Intelligent Indkøb være en central strategi i arbejdet med Besparelser fødevareomkostningerne

Da fødevarepriserne fortsat stiger over hele landet, ser organisationerne i stigende grad mod Indkøb som et effektivt redskab til budgetstyring – uden at gå på kompromis med kvaliteten af de måltider, der serveres for de studerende.

ERA Group har ERA Group mange år arbejdet intensivt sammen med skoler og ældreplejeinstitutioner, hvor smartere Indkøb har ført til betydelige Besparelser forbedret driftseffektiviteten; ofte Besparelser i sekscifret størrelsesorden.

Madsvind og menuplanlægning får ofte opmærksomheden, men Indkøb hele forskellen. Det handler ikke Om os kompromis, men Om os smartere, forhandler bedre og træffer beslutninger på baggrund af data.

To modeller; fælles udfordringer

Organisationer arbejder typisk efter en af to modeller for madforsyning: outsourcet catering, hvor en ekstern leverandør hyres til at levere måltider, eller intern catering, hvor organisationen ansætter sit eget køkkenpersonale.

Outsourcing betragtes ofte som den enkleste og mest problemfri løsning, men jeg vil gerne påpege, at det stadig kræver løbende og regelmæssig overvågning.

Selv når man har en cateringvirksomhed på plads, er det afgørende at følge deres præstationer nøje. På en kostskole, som vi har samarbejdet med i 7 år, gennemgår vi regelmæssigt detaljerede rapporter – antal måltider, lagerbeholdning, spild – og indlæser disse data i oversigtsværktøjer og rapporter, der følger udviklingstendenser og tidligt påpeger eventuelle problemer.

Intern catering giver derimod større kontrol, men kan blive langt mere kompliceret, især når man har at gøre med et stort antal leverandører.

I et tilfælde bistår vi en skole med over 26 forskellige cateringleverandører. Selvom det er lykkedes os at reducere antallet til 20 leverandører, er det stadig et stort antal. Til sammenligning samarbejder vi med et plejehjem, hvor det er lykkedes os at strømline leverandørkredsen til blot otte eller ni nøgleleverandører.

Seks Indkøb , der giver resultater

I en tid med strammere budgetter og stigende priser ERA Group virksomheder til at indføre en række praktiske strategier for at få mest muligt ud af deres udgifter til mad:

• Samling af leverandører: Når man samarbejder med flere leverandører på tværs af kategorier, går man ofte glip af mængderabatter og ender med højere leveringsomkostninger. Virksomhederne opfordres til at gennemgå deres eksisterende leverandører og overveje at samle leverandørerne for at opnå bedre priser og reducere de administrative omkostninger. Ofte udnytter virksomhederne ikke deres købekraft fuldt ud.
• Indgå langsigtede prisaftaler: Ved at indgå kontrakter på 6–12 måneder med faste prisperioder kan man sikre prisstabilitet og forbedre prognoserne. Aftalerne bør klart fastlægge forventningerne, herunder centrale områder som pris, prisbeskyttelse, levering, kvalitetskrav og regler for erstatningsprodukter.

Overvågning af Leverandørpræstation:

ERA Group , at man indfører enkle scorecards, rapporter eller kvartalsvise gennemgange for at vurdere Leverandørpræstation af priser, leveringsnøjagtighed og servicekvalitet. Langvarige samarbejdsrelationer bør regelmæssigt tages op til fornyet vurdering for at sikre, at de fortsat skaber værdi.

Jeg har haft stor succes med at anvende benchmarking. Selvom det er svært at foretage sammenligninger med konkurrenter, medmindre man benytter en ekstern part som mig selv, har vi fundet frem til meningsfulde interne sammenligningsgrundlag, der giver os et mere indsigtsfuldt billede af vores præstationer.

Forbedring af lagerstyring og bestillingsprocedurer:

En af de største udfordringer, vi har stået over for, er overvågningen af SOH-niveauerne. Når man benytter eksterne cateringfirmaer, bør disse regelmæssigt fremlægge en SOH-rapport og redegøre for situationen. For interne driftsenheder er det lidt sværere, og ofte mangler organisationerne de nødvendige ressourcer. SOH-niveauerne har stor betydning, især hvis man overvåger omkostningerne pr. sengedag eller pr. måltid.

Uddannelse af personalet i omkostningsbevidsthed:

Indkøb er kun så effektive som de medarbejdere, der gennemfører dem. Virksomheder bør investere i uddannelse af det personale, der har ansvaret for bestilling og varemodtagelse, og dermed fremme opmærksomheden omkring unormale priser og leverandørernes overholdelse af reglerne.

Gruppekøb

Gruppekøbsordninger er en mulighed, der i høj grad er underudnyttet inden for Uddannelse Brancher. Selvom de fleste af os ved, at de findes, overses de ofte i Indkøb daglige Indkøb , selvom de kan være et effektivt redskab.

Grundtanken er enkel: Ved at samle efterspørgslen med andre organisationer, f.eks. skoler, kan organisationer opnå de priser og vilkår, der normalt er forbeholdt langt større enheder. Disse kollektive aftaler kan reducere enhedsomkostningerne betydeligt, strømline udbudsprocessen og mindske den administrative byrde i forbindelse med Indkøb leverandørstyring. Ud over Besparelser sikrer de også større ensartethed i produktkvalitet og servicelevering, hvilket giver mindre institutioner en effektiv mulighed for at skabe lige vilkår.

Den eneste ulempe ved gruppekøbsordninger er, at organisationerne afgiver en del af deres kontrol til gruppen; og; det kan være som at få katte til at danse, når man skal få alle til at gøre det rigtige; det fungerer kun, hvis gruppen kan leve op til sine løfter.

Praktisk betydning

Disse praktiske ændringer kan hurtigt løbe op.

”På en skole førte anvendelsen af disse Indkøb til årlige Besparelserpå titusinder – og det endda samtidig med, at service og kvalitet blev forbedret; selv hos de faste leverandører”

Et stigende behov for smartere systemer

I takt med at det økonomiske pres fortsætter, Indkøb intelligent Indkøb ikke blot som en omkostningsbesparende foranstaltning, men som en afgørende del af en bæredygtig fødevaresektor.