpunkter findes der en lang række værktøjer, både gratis og af typen freemium (dvs. gratis for de grundlæggende funktioner og mod betaling afhængigt af de mere avancerede funktioner, man har tænkt sig at bruge, også på et senere tidspunkt).
Mit forslag er at afprøve et eller flere af disse programmer og, i tråd med det, der blev nævnt i det foregående punkt, sikre, at alle niveauer i organisationen tager dem i brug. I dette tilfælde vil det være vigtigt at blive enige om, hvilket værktøj der skal bruges, så de forskellige afdelinger anvender det samme værktøj. Dette vil lette samarbejdet og den efterfølgende sammenligning af data på tværs af de forskellige afdelinger, som varetages af den administrative afdeling.
Det er nemt at finde eksempler på disse pakker ved at søge på Google med søgeord som »Gratis udgiftsstyringssoftware«, »Gratis skabeloner til omkostningsstyring« og så videre.
3. KATALOG FRA TOPPEN OG NED
Det tredje forslag går ud på ikke blot at inddele udgifterne efter type – for eksempel »Rejseudgifter«, »Materialeforsendelser« og så videre – men frem for alt at oprette en overordnet gruppering, hvor de inddeles i:
- Faste eller variable udgifter
- Produktrelaterede omkostninger (produktionsomkostninger) eller generelle/administrative omkostninger
Det vil derfor være vigtigt at iværksætte den mest hensigtsmæssige strategi for at minimere de faste omkostninger til fordel for de variable (eller omdanne faste omkostninger til variable) og ligeledes at reducere de generelle og administrative omkostninger, der ikke specifikt er knyttet til produktionen af en vare eller tjenesteydelse, så meget som muligt.
Der findes ingen fast regel, der gælder i alle situationer for at opnå denne ændring, ligesom dette forslag bør opfattes som en generel retningslinje.
Det er faktisk ikke muligt på forhånd at afgøre, om det for en bestemt virksomhed er bedre at have flere variable omkostninger eller faste omkostninger (og i hvilket omfang), men den generelle tankegang om at foretrække variable omkostninger frem for faste omkostninger danner ofte grundlaget for en virksomhedsledelse, der sigter mod at opnå et mere stabilt Avance– det vil sige med færre udsving som følge af ændringer i produktionen.
4. BETRAGT HVERT PRODUKT ELLER HVER TJENESTE I SAMMENHÆNG MED VALGET MELLEM EGENPRODUKTION ELLER INDKØB
Dette valg, som vil få strategisk betydning, vil føre til, at der for hvert produkt eller hver tjenesteydelse, som virksomheden leverer (eller anvender som led i sin værdikæde), skal træffes en beslutning om, hvorvidt det er bedre at producere det internt eller at indkøbe det – helt eller delvist – eksternt.
De overvejelser, der ligger til grund for vurderingen, vil variere, ikke blot fra virksomhed til virksomhed, men også fra produkt til produkt og tjeneste til tjeneste inden for den samme virksomhed.
I denne sammenhæng er det ikke min hensigt at foreslå, hvad der er bedst at gøre (det er umuligt at gøre her!), men snarere at minde jer om, at en del af evalueringen vil foregå på et kvantitativt grundlag. Med andre ord vil det være nødvendigt at forstå og beregne, hvilke investeringer der vil være nødvendige for egenproduktion, og hvilke omkostninger der i stedet vil opstå ved at indkøbe det, der skal outsources, eksternt.
Grunden til, at denne beslutning på strategisk niveau er uløseligt forbundet med Omkostningsoptimering sammenfattes således:
- En optimering af virksomhedens omkostninger vil frigøre yderligere økonomiske ressourcer, som derefter kan afsættes til de investeringer, der er nødvendige for produktionen.
- Optimering af faste, generelle og indirekte virksomhedsomkostninger vil føre til det bedst mulige valg af leverandør, hvilket gør det mere omkostningseffektivt at outsource et produkt eller en tjeneste, så virksomheden kan fokusere på sine kerneaktiviteter.
Valget mellem »selvproduktion« og »indkøb« afhænger således ikke udelukkende af mærket eller den faktiske eller opfattede kvalitet, og det er heller ikke blot et spørgsmål om de rene produktionsomkostninger; det skal snarere betragtes som et mål, der kan nås kvantitativt, og som også afhænger af virksomhedens evne til at optimere sine omkostninger og vælge leverandører, der tilbyder det bedste forhold mellem kvalitet og pris på markedet.
